Série Especialista CMMS — Parte 4: Quatro Fatores-Chave para Escolher a Configuração do Seu Software

Na semana passada, na Parte 3 de nossa Série Especialista CMMS, mostramos os três tipos de configuração CMMS, detalhando custo, cronogramas de implementação e considerações que você deve conhecer antes de tomar uma decisão de integração. Para completar essa seleção, a Parte 4 dá visão sobre os quatro fatores que você deve considerar ao selecionar seu tipo de configuração.

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Criamos um fluxograma simples para determinar o melhor curso de ação para colocar seu sistema em funcionamento rapidamente. Nesta seção, abordaremos as perguntas localizadas nas bolhas azuis no gráfico, que se relacionam aos quatro fatores que afetam a configuração. Após entender os quatro fatores, você poderá usar o fluxograma para determinar seu tipo de configuração ideal.

Quatro Fatores que Afetam o Tipo de Configuração

1- Software de gestão de manutenção existente — Simplificando, se você já tem software de gestão de manutenção e busca mudar para outro fornecedor, muito do trabalho de configuração já pode estar feito. Sua equipe terá menos obstáculos durante a configuração inicial do novo banco de dados e integração de processos de software em suas vidas diárias de negócios. Isso será útil durante a Parte 3 — implementação. Por ora, a pergunta principal que você deve fazer é "este sistema atual permite exportar seus dados?". Se a resposta for sim, você tem sorte! Sua configuração ficou muito mais simples e seu rastreamento de histórico de manutenção ficou muito mais abrangente. Ao migrar dados de histórico de manutenção de um sistema antigo para um novo, você terá rastreamento contínuo e consistente desde o início, em vez de perder dados durante a troca. Além do histórico de manutenção, listas de ativos e equipamentos, usuários, inventário e peças de reposição, e modelos de ordens de serviço podem tipicamente ser migrados do software antigo para o novo. A equipe de suporte do seu fornecedor pode ajudá-lo a limpar e importar seus dados, tornando esse processo muito mais simples.

Se seu sistema atual não permite extrair seus dados, você pode ter um pouco mais de trabalho pela frente, onde a equipe de suporte do fornecedor entra em ação. Talvez você tenha mantido planilhas antigas com informações de ativos e equipamentos ou talvez seu fornecedor atual possa extrair informações do seu banco de dados antigo. Se tudo falhar, você pode pelo menos usar sua conta antiga como guia para configurar a nova, mostrando os equipamentos ou ativos que você rastreava e copiando-os para seu novo banco de dados. Serviço de configuração total ou parcial é recomendado neste ponto para colocá-lo em funcionamento rápida e corretamente.

2- Orçamento de Integração — Como declarado na Parte 1, certifique-se de deixar espaço no orçamento para taxas de integração. Taxas horárias de importação podem variar de $150/hora a $250/hora dependendo do fornecedor, enquanto outros podem incluir essa taxa na licença ou absorver o custo totalmente. Auditorias no local têm ampla faixa de preço, pois geralmente adicionam diária para despesas de viagem e alimentação e baseiam o preço no número de ativos envolvidos na auditoria. $1.000-$3.000 por dia dá uma ideia de ponto de preço de auditoria. Independentemente da rota de configuração que você escolher, recomendamos fortemente que opte por alguma ajuda na configuração do seu sistema, o que significa que você precisará orçar pelo menos em parte para esses serviços.

3- Prazo de Implementação — Você pode ver seu prazo de implementação em três períodos distintos, curto prazo (1-3 meses), médio prazo (3-6 meses) e longo prazo (6 meses-1 ano). Se você não tem pressa para colocar este novo sistema em funcionamento, pode ter mais tempo para configurá-lo lenta e gradualmente. Pode levar seu tempo aprimorando suas listas para importar, conduzindo sua própria auditoria com equipe interna, e obtendo feedback de colegas sobre que permissões eles precisam ou quais ativos gostariam de rastrear. Se precisa do sistema funcionando mais rápido, pode fazer mais sentido contratar um profissional para fazer o trabalho. Com sua experiência no setor e facilidade de uso com seu próprio produto, fornecedores podem conduzir auditorias completas e configurar sua conta em um mês ou menos.

4- Recurso Interno Dedicado — Um membro dedicado da equipe interna deve ser nomeado como pessoa de contato para configuração e suporte contínuo do sistema. Esta pessoa deve ser alguém que usará o sistema regularmente e que pode difundir novas informações para sua equipe de usuários do software. Este "campeão do software" pode ajudar a configurar o novo sistema reunindo informações de ativos, preenchendo planilhas de importação e integrando essas informações com o software. Algumas organizações utilizam as habilidades de um consultor de software terceirizado para ajudar a pesquisar adequadamente um novo sistema e configurá-lo. Outras organizações encarregam estagiários ou trainees de configurar o sistema, tornando isso um grande projeto contínuo durante a duração de seu contrato. Essa contratação temporária pode fazer sentido como contato inicial de configuração, mas certifique-se de que este campeão tenha repassado seu conhecimento com sucesso para o resto da equipe que usará o sistema continuamente. Se você tem um campeão de equipe designado com mandato para configurar seu sistema, bancos de dados podem entrar em funcionamento muito mais rapidamente do que aqueles que não fazem disso uma prioridade no departamento de manutenção.

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Leia a Parte 5 de nossa Série Especialista CMMS onde discutimos as 5 dicas para otimizar sua estratégia de implementação CMMS.