Software ERP oferece estrutura para fabricantes

Novas soluções de ERP refutam a reputação 'complexa e difícil' do software

No início, tudo o que é necessário é uma ideia nova e algum conhecimento de fabricação. Com o sucesso, porém, vem o crescimento, e com o crescimento o negócio precisa de mais estrutura.

“[Os fabricantes] começam com planilhas do Excel e talvez seja um ou dois caras”, disse Fred Tillman, vice-presidente de desenvolvimento de produtos na divisão de fabricação da ECI Software Solutions, Fort Worth, Texas. “De repente, eles estão contratando mais pessoas e precisam padronizar as instruções de montagem, precisam padronizar uma base de conhecimento. É muito difícil ficar sem um sistema ERP”, disse ele, referindo-se ao software de planejamento de recursos empresariais.

“E então, se você for além de um turno, não poderá estar lá o tempo todo”, continuou Tillman. “Tudo bem, desde que as coisas estejam indo bem com suas operações do dia-a-dia, mas o importante é quando há exceções – os materiais chegam atrasados ​​ou um cliente altera um pedido. Se você está fazendo tudo isso via papel, é muito demorado lidar com essas exceções.”

Depois de um tempo, a startup se torna uma empresa de pequeno ou médio porte. Pode ser licitar em empregos ou fazer trabalho de produção.

“Para competir e cortar custos, é melhor ter um bom sistema”, disse Mike Melzer, vice-presidente de operações da Global Shop Solutions, The Woodlands, Texas. “Se você tem um bom sistema, pode dormir muito mais fácil sabendo o que está acontecendo em vez de dizer:‘Se eu aceitar este contrato com a John Deere ou com a GM, o que isso vai fazer comigo’?”

Os “um ou dois caras” estão prontos para comprar um sistema ERP, mas eles têm dúvidas:quão relevante é o software ERP para operações de manufatura de pequeno e médio porte? O software ERP tem a reputação de ser complexo e difícil de manejar. Como ele está sendo simplificado e fácil de usar para as operações de fabricação? Como uma solução de software de base ampla pode ser modificada e personalizada especificamente para operações de fabricação?

Parte dessa customização para fabricação já está feita. “Os principais pontos de diferença (no software Epicor ERP) estão no fato de termos processos de produção para fabricação”, disse Christine Hansen, diretora de fabricação de marketing de produto da Epicor Software Corp., Austin, Texas, que recentemente renomeou seu ERP de fabricação software Cinético. “Você descobrirá que temos estimativa baseada em custos, engenharia com integração CAD, recursos de produção e ordem de serviço ou gerenciamento de trabalho, qualidade e um MES (sistema de execução de fabricação). Essas são as principais coisas em que estamos focados no produto de fabricação.”

Mas se o usuário quiser ainda mais customização, a empresa de Hansen e outras desenvolveram soluções que refutam a reputação de “complexa e difícil de manejar”. A ECI ainda possui um software ERP configurado para job shops, chamado JobBOSS2.

Personalização por meio da configuração, não da codificação

O recurso de configuração da Epicor, o Application Studio, usa um processo de arrastar e soltar para projetar seu aplicativo Kinetic ERP em uma camada que fica no topo das funções internas do aplicativo e é fácil de mudar, disse Hansen. O Application Studio permite que os clientes personalizem o que os grupos de funcionários veem quando abrem seus computadores. Trabalhadores individuais podem refinar ainda mais o que é exibido em suas telas a partir daí.

Por exemplo, se os trabalhadores precisarem ver os dados coletados do chão de fábrica, eles poderão classificar os campos mais relevantes. Eles podem detalhar para ver imagens de um produto acabado, adicionar informações capturadas durante a produção e deixar informações para o próximo turno. “Há muitas oportunidades aqui para os usuários alinharem seu fluxo de trabalho dentro do sistema de coleta de dados para se alinharem com o funcionamento exclusivo de seus negócios”, disse Hansen.

