5 maneiras que os fabricantes da Califórnia podem se preparar para um desastre natural

Como californianos, sabemos que não é uma questão de se, mas de quando acontecerá o próximo desastre natural. As perdas com os recentes incêndios florestais no norte da Califórnia danificaram ou destruíram mais de 700 empresas; outros ainda estão se recuperando dos deslizamentos de terra de Montecito. E o terremoto de 2017 na Cidade do México continua a ter especialistas especulando sobre o "grande problema" do sul da Califórnia, com danos esperados de tal evento estimados em mais de US $ 300 bilhões.

Reconhecendo esses incidentes, bem como a possibilidade de incidentes futuros, a Associação de Pequenos Negócios dos Estados Unidos agora está oferecendo empréstimos de até US $ 2 milhões para consertar e substituir imóveis, máquinas e equipamentos danificados ou destruídos. E embora isso ofereça alguma garantia, um plano de preparação para desastres ainda é fundamental para manter sua empresa à tona. De acordo com o Escritório de Gerenciamento de Emergências de Santa Monica, a falta de preparo pode ter um preço:

• As empresas que não retomarem as operações em até 10 dias após um desastre provavelmente não sobreviverão
• Das empresas que passam por um desastre e não têm plano de emergência, 43% por cento nunca reabrem; daqueles que reabrem, apenas 29% ainda estão operando dois anos depois.

Enquanto esperamos o melhor, é inteligente planejar o pior. Portanto, identificamos cinco áreas importantes de seu negócio que devem ser avaliadas para ficarmos preparados para o que quer que aconteça em seu caminho.

1. Avalie suas instalações

Os fabricantes estão constantemente trabalhando para tornar o chão de fábrica um lugar seguro para se estar. Mas mesmo com as salvaguardas e procedimentos de segurança mais rigorosos, um desastre ainda pode ser mortal. Três etapas que você pode seguir para proteger melhor suas instalações incluem:

• Instalação de persianas dobráveis ​​para portas e janelas
• Verifique novamente os parafusos e suportes em equipamentos pesados ​​que podem tombar (ou instale-os se ainda não estiverem no lugar)
• Garantir que todas as saídas estejam sempre acessíveis (pode haver uma tendência de bloquear algumas que geralmente não são usadas para acomodar armazenamento, suprimentos ou equipamento)

Alguns fabricantes também consideram a adoção da automação e da robótica avançada como parte de um plano de desastre; embora a intenção inicial possa ter sido aumentar a eficiência, essas tecnologias também podem manter os funcionários longe de equipamentos perigosos e materiais perigosos que podem se tornar ainda mais fatais no caso de um desastre repentino.

Além dessas precauções de segurança, você deve sempre se certificar de que suas instalações tenham cada um dos seguintes suprimentos armazenados no local:

• O equivalente a uma semana de água e alimentos não perecíveis, o suficiente para acomodar a maioria dos funcionários que podem estar presentes a qualquer momento
• Kits de primeiros socorros
• Extintores de incêndio
• Lanternas e pilhas
• Sacos plásticos impermeáveis ​​
• Rádio de ondas curtas
• Gerador

Alguns deles podem soar como algo óbvio e, embora possam estar presentes em suas instalações, muitas vezes não são verificados com frequência suficiente - os suprimentos são usados, as baterias acabam com o tempo e as lanternas quebram, por isso é importante verificar seus suprimentos regularmente.

2. Avalie o seu seguro

Embora os fabricantes de pequeno e médio porte geralmente tenham alguma forma de seguro de propriedade comercial, provavelmente não é abrangente. As apólices de seguro devem ser revisadas anualmente e você vai querer olhar para as quatro apólices de cobertura a seguir para mitigar os danos potenciais de desastres.

• Cobertura de perda física. Essas políticas cobrem os custos de reparo, substituição ou reconstrução de propriedade danificada ou destruída.
• Cobertura de interrupção de negócios. Esta política permitirá que você recupere algumas perdas devido a danos materiais se você optar por manter as operações enquanto repara e reconstrói.
• Cobertura contingente de interrupção de negócios. Um desastre pode não ter afetado você diretamente, mas pode ter afetado a operação de seus fornecedores ou parceiros de negócios. Esta cobertura protege você de perdas incorridas devido à dependência de outra empresa (por exemplo, um vinicultor que depende de uvas de Napa Valley que foram destruídas em um incêndio florestal).
• Cobertura extra de despesas. Isso cobre o aumento dos custos em que você pode incorrer para manter as operações em execução apesar de um desastre.

