Construindo e Mantendo um Pipeline Consistente de Oportunidades de RPA com Alto ROI

À medida que iniciativas de RPA avançam em uma organização, ela passa de automatizar uma tarefa simples para processos grandes e complexos.

Automação de processos robóticos (RPA) tornou-se um nome muito comum entre provedores de serviços digitais (DSPs) e todos viram seus benefícios de uma forma ou outra. Mas, escalar RPA pela organização é um jogo diferente e está se provando uma tarefa altamente desafiadora para organizações. Relatório Global de Robótica 2018 da Deloitte diz que 80% das organizações implementando RPA ficaram satisfeitas com os resultados, mas apenas 1% delas conseguiu escalar consideravelmente no último ano (50+ bots em um ano).

Uma das principais razões para esse desafio é a incapacidade de identificar os casos de uso certos para automação após as primeiras implementações bem-sucedidas. Falta de visibilidade ponta a ponta em processos complexos e grandes agrava ainda mais esse problema.

Mencionados abaixo estão uma série de técnicas que podem ajudar a criar e manter um pipeline constante de processos prontos para RPA conforme nível de maturidade do DSP:

Técnicas de geração de demanda conforme maturidade de implementação de RPA dos DSPs

Vamos entender cada uma em detalhes:

Análise Abrangente

Análise abrangente ajuda a identificar oportunidades de RPA de alto valor para DSPs que estão apenas adotando RPA e estão nos estágios iniciais de sua jornada. Leva em consideração o nível de maturidade, a proporção de processos feitos internamente vs. terceirizados, e quaisquer ou todos os detalhes de processo disponíveis. Tem duas abordagens:

Baseado nos resultados combinados dessas abordagens, workshops de solução conjunta são conduzidos. É onde tanto equipes de TI quanto de liderança de negócios estão envolvidas para estreitar processos prospectivos e criar projeção de ROI e roadmap de automação. O objetivo desta técnica é entregar documentos de processo (As-Is e To-Be), oportunidades de melhoria de processo, oportunidades de automação e arquitetura de automação e projeção de custo.

Workshops de Design Thinking

À medida que iniciativas de RPA avançam em uma organização, ela passa de automatizar uma tarefa simples para processos grandes e complexos. Tais processos atravessam múltiplas equipes e unidades de negócio. Por exemplo: validação de cotação e fatura, status de ordem de trabalho de serviço, notificações de promoção de serviço, etc. Isso causa falta de visibilidade ponta a ponta do processo entre unidades de negócio, levando a análise incompleta. Além disso, em tais processos, muitas ineficiências ocorrem na etapa de transferência em vez da etapa de equipe isolada.

Workshop de design thinking reúne um conjunto diversificado de stakeholders, de TI e unidades de negócio, e obtém seu apoio e consenso para iniciativas de RPA. Permite que eles ganhem uma visão holística de olho de pássaro das operações organizacionais e ideiem estratégia de automação enquanto colaboram entre si. As técnicas usadas são:

• Cluster de afinidade — casos de uso sugeridos durante entrevistas de foco são mapeados visualmente nas paredes em clusters de áreas funcionais similares
• Diagramação de experiência — equipes desenvolvem mapas de processo capturando personas-chave, waypoints e sistemas. Terminologia Rosa/Espinho/Broto é usada para destacar problemas e oportunidades

Mineração de Processos

Qualquer melhoria de processo começa criando modelos de processo desse processo. Estes geralmente são baseados em documentação de processo incompleta/desatualizada ou percepções falhas dos stakeholders. Além disso, múltiplos stakeholders podem ter múltiplas maneiras de fazer o mesmo processo e todas podem ser ineficientes.

Ferramentas de mineração de processos ajudam a visualizar todos os caminhos possíveis de fazer um processo usando logs de eventos criados por sistemas de informação. Constrói o fluxo exato As-Is do estado atual e auxilia em análise detalhada do processo.

Essas ferramentas observam como o processo é executado, quanto tempo leva para completar, quais etapas são repetidas e o que pode ser automatizado. Também ajuda a construir um roadmap de automação baseado em dados empíricos.

Todos esses insights ajudam a qualificar processos para automação, que não são escolhas óbvias de outra forma. Essas ferramentas também ajudam a medir benefícios de automação em andamento, pois podem decompor qualquer processo e identificar a magnitude de automação para sub-processos individuais. Esta técnica é adequada para organizações que já estão maduras em sua jornada de RPA.

Benefícios

1. Técnicas Lean Six Sigma usadas na análise abrangente podem ajudar a aumentar o potencial de automação de um processo em 20%
2. Redesenho de processo acontecendo como resultado da análise abrangente pode levar a aumento de economia em até 50%
3. Em média, um workshop de design thinking de dois dias pode ajudar a identificar 150+ oportunidades de automação, das quais mínimo 20% podem ser de alto valor