Também são configuráveis ​​para diferentes categorias de trabalho os painéis, uma ferramenta de visibilidade usada para filtrar informações de forma a ver exceções que precisam de atenção, como trabalhos atrasados ​​ou trabalhos aguardando material.

“Os painéis ajudam a garantir que você esteja ciente dos problemas antes que eles se tornem problemas maiores”, disse ela.

Uma possível alternativa aos painéis é o Epicor Collaborate, uma ferramenta de mensagens personalizável. Dentro da função de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), um funcionário que está trazendo um novo cliente pode solicitar automaticamente ao departamento financeiro que faça uma verificação de crédito. Ele também pode configurar notificações automatizadas para acompanhar uma cotação ou notificar os clientes quando seus pedidos forem enviados.

“Em vez de aproveitar os painéis para todos esses indicadores, você pode ser notificado sobre os eventos que escolher”, disse Hansen.

“São exclusivos do seu negócio os insights que você deseja obter de suas operações e é aí que entra um bom pacote de relatórios”, disse Tillman. Ele pediu para perguntar se o produto tem uma estrutura de relatórios onde o cliente pode gerar relatórios ou contratar uma equipe de serviços profissionais para configurá-los.

“Os relatórios e os KPIs (indicadores-chave de desempenho) que você deseja medir e os insights que deseja obter podem ser específicos para suas operações de fabricação”, disse Tillman. “Então, você quer ter um bom pacote de relatórios.”

Inegavelmente essencial é a capacidade de integração de terceiros. “Um fornecedor que possui várias integrações pré-criadas é uma maneira de estender ou modificar o ERP”, disse Tillman.

Por exemplo, se você é um fabricante que vende para o público, pode precisar de um pacote de comércio eletrônico porque isso o tornará mais eficiente, disse Tillman. Ou uma loja pode querer usar um software de monitoramento de atividades de negócios (BAM) como o KnowledgeSync, que é de uma empresa de propriedade da ECI.

“O KnowledgeSync permite que você alerte ou verifique continuamente as condições que podem acontecer e, em seguida, tome uma ação correspondente”, disse Tillman. “Isso realmente estende o ERP para fora de seu propósito.”

Por exemplo, o BAM pode detectar uma fatura vencida no ERP e automatizar o fluxo de trabalho para o departamento financeiro para suspender o crédito desse cliente.

A equipe de vendas que usa o aplicativo Salesforce CRM pode precisar obter um pedido informações do ERP. A equipe pode chamar interfaces de programação de aplicativos (APIs) do ERP para extrair os dados e importá-los para o Salesforce.

“A camada de API é uma maneira de obter dados de forma segura para dentro e para fora do sistema e usá-los para integrar ou estender o sistema”, disse Tillman. “Tentamos fornecer todas as integrações de terceiros, mas sempre há algum outro sistema que alguém deseja integrar e as APIs os permitem.”

Outra maneira fácil de tornar a personalização eficaz pode exigir a escrita de algumas linhas de código para sinalizar feriados flutuantes, como o Memorial Day e o Labor Day.

“Pode ser seis linhas de código, comparando com o calendário de feriados; você aperta e diz:'Dia do Trabalho, não vamos enviá-lo naquele dia'", disse Melzer. “Você escreve em [linguagem de codificação interna da Global Shop Solutions] GAB, que é muito semelhante ao Visual BASIC”, referindo-se ao nome abreviado Global Application Builder para o software.

Os documentos de qualidade são armazenados no sistema de controle de documentos da Global. “Eles não estão colocando uma peça em um avião sem saber de onde veio o material, então quando você compra seu material de um fornecedor, ele terá muito ou um número de calor associado a ele”, disse Melzer. “Você pode escanear o número do seu material e quando você usa isso em uma ordem de serviço ou um trabalho e envia sua peça para a Boeing, SpaceX ou GM, você pode produzir um pacote de certificação para que eles saibam exatamente toda a linha de onde veio .”

