Como Sistemas ERP Modernos Simplificam Operações de Manufatura

Novas soluções ERP refutam reputação do software de 'complexo e difícil'

No início, tudo que é necessário é uma ideia nova e algum conhecimento de manufatura. Com sucesso vem crescimento, porém, e com crescimento o negócio precisa de mais estrutura.

"[Fabricantes] começam com planilhas Excel e talvez seja um ou dois caras", disse Fred Tillman, vice-presidente de desenvolvimento de produto na divisão de manufatura da ECI Software Solutions, Fort Worth, Texas. "De repente eles estão contratando pessoas adicionais e precisam padronizar instruções de montagem, precisam padronizar uma base de conhecimento. É muito difícil fazer sem um sistema ERP", ele disse referindo-se a software de planejamento de recursos empresariais.

"E então se você vai além de um turno você não pode estar lá o tempo todo", Tillman continuou. "Está bem enquanto as coisas vão bem com suas operações diárias, mas a grande coisa é quando há exceções – materiais chegam atrasado ou um cliente muda um pedido. Se você está fazendo tudo isso via papel, é muito demorado lidar com aquelas exceções."

Após um tempo, a startup se torna uma empresa pequena ou média. Pode estar licitando trabalhos ou fazendo trabalho de produção.

"Para competir e cortar custos, você melhor ter um bom sistema", disse Mike Melzer, vice-presidente de operações na Global Shop Solutions, The Woodlands, Texas. "Se você tem um bom sistema, você pode dormir muito mais tranquilo sabendo o que está acontecendo em vez de dizer, 'Se eu pegar este contrato com John Deere ou com GM, o que isso vai fazer comigo?'."

Os "um ou dois caras" estão prontos para comprar um sistema ERP, mas eles têm perguntas: Quão relevante é software ERP para operações de manufatura pequenas e médias? Software ERP tem reputação de ser complexo e difícil. Como está sendo tornado mais simples e fácil de usar para operações de manufatura? Como uma solução de software ampla pode ser modificada e personalizada especificamente para operações de manufatura?

Alguma dessa personalização para manufatura já é feita. "Os principais pontos de diferença (no software Epicor ERP) estão em torno do fato de que temos processos de produção para manufatura", disse Christine Hansen, diretora de marketing de produto manufatura para Epicor Software Corp., Austin, Texas, que recentemente rebrandou seu software ERP de manufatura Kinetic. "Você vai encontrar que temos estimativa baseada em custo, engenharia com integração CAD, capacidades de gestão de produção e ordem de trabalho ou job, qualidade e um MES (sistema de execução de manufatura). Essas são as coisas centrais em que focamos no produto de manufatura."

Mas se o usuário quer ainda mais personalização, a empresa de Hansen e outras desenvolveram soluções que refutam a reputação "complexa e difícil". A ECI até tem software ERP configurado para oficinas de trabalho, chamado JobBOSS2.

Personalização Através de Configuração, Não Codificação

Recurso de configuração da Epicor, Application Studio, usa um processo de arrastar-e-soltar para desenhar sua aplicação ERP Kinetic em uma camada que fica no topo das funções internas do app e é fácil de mudar, disse Hansen. Application Studio permite clientes personalizar o que grupos de trabalhadores veem quando abrem seus computadores. Trabalhadores individuais podem refinar o que mostra em suas telas ainda mais a partir daí.

Por exemplo, se trabalhadores precisam ver dados coletados do chão de fábrica, eles podem ordenar os campos mais relevantes. Eles podem detalhar para ver imagens de um produto acabado, adicionar informação capturada durante produção e deixar informação para o próximo turno. "Há muita oportunidade aqui para usuários alinhar seu fluxo de trabalho dentro do sistema de coleta de dados para alinhar com como seu negócio funciona exclusivamente", disse Hansen.

Também configuráveis para diferentes categorias de trabalho são painéis, uma ferramenta de visibilidade usada para filtrar informação de uma forma para ver exceções que precisam de atenção, como trabalhos atrasados ou trabalhos esperando material.

"Painéis ajudam a garantir que você está ciente de problemas antes que se tornem problemas maiores", ela disse.

Uma possível alternativa a painéis é Epicor Collaborate, uma ferramenta de mensagens personalizável. Dentro da função de gestão de relacionamento com cliente (CRM), um funcionário que está trazendo um novo cliente pode automaticamente pedir ao departamento financeiro para fazer uma verificação de crédito. Ele também pode configurar notificações automatizadas para acompanhar uma cotação ou notificar clientes quando seus pedidos são enviados.

"Em vez de alavancar painéis para todos estes indicadores, você pode ser notificado dos eventos que você escolhe", disse Hansen.

"Único para seu negócio são os insights que você quer obter de suas operações, e é onde um bom pacote de relatórios entra", disse Tillman. Ele instou a perguntar se o produto tem uma estrutura de relatórios onde o cliente pode gerar relatórios ou contratar uma equipe de serviços profissionais para configurá-los.

"Os relatórios e os KPIs (indicadores-chave de performance) que você quer medir e os insights que você quer ganhar podem ser específicos para suas operações de manufatura", Tillman disse. "Então, você quer ter um bom pacote de relatórios."

Indiscutivelmente essencial é a capacidade para integração de terceiros. "Um fornecedor que tem múltiplas integrações pré-construídas é uma forma de estender ou modificar o ERP", disse Tillman.

Por exemplo, se você é um fabricante que vende ao público, você pode precisar de um pacote e-commerce porque tornará você mais eficiente, Tillman disse. Ou uma oficina pode querer usar software de monitoramento de atividade de negócios (BAM) como KnowledgeSync, que é de uma empresa pertencente à ECI.

