Maximize seu Teste de CMMS: Dicas para uma Avaliação Bem-sucedida

Um teste gratuito pode ser uma etapa fundamental para encontrar a solução de CMMS ideal. É a sua oportunidade de colocar a mão na massa, ver como o software funciona na prática e decidir se atende às suas necessidades.

Mas, como na maioria das oportunidades, é preciso estar preparado para extrair o máximo valor dela.

No que diz respeito a testes gratuitos, o que você deve procurar e quais são as melhores maneiras de encontrar as respostas?

Aqui estão alguns passos que você pode seguir para aproveitar ao máximo seu teste gratuito.

Comece a se preparar antes do início do teste

É uma boa ideia começar antes mesmo do teste começar oficialmente. Geralmente, você tem cerca de duas semanas de acesso, o que é tempo suficiente, mas você não quer desperdiçar nenhuma hora fazendo o trabalho de base que poderia ter sido feito antes.

Como é esse trabalho de base?

Tenha clareza sobre o que deseja alcançar com o teste. Pode ser algo simples como "quero saber se esta solução de CMMS é boa" ou complexo como uma lista de verificação de 100 itens cobrindo todos os aspectos de design e aplicação de software de CMMS.

Reserve tempo para explorar o CMMS. Se você já sabe que a próxima semana será corrida com manutenções preventivas envolvendo toda a equipe mais fornecedores terceirizados, além de um grande recebimento de peças e materiais que precisam ser conferidos e adicionados ao inventário, e três dos seus melhores técnicos estarão de férias…

Toda semana é agitada para departamentos de manutenção, especialmente se o motivo para buscar soluções modernas de CMMS é que você ainda luta com métodos antigos de papel e planilhas. Agende um tempo para garantir que você tire o máximo proveito do teste.

Reserve tempo também para qualquer outra pessoa que você queira que avalie o software, especialmente os técnicos de manutenção. Pode ser tão formal quanto uma reunião estruturada ou tão informal quanto um bate-papo no almoço.

Em todos os setores, as taxas de falha em implementações podem chegar a 80%, muitas vezes porque as pessoas que deveriam usar o software acham que é difícil de aprender ou que só atrapalha.

Você pode evitar esse problema garantindo desde cedo que os técnicos estejam engajados. Obter a reação certa deles contribui muito para o sucesso de todo o projeto de CMMS.

Certifique-se de ter as informações de contato de alguém no fornecedor do CMMS. Se você já está na fase de teste gratuito, é garantido que você está no radar de alguém e que eles sabem como contatá-lo. Mas certifique-se de saber como contatá-los se tiver dúvidas durante o teste.

Com isso feito, podemos ver como maximizar seu teste gratuito de CMMS assim que ele começar.

Não pense apenas em recursos; avalie também a facilidade de uso do CMMS

É tentador mergulhar direto nos recursos, mas há algumas coisas que você deve verificar primeiro.

A primeira da lista é a experiência geral do usuário (UX), layout e facilidade de uso.

Abra o CMMS em quantos dispositivos diferentes puder, incluindo desktop, tablet e smartphone. Compare a aparência em cada tela. É perfeito no desktop, mas apertado no celular? Faz mais sentido no tablet do que na tela do computador no escritório de manutenção?

Por que isso importa? Lembre-se de que cada tipo de usuário acessa o CMMS principalmente de um dispositivo. Então, quando o CEO gera relatórios, é no desktop. Mas quando os técnicos conferem ordens de serviço e escaneiam códigos de barras, é no aplicativo móvel de manutenção. Ao julgar o quão bem o CMMS funciona para um determinado usuário, certifique-se de estar olhando pelo dispositivo correspondente.

Veja o quanto você consegue descobrir sozinho. Apenas olhando para o software, a disposição dos elementos na tela e como eles são rotulados, quanto você consegue entender?

Deveria ser muito. Se uma empresa projeta seu software corretamente, ele deve ser geralmente autoexplicativo. Isso não significa que você vai dominar o software da noite para o dia. Software de CMMS não é igual a jogos como Candy Crush ou Tetris, que você aprende principalmente por tentativa e erro. Mas quando um CMMS é realmente fácil de aprender, você deve conseguir uma boa noção básica das coisas rapidamente.