O sistema de controle de documentos é útil em indústrias conhecidas por monitorar a qualidade – aeroespacial, automotiva e médica. Mas um player mais novo dependente do rastreamento de materiais e processos é a indústria de petróleo e gás, que começou a se concentrar mais na qualidade após o derramamento de óleo da Deepwater Horizon no Golfo do México em 2010.

“Quero dizer, virou da noite para o dia”, disse Melzer.

Situações inesperadas

Lembre-se de “um ou dois caras” que começaram uma empresa de manufatura? E se eles se contentassem em permanecer pequenos e questionassem a relevância de um ERP para sua loja? Eles não conseguiram usando uma planilha? “Muito da nossa concorrência é uma planilha”, disse Tillman, da ECI.

Mas ser pequeno não significa que seu negócio seja simples. “Podemos ter um fabricante pequeno em termos de receita, mas muito complexo em seus processos de fabricação”, disse Hansen, da Epicor.

Um ERP pode até mesmo involuntariamente ajudar com problemas de recursos humanos de maneiras inesperadas. Isso pode envolver dar um passo tão simples quanto destacar campos em amarelo para mostrar aos usuários quais informações eles devem preencher em uma tela, disse Melzer. “Se você está em um negócio em que está trocando pessoas ou as pessoas estão preenchendo diferentes funções o tempo todo, ajudaria dizer:‘Aqui estão os campos que definitivamente precisamos preencher’”, disse ele.

Em outro exemplo de Melzer, um ERP pode ajudar a identificar quais funcionários podem precisar de treinamento mesmo quando os números gerais de produção parecem bons. Isso aconteceu na loja de um cliente da Global Shop Solutions na indústria automotiva no Tennessee, que obteve um aumento de 20% na produção da noite para o dia, disse Melzer. A empresa instalou um monitor no chão de fábrica com uma tela que rastreia a produção individual dos trabalhadores. Enquanto a maioria dos trabalhadores tinha bons números, um lutou.

"O que aconteceu é que eles vão para a sala de descanso e outros dizem:'O que está acontecendo'?" disse Melzer. “Se eles podem ensinar algo a ele, eles vão. O front office não precisou fazer nada e, na verdade, da noite para o dia eles ganharam 20%.”

Não está à altura de sua reputação

O software ERP pode ter a reputação de ser complexo e difícil de manejar, mas também oferece processos e acesso automatizados. Por exemplo, a Epicor possui uma ferramenta de gerenciamento de manutenção incorporada que pode permitir que um fabricante rastreie equipamentos de uma perspectiva de manutenção. Ele pode contabilizar quantas peças foram produzidas em uma máquina e enviar um alerta quando precisar de manutenção.

Há também automação no fluxo de trabalho. “Há uma tremenda quantidade de automação em toda a empresa, de usuário para usuário”, disse Hansen. “Por exemplo, um usuário pode estar inserindo uma cotação ou um pedido. Isso então flui para a produção, que flui para a aquisição para dizer:'Aqui está o que precisamos comprar', que flui para os processos de faturamento, bem como para as contas a pagar."

O software da Global Shop Solutions faz algo semelhante.

“Odiamos a entrada dupla de dados”, disse Melzer. “Ter um sistema ERP integrado permite que você coloque as informações de uma só vez e tudo flui. Isso só torna sua vida muito mais fácil.”

Um ERP também facilita fazer negócios com você, disse Tillman. “Se eu sou um cliente, um ERP pode me ajudar a determinar melhor os prazos de entrega”, disse ele. “Ele pode fornecer informações on-line onde um cliente pode fazer login e ver o status de seu pedido e se as coisas estão funcionando no prazo. Ele pode notificar proativamente um cliente quando seu trabalho estiver concluído.

“O recurso de CRM realmente permite que você veja o que essa pessoa comprou no passado, qual é o histórico dela, para que, quando ela ligar de volta, você tenha todas essas informações na ponta dos dedos”, continuou ele. “Isso é muito difícil de fazer com um sistema baseado em papel.”

Quase antes que eles percebam, os “um ou dois caras” com a ideia e o know-how se tornaram uma loja completa com um negócio que está funcionando.