Aquisição de Energia no Setor Elétrico

Com a ênfase renovada na energia verde e um imperativo nacional de emissão de gases de efeito estufa líquido zero planejado para 2050 pelo governo Biden, investimentos significativos devem ser realizados para melhorar os processos de aquisição - mais de US $ 2 trilhões, conforme estimado pelo Departamento de Energia dos EUA .

Uma porcentagem significativa desse gasto será concentrada no setor elétrico. Para garantir o máximo retorno sobre o investimento, a gestão de compras da indústria terá que adotar as melhores práticas para otimizar processos e implementar tecnologias de próxima geração. O esforço para digitalizar as aquisições será uma iniciativa importante para o setor de serviços públicos.

Na última década , organizações de compras em muitas concessionárias de energia elétrica avançaram significativamente em suas capacidades, introduzindo conceitos de sourcing estratégico e buscando melhores maneiras de gerenciar gastos, fornecedores e contratos. Oportunidades de melhoria ainda são abundantes, no entanto, uma vez que a função de compras em serviços públicos muitas vezes evoluiu de forma independente em várias unidades operacionais de negócios:

• O grupo de geração frequentemente tem sua própria unidade de negócios centralizada, com um foco altamente transacional. Ele gerencia os gastos em operações de geração dedicadas.
• Aquisição de transmissão e distribuição as funções costumam ser focadas em atualização e manutenção, bem como em novos projetos de construção. Eles se destinam principalmente a cumprir os cronogramas do projeto e podem não ter a redução de custos como uma métrica estratégica.
• Aquisição empresarial as funções são mais frequentemente alinhadas funcionalmente com uma ênfase nas atividades de aquisição de rotina, conformidade de contrato e ciclo de vida do fornecedor e gerenciamento de relacionamento.

As diversas iniciativas e objetivos da função de aquisição nas empresas de serviços públicos podem levar a operações isoladas e desempenho abaixo do ideal. Olhando através dos processos de negócios, tecnologia e medidas de desempenho, a liderança vê desconexões significativas - e com elas, oportunidades de melhoria.

Os processos de aquisição até pagamento executam o ciclo de aquisição completo desde o momento em que uma requisição de compra é criada até o momento em que a fatura é paga. Um processo de aquisição para pagamento totalmente integrado fornecerá cobertura de ponta a ponta e funcionalidade de rastreamento.

Normalmente, a maioria das concessionárias implementou processos manuais com padronização limitada e integração entre unidades operacionais e fornecedores. Como resultado, as empresas muitas vezes se deparam com operações caras e demoradas.

Pode haver um nível mínimo de automação em todo o processo de compra para pagamento, exigindo um alto nível de interação manual. A análise de gastos deve ser realizada como uma iniciativa contínua a cada poucos anos para estabelecer mais controle sobre os dólares gastos e o valor gerado. A gestão de aquisições deve explorar oportunidades, como a implementação de tecnologia de e-procurement com catálogos punch-out, para conduzir a um estado de aquisição mais otimizado.

As concessionárias devem planejar o início de melhorias para:

• Padronizar e centralizar todas as atividades e processos transacionais em toda a organização.
• Implementar automação e terceirização em todo o processo de aquisição para pagamento, incluindo transferência eletrônica de documentos com o fornecedor, portal do fornecedor com inversão de ordem de compra e processos de pagamento direto gerenciados principalmente pela rede bancária.
• Estabeleça um processo de aprovação sofisticado que permite intervenções relevantes de negócios, finanças e aquisições.
• Implementar o armazenamento eletrônico de documentos , roteamento e integração com contas a pagar, fluxo de trabalho de aprovação e conformidade com auditoria, requisitos legais e regulatórios.
• Iniciar portais de autoatendimento para que clientes e fornecedores acessem dados de aquisição para pagamento, enviem faturas e recebam dados de desempenho.

Novos sistemas auxiliam no processo de aquisição e podem produzir relatórios de saída para medir, melhorar e controlar o desempenho uniforme em toda a organização. De preferência, a tecnologia fornecerá um único sistema integrado que é totalmente automatizado e produz análises e relatórios oportunos para decisão e gerenciamento eficazes.