3. Avalie as habilidades dos funcionários e as diretrizes salariais

Seus funcionários são treinados em RCP (Reanimação Cardiopulmonar)? Eles podem operar um DEA (Desfibrilador Externo Automático)? O treinamento para esta e outras habilidades de primeiros socorros pode ser um salva-vidas literal em caso de desastre (é claro, eles também podem ser úteis em situações de não desastre, oferecendo mais benefícios).

Existem várias maneiras de agendar o treinamento com um provedor licenciado em seu local de trabalho; por exemplo, a Cruz Vermelha americana oferece treinamento personalizado em conformidade com a OSHA no local para grupos pequenos ou grandes de funcionários.

Também há programas CERT (Community Emergency Response Teams) disponíveis na Califórnia que educam as pessoas sobre a preparação para desastres, treinando-as em habilidades básicas de resposta a desastres, como segurança contra incêndios, organização de equipes e operações médicas em desastres. Os membros do CERT podem ajudar outras pessoas em seus locais de trabalho após um evento quando profissionais de resposta não estão imediatamente disponíveis para ajudar; é claro que esse treinamento também pode ser útil fora do local de trabalho, dando mais incentivos para que os funcionários participem.

Algumas etapas adicionais a serem consideradas quando se trata de funcionários:

• Dê um conjunto de chaves e / ou códigos de alarme a um gerente ou funcionário de confiança
• Garanta que funcionários selecionados saibam onde estão os principais equipamentos desligados e como usá-los corretamente.
• Confie responsabilidades específicas a alguns funcionários para que saibam o que fazer em caso de emergência.
• Exija que cada funcionário forneça informações de contato que sejam distribuídas a todos.
• Incentive o depósito direto para garantir que os funcionários continuem a receber um salário, se tiverem direito (o Departamento do Trabalho fornece diretrizes para o pagamento de funcionários isentos e não isentos após um desastre aqui; recomenda-se que você revise isso como parte do seu plano de preparação).

4. Avalie seu plano de recuperação de dados

O equipamento físico não deve ser sua única preocupação. Você também precisa considerar o que está alojado dentro alguns equipamentos, ou seja, seus sistemas de TI. Seus computadores e servidores podem conter anos de dados insubstituíveis e registros de clientes que podem se tornar irrecuperáveis ​​no caso de um desastre se sua única fonte de backup de dados estiver no local.

Fazer backup de dados no passado exigia muito esforço e dinheiro, envolvendo a movimentação física de dados para outro local que não seria afetado pelo mesmo desastre, potencialmente causando estragos em seu site principal. Mas hoje, a recuperação de desastres como serviço (DRaaS) permite que você armazene dados críticos em uma solução baseada em nuvem. Isso pode ser especialmente benéfico e econômico para fabricantes de pequeno e médio porte que não podem pagar um exército de TI para apoiar um plano de recuperação de desastres.

5. Avalie suas cadeias de suprimentos

Depois de um desastre, as pessoas sempre se juntam - mesmo aquelas que normalmente estariam em lados opostos! Antes que um incidente ocorra, considere as seguintes técnicas de gerenciamento da cadeia de suprimentos:

• Fale com outras pessoas em seu setor, incluindo concorrentes, sobre como compartilhar recursos em caso de um desastre
• Fale com seus fornecedores atuais para ver se eles têm planos para desastres em vigor e como pretendem continuar atendendo à sua empresa caso sejam afetados
• Crie uma lista de fornecedores alternativos que você pode usar, se necessário

Como eventos recentes nos mostraram, desastres podem ocorrer a qualquer hora e em qualquer lugar, tornando um plano de preparação para desastres crucial para proteger sua empresa e funcionários (de acordo com o Office of Emergency Management, mais de 60 por cento dos trabalhadores americanos expressaram preocupação em relação aos planos de gerenciamento de desastres de seus empregadores; essas preocupações não são apenas estressantes, mas podem afetar a produtividade geral). No entanto, avaliando as cinco áreas que destacamos - instalações e suprimentos, seguro, habilidades do funcionário e diretrizes de pagamento, recuperação de dados e cadeias de suprimentos - você e seus funcionários podem ter um melhor senso de segurança. Afinal, a preparação é a melhor e às vezes a única defesa!