CMMS Expert Series Parte 4:quatro fatores que afetam a configuração do software

Semana passada na Parte 3 da nossa Série de Especialistas em CMMS , mostramos os três tipos de configuração do CMMS, detalhando o custo, os prazos de implementação e as considerações que você deve saber antes de tomar uma decisão de integração. Para concluir esta seleção, a Parte 4 fornece informações sobre os quatro fatores que você deve considerar ao selecionar seu tipo de configuração.

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Criamos um fluxograma simples para determinar o melhor curso de ação para colocar seu sistema em funcionamento rapidamente. Nesta seção, examinaremos as perguntas localizadas nas bolhas azuis no gráfico que se relacionam aos quatro fatores que afetam a configuração. Depois de entender os quatro fatores, você poderá usar o fluxograma para determinar seu tipo de configuração ideal.


Quatro fatores que afetam o tipo de configuração

1-Software de gerenciamento de manutenção existente- Simplificando, se você já possui um software de gerenciamento de manutenção e deseja mudar para um fornecedor diferente, muito do trabalho de configuração já pode ser feito para você. Sua equipe terá menos dificuldades durante a configuração inicial de seu novo banco de dados e a integração de processos de software em suas vidas comerciais diárias. Isso será útil durante a implementação da Parte 3. Por enquanto, a principal pergunta que você precisa fazer é “este sistema atual permite exportar seus dados?”. Se a resposta for sim, então você está com sorte! Sua configuração ficou muito mais simples e o rastreamento do histórico de manutenção ficou muito mais extenso. Ao migrar os dados do histórico de manutenção de um sistema antigo para um novo, você terá um acompanhamento contínuo e consistente desde o início, em vez de perder seus dados durante a troca. Além do histórico de manutenção, listas de ativos e equipamentos, usuários, estoque e peças sobressalentes e modelos de ordens de serviço podem ser normalmente migrados do software antigo para o novo. A equipe de suporte do seu fornecedor pode ajudá-lo a limpar e importar seus dados, tornando esse processo muito mais simples.

Se o seu sistema atual não permitir que você extraia seus dados, talvez você tenha um pouco mais de trabalho pela frente, e é aí que a equipe de suporte do fornecedor entra em ação. Talvez você tenha mantido planilhas antigas com informações de ativos e equipamentos listadas ou talvez seu fornecedor atual possa extrair informações de seu banco de dados antigo. Se tudo mais falhar, você pode pelo menos usar sua conta antiga como um guia para configurar sua nova, mostrando os equipamentos ou ativos que você usou para rastrear e copiá-los em seu novo banco de dados. O serviço de configuração total ou parcial é recomendado neste momento para colocá-lo em funcionamento de forma rápida e correta.

2-Orçamento de integração- Conforme declarado na Parte 1, certifique-se de deixar espaço em seu orçamento para as taxas de integração. As taxas de importação por hora podem chegar a US$ 150/h. para US$ 250/h. dependendo do fornecedor, enquanto outros podem incluir essa taxa na licença ou consumir o custo por completo. As auditorias no local têm uma ampla faixa de preços, pois geralmente adicionam uma diária para despesas de viagem e alimentação e baseiam o preço no número de ativos envolvidos na auditoria. US$ 1.000 a US$ 3.000 por dia dão uma ideia de um ponto de preço de auditoria. Independentemente de qual rota de configuração você seguir, recomendamos fortemente que você opte por alguma ajuda na configuração de seu sistema, o que significa que você precisará fazer um orçamento, pelo menos em parte, para esses serviços.

3-Prazo de implementação- Você pode visualizar seu cronograma de implementação em três períodos distintos, curto prazo (1-3 meses), médio prazo (3-6 meses) e longo prazo (6 meses a 1 ano). Se você não estiver com pressa para tirar esse novo sistema do chão, talvez tenha mais tempo para configurá-lo lenta e firmemente. Você pode dedicar algum tempo preparando suas listas para importar, conduzindo sua própria auditoria usando a equipe interna e obtendo feedback de outros membros da equipe sobre o tipo de permissões que eles exigem ou os ativos que gostariam de rastrear. Se você precisar que seu sistema funcione mais rapidamente, talvez faça mais sentido contratar um profissional para fazer o trabalho para você. Com sua experiência no setor e facilidade de uso com seu próprio produto, os fornecedores podem realizar auditorias completas e configurar sua conta em um mês ou menos.

4-Recurso Interno Dedicado- Um funcionário interno dedicado deve ser nomeado como a pessoa de contato para configuração e suporte contínuo ao sistema. Essa pessoa deve ser aquela que usará regularmente o sistema e que pode divulgar novas informações para sua equipe de usuários de software. Esse “campeão de software” pode ajudar a configurar o novo sistema reunindo informações de ativos, preenchendo planilhas de importação e integrando essas informações ao software. Algumas organizações utilizam as habilidades de um consultor de software terceirizado para ajudar a pesquisar adequadamente um novo sistema e configurá-lo. Outras organizações encarregam estagiários ou trainees de verão para configurar o sistema, tornando este um grande projeto contínuo durante a duração do contrato. Essa contratação temporária pode fazer sentido como o contato inicial de configuração, mas certifique-se de que esse campeão transmitiu com sucesso seu conhecimento ao restante da equipe que usará o sistema continuamente. Se você tiver um líder de equipe designado em sua equipe com o mandato de configurar seu sistema, os bancos de dados podem começar a funcionar muito mais rapidamente do que aqueles que não fazem disso uma prioridade no departamento de manutenção.

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Leia a Parte 5 de nossa Série de especialistas em CMMS onde discutimos as 5 dicas para otimizar sua estratégia de implantação do CMMS.