Normalmente, a maioria dos utilitários está gerenciando atividades de compras em silos funcionais em várias unidades operacionais, com uma mistura de processos manuais e eletrônicos com recursos básicos de relatórios. Normalmente, vemos organizações de serviços públicos utilizando sistemas manuais, como bancos de dados Excel ou Access, bem como aplicativos de planejamento de recursos empresariais (ERP), para oferecer suporte ao ciclo de vida de aquisição em várias unidades operacionais.

Investimentos significativos em tecnologia terão que ser feitos ao longo dos próximos três a cinco anos para que as concessionárias amadureçam seus processos e aprimorem os sistemas existentes. A implementação de novos aplicativos também será crítica para recrutar, desenvolver e reter recursos humanos a partir de um conjunto reduzido de talentos e mão de obra. Se sua tecnologia for mais antiga do que as pessoas que a utilizam, seu capital humano está em risco. A nova geração de talentos está crescendo em tecnologias NextGen e não tolerará uma infraestrutura de suporte de tecnologia inferior à atual.

O gerenciamento de dados mestre é outro fator chave de sucesso que muitas vezes falta em ambientes antigos de vários sistemas.

Dado este estado de coisas, as concessionárias devem definir sua estratégia de tecnologia de aquisição para implementar:

• Um I.T. global totalmente integrado infraestrutura do sistema que incorpora operações de compra para pagamento, normalmente incluindo requisição para verificar a habilitação, gerenciamento de contrato, análise de gastos e relatórios e outras soluções conforme apropriado.
• Fluxos de trabalho automatizados , permitindo a autorização e solicitações padronizadas e processos de sourcing.
• Um data warehouse consolidado com formato padrão, alimentando um sistema eletrônico de planejamento de oferta e demanda baseado na web.
• Processos altamente automatizados utilizando armazenamento e transferência de documentação eletrônica, análise de gastos e relatórios sofisticados de inteligência de negócios.
• Acesso eletrônico para fornecedores estratégicos para informações selecionadas, como dados de demanda e previsão, níveis de estoque, produção e cronogramas de projeto e documentação de aquisição para pagamento.

As empresas de serviços públicos precisam ser capazes de medir o desempenho de suas redes de abastecimento. Ferramentas valiosas incluem painéis executivos, scorecards balanceados, indicadores-chave de desempenho e benchmarking.

Normalmente, os serviços públicos têm algumas métricas básicas, juntamente com atividades de benchmarking ad hoc para medir o desempenho das aquisições. No entanto, não existe uma abordagem padronizada para os scorecards de compras e fornecedores. Não há métricas ou processos bem definidos para rastrear e relatar o desempenho das aquisições de maneira consistente e significativa. Não há uma definição consistente ou significado compartilhado de "economia de custos", sem confirmação de acompanhamento da economia real alcançada. E as empresas operacionais muitas vezes não valorizam a economia de custos quando não estão envolvidas na seleção do fornecedor.

Para garantir um sistema de medição de desempenho consistente, as empresas de serviços públicos devem seguir em direção ao seguinte:

• Alinhamento funcional das métricas entre organizações internas, com indicadores-chave de desempenho rastreados no nível do funcionário, medidos tanto quantitativa quanto qualitativamente.
• Balanced scorecard s para medir o desempenho das aquisições, com o progresso monitorado pelo menos semanalmente ou mensalmente, e as métricas alinhadas com os KPIs gerais de negócios.
• Comparativo de mercado externo para identificar lacunas de desempenho, definir metas e identificar mudanças no processo para fechar as lacunas.

À medida que as concessionárias enfrentam desafios decorrentes da pandemia, do mau tempo e do encolhimento da mão de obra, elas precisam adotar as tecnologias de próxima geração para o desempenho das compras de energia. As concessionárias devem agir para capitalizar o financiamento disponível e a conscientização pública, para que possam continuar a fornecer energia de forma eficiente às comunidades que atendem.

Sandeep Shah é o chefe da prática de consultoria de aquisição global, e TK Subramanian é um diretor de engajamento da Tata Consultancy Services (TCS).