5 Formas Comprovadas de Como o Software CMMS Melhora a Organização da Manutenção

Software de Gestão de Manutenção Computadorizado é uma ferramenta incrível que auxilia profissionais de manutenção a se tornarem mais organizados. O software CMMS simplifica processos de manutenção, fazendo de tudo: desde solicitações simples, ordens de serviço, manutenção preventiva, gestão de estoque até rastreamento de tempo de inatividade.

Com atividades diárias sempre em movimento, manter ordens de serviço e outras informações juntas é desafiador. Se você souber como usar melhor seu software de manutenção, completar o trabalho que precisa ser feito fica muito mais fácil. Aqui estão cinco benefícios do software de ordens de serviço CMMS para melhor organizar e melhorar eficiências em seus departamentos de manutenção.

Categorize o Trabalho de Manutenção

Tipicamente, ordens de serviço podem variar entre diferentes ações e responsabilidades. Dependendo dos detalhes relacionados a uma ordem de serviço, pode haver diferentes procedimentos a seguir. Alguns trabalhos podem se relacionar à infraestrutura, enquanto outros são para reparo de equipamentos. A associação adequada de ordens de serviço relacionadas ajuda a encontrar padrões na manutenção de instalações. Também pode haver projetos ou departamentos que precisam ter seu histórico de ordens de serviço distinguido do restante.

Um recurso a usar no CMMS é o software de ordens de serviço. Crie nomes personalizados de atividades de manutenção e departamentos (hidráulica, elétrica, pisos, etc.). Qualquer ordem de serviço criada pode então ser arquivada sob uma das categorias, associando-a a todas as ordens de serviço da mesma categoria ou subcategoria.

Ao criar uma lista de categorias e subcategorias, você pode organizar melhor as atividades de manutenção umas às outras e estruturar melhor relatórios de manutenção. Isso pode revelar padrões em falhas ou departamentos que têm problemas de manutenção mais críticos.

Atribua Permissões de Usuário para Funções de Manutenção

Se você tem múltiplos usuários em seu sistema de software de gestão de manutenção, lembre-se do que seus técnicos e membros da equipe de manutenção veem. Se a função deles é monitorar a parte elétrica, provavelmente não deveriam ver ordens de serviço para limpeza de janelas quando fizerem login. Gestores, cuja função é verificar trabalho concluído, devem ser os únicos a marcar ordens de serviço como concluídas. Para ajudá-los a focar, seu acesso de usuário deve estar relacionado apenas ao que suas funções e responsabilidades são.

Dependendo do seu software, você pode ter um número fixo de licenças de usuário para seu sistema de manutenção. Reserve um tempo para revisar a função de cada pessoa e quais são suas permissões de acesso. Se necessário, muitas empresas de software têm suporte técnico disponível para ajudar. Entre em contato para ajudá-lo a percorrer qual acesso de usuário cada membro deve ter.

Agende Relatórios de Manutenção

Como mencionado anteriormente, relatórios podem ser demorados sem as ferramentas certas. Se você sabe o tipo de relatórios de manutenção que precisa rastrear, muitos sistemas de software podem tê-los pré-configurados para você. Com a Hippo CMMS, nossos clientes criam relatórios salvos para revisar atividades de manutenção específicas — tempo de inatividade de equipamentos, custos de reparo, desempenho de fornecedores, etc. Estes estão disponíveis para visualização ou podem ser agendados para serem enviados a uma lista de e-mails regularmente.

Minimize ou Elimine a Papelada

Melhorar a gestão de ordens de serviço envolve usar o melhor método para rastrear o processo do início ao fim. Ordens de serviço impressas podem se perder durante a transferência de uma pessoa para outra. Isso torna mais difícil recuperar para revisões importantes. Pode ser um verdadeiro incômodo buscar conteúdo e documentos quando você mais precisa deles. É por isso que é útil considerar a alternativa ao papel — que é menos papel ou nenhum.

Se possível, digitalize suas cópias impressas de manuais de equipamentos ou manuais O&M para salvar no computador. Estes podem então ser carregados em seu software como arquivos PDF para acesso quando necessário.

Importe Contatos de Fornecedores e Fornecedores

Ao contatar fornecedores para serviços, é sempre bom simplificar o processo da forma mais possível. Fornecer as informações certas é fundamental para obter o serviço ou orçamento de preço necessário.

Ao importar os contatos de seus fornecedores, eles podem ser associados diretamente a ordens de serviço em seu sistema. Isso se torna uma ferramenta para acompanhar e revisar o desempenho do fornecedor ao longo do tempo. Também é útil saber se você está recebendo o melhor valor. Configure um relatório agendado de desempenho do fornecedor com as ordens de serviço atribuídas a eles. Você pode ver se está obtendo ótimo valor ou se é hora de procurar outro fornecedor.

Com o uso desses recursos, você pode aliviar a carga da organização diária. Configurar categorias e subcategorias apropriadas para recuperar tarefas relacionadas. Estruturar cada conta de usuário no sistema para suas funções relevantes na equipe de manutenção. Procure agendar relatórios de manutenção com antecedência para trabalhar adequadamente na revisão de informações. Ter seus fornecedores em seu software CMMS (também conhecido como software de gestão de instalações) pode ajudar a simplificar a comunicação e revisar seu desempenho.

Planejando com antecedência, reduzindo o que não é necessário e simplificando seus passos, leva menos tempo para fazer mais em sua carga de trabalho.