Como criar e manter um fluxo constante de oportunidades de alto ROI para implementação de RPA

À medida que as iniciativas de RPA avançam em uma organização, ela passa da automatização de uma tarefa simples para processos grandes e complexos.
A automação robótica de processos (RPA) tornou-se um nome muito comum entre os provedores de serviços digitais (DSPs) e todos eles viram seus benefícios de uma forma ou de outra. Mas dimensionar o RPA em toda a organização é um jogo diferente e está provando ser uma tarefa altamente desafiadora para as organizações. O Relatório Global de Robótica de 2018 da Deloitte diz que 80% das organizações que implementaram RPA ficaram satisfeitas com os resultados, mas apenas 1% delas conseguiu escalar consideravelmente no último ano (mais de 50 bots em um ano).

Uma das principais razões para esse desafio é a incapacidade de identificar os casos de uso corretos para automação após algumas implementações iniciais bem-sucedidas. A falta de visibilidade de ponta a ponta em processos complexos e grandes aumenta ainda mais esse problema.

A seguir são mencionadas uma série de técnicas que podem ajudar a criar e manter um pipeline estável de processos prontos para RPA de acordo com o nível de maturidade do DSP:

Técnicas de geração de demanda de acordo com a maturidade de implementação de RPA dos DSPs

Vamos entender cada um deles em detalhes:

Análise abrangente

A análise abrangente ajuda a identificar oportunidades de RPA de alto valor para os DSPs que estão adotando o RPA e estão nos estágios iniciais de sua jornada. Ele leva em consideração o nível de maturidade, a proporção de processos feitos internamente versus terceirizados e qualquer ou todos os detalhes do processo disponíveis. Tem duas abordagens:

Abordagem de cima para baixo	Abordagem de baixo para cima
É baseado na alocação de equivalente em tempo integral (FTE) e analisa as seguintes métricas operacionais: *Força de FTE em operações *Custo desses FTEs *Alocação de custo entre funções *Alocação de FTE entre funções *Nível de intervenção manual necessário em várias funções	Ele se concentra em obter detalhes dos processos e melhorá-los usando metodologias Lean Six Sigma. Analisa: *Complexidade e padronização do processo *Volume e repetibilidade dos processos *Identifica tarefas sem valor agregado nos processos e analisa como removê-las *Envolve melhorias organizacionais e de processos

Com base nos resultados combinados dessas abordagens, são realizados workshops de soluções conjuntas. É aqui que as equipes de liderança de TI e de negócios estão envolvidas para restringir os processos em potencial e criar projeção de ROI e roteiro de automação. O objetivo desta técnica é entregar documentos de processos (As-Is e To-Be), oportunidades de melhoria de processos, oportunidades de automação e arquitetura de automação e projeção de custos.

Oficinas de design thinking

À medida que as iniciativas de RPA avançam em uma organização, ela passa da automatização de uma tarefa simples para processos grandes e complexos. Esses processos atravessam várias equipes e unidades de negócios. Por exemplo; validação de cotação e fatura, status de ordem de serviço, serviço de notificações de promoção, etc. Isso causa uma falta de visibilidade de ponta a ponta do processo nas unidades de negócios, levando a uma análise incompleta. Além disso, nesses processos, muitas ineficiências ocorrem no estágio de transferência, e não no estágio de equipe isolada.

O workshop de design thinking reúne um conjunto diversificado de partes interessadas, de TI e unidades de negócios, e obtém seu apoio e consenso para iniciativas de RPA. Isso permite que eles obtenham uma visão geral holística das operações organizacionais e criem uma estratégia de automação enquanto colaboram entre si. As técnicas utilizadas são:

• Cluster de afinidade – os casos de uso sugeridos durante as entrevistas de foco são mapeados visualmente nas paredes em grupos de áreas funcionais semelhantes
• Experiência de diagramação – equipes para desenvolver mapas de processos capturando personas, waypoints e sistemas-chave. A terminologia Rose/Thorn/Bud é usada para destacar problemas e oportunidades

Mineração de Processo

Qualquer melhoria de processo começa com a criação de modelos de processo desse processo. Geralmente, eles se baseiam em documentação de processo incompleta/desatualizada ou em percepções equivocadas das partes interessadas. Além disso, várias partes interessadas podem ter várias maneiras de fazer o mesmo processo e todas elas podem ser ineficientes.

As ferramentas de mineração de processos ajudam a visualizar todos os caminhos possíveis de fazer um processo usando logs de eventos criados por sistemas de informação. Ele cria o fluxo exato como está do estado atual e auxilia em uma análise detalhada do processo.

Essas ferramentas observam como o processo é executado, quanto tempo leva para ser concluído, quais etapas são repetidas e o que pode ser automatizado. Também ajuda a construir um roteiro de automação com base em dados empíricos.

Todos esses insights ajudam na qualificação de processos para automação, que não são escolhas óbvias de outra forma. Essas ferramentas também ajudam a medir os benefícios da automação contínua, pois podem quebrar qualquer processo e identificar a magnitude da automação para subprocessos individuais. Essa técnica é adequada para organizações que já estão maduras em sua jornada de RPA.

Benefícios

1. As técnicas Lean Six Sigma usadas na análise abrangente podem ajudar a aumentar o potencial de automação de um processo em 20%
2. A reformulação do processo como resultado da análise abrangente pode levar a um aumento na economia de até 50%
3. Em média, um workshop de design thinking de dois dias pode ajudar a identificar mais de 150 oportunidades de automação, das quais um mínimo de 20% pode ser de alto valor