"KnowledgeSync permite que você alerte continuamente ou verifique condições que podem acontecer e então tome uma ação correspondente", Tillman disse. "Realmente estende o ERP fora de seu propósito."

Por exemplo, o BAM pode detectar uma fatura vencida no ERP e automatizar fluxo de trabalho para o departamento financeiro para colocar uma retenção no crédito daquele cliente.

A equipe de vendas usando o aplicativo CRM Salesforce pode precisar obter informação de pedido fora do ERP. A equipe pode chamar interfaces de programação de aplicações (APIs) do ERP para extrair os dados e importá-los para o Salesforce.

"A camada API é uma forma de obter dados de forma segura dentro e fora do sistema e usá-los para integrar ou estender o sistema", Tillman disse. "Tentamos fornecer todas as integrações de terceiros, mas sempre há algum outro sistema que alguém quer integrar, e as APIs permitem eles."

Outra forma fácil de tornar personalização efetiva pode requerer escrever algumas linhas de código para sinalizar feriados flutuantes como Memorial Day e Labor Day.

"Pode ser seis linhas de código, verificando contra o calendário de feriados; você acerta e diz, 'Labor Day, não vamos enviar naquele dia'", Melzer disse. "Você escreve em [linguagem de codificação interna da Global Shop Solutions] GAB que é muito similar a Visual BASIC", referindo-se ao nome encurtado Global Application Builder para o software.

Documentos de qualidade são armazenados no sistema de controle de documentos da Global. "Eles não estão colocando uma peça em um avião sem saber de onde o material veio, então quando você compra seu material de um fornecedor ele terá um lote ou número de calor associado", Melzer disse. "Você pode escanear o número do seu material e quando você usa isso em uma ordem de trabalho ou job e você envia sua peça para Boeing, SpaceX, ou GM, você pode produzir um pacote de certificação para que eles saibam exatamente a linha toda de onde veio."

O sistema de controle de documentos é útil em indústrias bem conhecidas por rastrear qualidade – aeroespacial, automotiva e médica. Mas um jogador mais novo dependente de rastrear materiais e processos é a indústria de óleo e gás, que começou a focar em qualidade mais após o vazamento de óleo Deepwater Horizon no Golfo do México em 2010.

"Quero dizer, virou da noite para o dia", Melzer disse.

Situações Inesperadas

Lembra dos "um ou dois caras" que começaram uma empresa de manufatura? E se eles estavam contentes em ficar pequenos e questionavam a relevância de um ERP para sua oficina? Não poderiam se virar usando uma planilha? "Muita da nossa competição é uma planilha", disse Tillman da ECI.

Mas ser pequeno não significa que seu negócio é simples. "Podemos ter um fabricante que é pequeno em termos de receita, mas eles são muito complexos em seus processos de manufatura", disse Hansen da Epicor.

Um ERP pode até inadvertidamente ajudar com questões de recursos humanos de maneiras inesperadas. Isso pode envolver dar um passo tão simples quanto destacar campos em amarelo para mostrar usuários que informação eles devem preencher em uma tela, disse Melzer. "Se você está em um negócio onde você está virando pessoas ou pessoas estão preenchendo papéis diferentes o tempo todo, apenas ajudaria a dizer, 'Aqui estão os campos que definitivamente precisamos preencher'", ele disse.

Em outro exemplo de Melzer, um ERP pode ajudar a identificar quais funcionários podem precisar de treinamento mesmo quando números gerais de produção parecem bons. Isso aconteceu na oficina de um cliente da Global Shop Solutions na indústria automotiva no Tennessee que teve um aumento de 20% na produção da noite para o dia, Melzer disse. A empresa instalou um monitor no chão de fábrica com uma tela que rastreia produção de trabalhadores individuais. Enquanto a maioria dos trabalhadores tinha bons números, um lutava.

"O que aconteceu é eles vão para a sala de descanso e outros dizem, 'O que está acontecendo?'", Melzer disse. "Se eles podem ensinar ele algo, eles vão. O escritório da frente não teve que fazer nada e, realmente, da noite para o dia ganharam 20%."

Não Correspondendo à Sua Reputação

Software ERP pode ter reputação de ser complexo e difícil, mas também oferece processos automatizados e acesso. Por exemplo, Epicor tem uma ferramenta de gestão de manutenção embutida que pode permitir um fabricante rastrear equipamento de uma perspectiva de manutenção. Pode contar quantas peças foram produzidas em uma máquina e enviar alerta quando precisa de manutenção.

Também há automação no fluxo de trabalho. "Há uma quantidade tremenda de automação através do negócio de usuário para usuário", disse Hansen. "Por exemplo, um usuário pode estar inserindo uma cotação ou um pedido. Isso então flui para produção, que então flui para compras para dizer, 'Aqui está o que precisamos comprar', que então flui para processos de faturamento bem como contas a pagar."

O software da Global Shop Solutions faz algo similar.

"Odiamos entrada dupla de dados", Melzer disse. "Ter um sistema ERP contínuo permite que você coloque informação uma vez e tudo flui. Apenas torna sua vida muito mais fácil."

Um ERP também torna mais fácil fazer negócios com você, Tillman disse. "Se sou um cliente, um ERP pode me ajudar a determinar lead times melhor", ele disse. "Pode fornecer informação online onde um cliente pode logar e ver status do pedido dele e se as coisas estão rodando no tempo. Pode proativamente notificar um cliente quando seu trabalho está pronto."

"A capacidade CRM realmente permite você ver o que esta pessoa comprou no passado, qual é o histórico deles, para que quando eles ligam de volta você tenha toda aquela informação na ponta dos dedos", ele continuou. "Isso é muito difícil de fazer com um sistema baseado em papel."

Quase antes que percebam, os "um ou dois caras" com a ideia e o know-how se tornaram uma oficina plena com um negócio que está zumbindo junto.