Foque nos recursos do CMMS que você sabe que precisa

Muitos softwares de gestão de manutenção vêm com longas listas de recursos, mas você deve se importar apenas com aqueles que realmente vai usar. É o mesmo que escolher um pacote de TV a cabo. Não importa quantos canais você recebe; importa quantos deles você realmente quer assistir. E, como na TV a cabo, soluções modernas de gestão de manutenção são serviços de assinatura. A última coisa que você quer é pagar por um monte de coisas que nunca vai usar.

Isso pode parecer um conselho estranho no início, mas pode ser útil não pensar em recursos de forma isolada. Em vez disso, foque em fluxos de trabalho, conjuntos de recursos relacionados que funcionam juntos para ajudá-lo a realizar tarefas de manutenção. Por quê? Porque é assim que as pessoas usam software de CMMS.

Por exemplo, você poderia focar neste caso de uso comum:

1. Gerar uma nova ordem de serviço sob demanda
2. Atribuí-la a um técnico de manutenção
3. Aceitar a ordem de serviço
4. Adicionar comentários à ordem de serviço
5. Fechá-la
6. Revisar seu histórico usando KPIs e relatórios

Agora, em vez de apenas saber como os recursos funcionam, você tem uma noção do que seria usar o CMMS no dia a dia.

Verifique diferenças entre o aplicativo e o desktop

Isso volta à tentativa de entender como o software funciona de forma diferente para diferentes usuários. Além disso, você quer ter certeza de não perder nenhum recurso.

O aplicativo móvel Hippo CMMS é um exemplo perfeito. Se você testar apenas a versão desktop, perderá todos os recursos do aplicativo.

Por que existem recursos diferentes para dispositivos diferentes? Como o aplicativo vive direto no dispositivo móvel, ele pode se integrar diretamente ao software e hardware, criando oportunidades para novos recursos, incluindo:

• Notificações push
• Leitura de código de barras
• Voz para texto em ordens de serviço
• Sincronização offline

Se houver recursos apenas no aplicativo, reserve um tempo para testá-los.

Verifique também o suporte, recursos e atualizações do fornecedor do CMMS

Depois de avaliar a UX, facilidade de uso e layout, você pode analisar os recursos e como eles se estruturam em fluxos de trabalho.

A partir daí, dedique um tempo para examinar o centro de recursos do fornecedor. Não é estritamente parte do software, mas é uma parte importante da experiência geral do usuário, e é isso que você está tentando avaliar durante o teste gratuito.

Os especialistas em design da Apple são famosos por seu trabalho pioneiro em experiência do usuário, que eles definem de forma surpreendentemente ampla. Na verdade, um de seus principais designers explicou que a experiência do usuário é todas as suas interações com o produto, até a facilidade de carregar seu novo computador da loja até o carro. Por isso, redesenharam as caixas para torná-las mais fáceis de carregar e com mais chance de caber no banco traseiro.

Tente revisar quaisquer ferramentas de suporte, incluindo:

• Recursos
• Vídeos
• Tutoriais de recursos

Resumo rápido

Testes gratuitos são uma ótima maneira de explorar software de CMMS e encontrar o que funciona melhor para você. A chave para tirar o máximo proveito do teste é chegar preparado. Agende um tempo para você e sua equipe examinarem o CMMS.

Não foque apenas nos recursos. Primeiro, olhe o layout e design geral. Lembre-se: se for difícil de usar, ninguém da sua equipe de manutenção vai usá-lo. Reserve um tempo para pensar em alguns casos de uso comuns para testar. Faz mais sentido pensar em termos de fluxos de trabalho do que em recursos individuais.

Não foque apenas no software. Seu teste gratuito é uma chance de explorar toda a experiência do usuário, incluindo conferir alguns dos recursos de suporte.

Próximos passos

Agora que você sabe como tirar o máximo proveito, é hora de se inscrever para seu teste gratuito de 14 dias com o Hippo CMMS.