Impulsionando o Sucesso da Automação: O Manual de Gestão de Mudanças da Cision e Morgan Stanley

Susan Steele, diretora global de recursos humanos (RH) da Cision, e Katherine Wetmur, diretora internacional de informação (CIO) da Morgan Stanley, participaram do FORWARD III, o maior encontro de especialistas e praticantes de Automação de Processos Robóticos (RPA). Como participantes do painel, elas discutiram as estratégias de gestão de mudanças que ajudaram a tornar a automação bem-sucedida em suas empresas.

Em muitas empresas, a gestão de mudanças é reativa. Novas tecnologias apresentam novos desafios e as empresas reagem, tentando equilibrar as vantagens das novas ferramentas contra mudanças que os funcionários podem ver como desconfortáveis.

A adoção de tecnologias de automação requer uma abordagem diferente

Empresas que desejam se manter competitivas precisam desenvolver uma mentalidade de "automação primeiro". Pensar em automação primeiro, no entanto, também significa desenvolver estratégias proativas de gestão de mudanças.

Capacitar os funcionários mais apreensivos a liderar o RPA

A visão de "automação primeiro" é inspiradora, mas pode ser abstrata para o trabalho do dia a dia e o estresse diário. Ao contrário de outras tecnologias, o RPA tem o poder de assumir tarefas inteiras. Isso pode ser intimidante.

Na Cision, Steele superou esse medo com transparência quando "envolveu as pessoas cujas funções são diretamente impactadas pelo RPA e as tornou parte da equipe que está realmente liderando."

Construir uma equipe de líderes com pessoas que serão mais afetadas pela automação deu à Cision um grupo de evangelizadores poderosos.

"De repente, muitos dos desafios de gestão de mudanças que pensávamos que poderíamos ter desapareceram."

Sua equipe transformou a ansiedade em entusiasmo. Eles puderam então distribuir esse sentimento por toda a organização.

À medida que os funcionários começam a se sentir capacitados por robôs de software, eles começam a identificar casos de uso de automação em seus fluxos de trabalho normais. Com um centro de excelência robótico (CoE) para orientar os funcionários, os robôs podem ser úteis sem serem intimidantes.

Wetmur disse que a responsabilidade de um CoE não deve ser "implementar tudo". Em vez disso, "eles devem ser aqueles que colocam as barreiras de proteção em torno da automação."

Ao supervisionar a gestão de mudanças, gestão de riscos e desafios de políticas, seu CoE pode "tornar fácil para outras pessoas implementarem o que precisam e permitir que partes mais amplas da organização lidem com a implementação."

Um fator crítico de sucesso, segundo Wetmur, é mostrar aos funcionários "seu caminho a seguir depois que terminam uma automação" e "a próxima coisa que eles são capazes de assumir" por causa disso.

Capacitar funcionários não é um evento único. A gestão de mudanças eficaz requer que as organizações fechem o ciclo, mostrando aos funcionários onde começar, a quem pedir ajuda e como se manter envolvidos.

Idealmente, alguns desses funcionários capacitados também começam a defender a automação dentro de seus próprios departamentos. Assista ao nosso webinar sob demanda Descobrindo Campeões de Automação com o Automation Hub para ajudar a identificar os campeões em sua organização.

Conectando a automação a uma história de mudança tecnológica

Na Morgan Stanley, a tecnologia sempre foi essencial para o sucesso do negócio. "O que realmente está acontecendo na Morgan Stanley," disse Wetmur, "é que estamos nos transformando continuamente e alavancando a tecnologia cada vez mais." Ela enfatizou que robôs de software não são o fim tudo; eles são parte do "kit de ferramentas tecnológico."

A automação, por mais transformadora que seja, deve se alinhar claramente com seus objetivos de negócios. Como tal, um exame completo de seus processos deve preceder a introdução de novas tecnologias. Em vez de automações pontuais, como automatizar tarefas individuais, a reengenharia de processos inteiros geralmente se mostra mais benéfica.

Quanto mais você puder simplificar um processo antes de introduzir robôs, melhor será o processo automatizado. "Às vezes isso te desacelera," disse Wetmur, "mas o resultado que você obtém é muito melhor."

Na UiPath, recomendamos uma abordagem em fases por todo o ciclo de vida da automação, começando com uma abordagem científica para planejar automações.

Com ferramentas como o UiPath Task Mining, escolher os melhores processos não precisa depender de um palpite ou de um estudo demorado. Em vez disso, o Task Mining permite que você tome decisões informadas por dados e garanta que seu programa de automação comece em uma base sólida.

Preparando estratégias de gestão de mudanças para a próxima geração de trabalhadores

Com programas como a UiPath Academic Alliance, à medida que a próxima geração entra na força de trabalho, eles esperarão usar robôs de software.

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Seus funcionários atuais merecem esse mesmo privilégio, embora isso exija que eles aprendam uma ou duas coisas. Esse treinamento adicional é frequentemente chamado de upskilling (requalificação).

Empresas como a Amazon estão investindo centenas de milhões de dólares em upskilling.

Wetmur disse que esse upskilling deve ir além de oferecer aos funcionários uma nova ferramenta sofisticada.

Para aproveitar totalmente a automação, as empresas devem fazer upskilling até mesmo daqueles que são responsáveis pelo upskilling.

Segundo Steele, toda empresa deveria perguntar: "As funções de RH estão prontas para ajudar a liderar essa mudança e garantir que ela ocorra sem problemas?" Na maioria das vezes, não. Ainda não.

Uma pesquisa da Willis Tower Watson mostra que 86% das equipes de RH não identificaram maneiras de fazer upskilling de funcionários cujas funções são afetadas pela automação. Como disse Steele, "ainda há muito mais trabalho a ser done para preparar o lado humano."

Com o RPA, os profissionais de RH têm tempo para fazer esse trabalho.

Robôs de software podem assumir as tarefas repetitivas que distraem os profissionais de RH do trabalho criativo e centrado no ser humano que eles prefeririam fazer. Processar solicitações de licença médica e férias, enviar relatórios de despesas e reembolsos, e integrar e desligar funcionários são todos casos de uso ideais para robôs de software.

Liberados dessas tarefas, os profissionais de RH podem passar mais tempo interagindo com os funcionários, bem como desenvolvendo — e participando de — programas de upskilling que permitem empresas prósperas e "automação primeiro".

Parcerias internas são a base da gestão de mudanças

Organizações "automação primeiro" precisam de estratégias de gestão de mudanças que correspondam à escala de suas estratégias de automação. Isso significa formar parcerias de cima a baixo na sua organização.

Steele enfatizou que desenvolver sua visão de automação depende principalmente de desenvolver "novas parcerias". Quando você está gerenciando mudanças, a única coisa que deve permanecer estável é seu compromisso de trabalhar com seus colegas.

Falando sobre o CIO de sua organização em particular, Steele disse: "Agora somos melhores amigos e unidos pelo quadril. Não vejo isso mudando tão cedo."

São esses tipos de parcerias estreitas que tornam a mudança possível. À medida que você adota RPA e evolui para uma empresa "automação primeiro", seus relacionamentos serão um importante determinante do seu sucesso.

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