7 maneiras de demonstrar amor ao seu CMMS

O Dia dos Namorados está chegando e, além de regar seu parceiro, amigo ou família com corações e beijos neste dia adorável, nós aqui no Hippo CMMS achamos importante mostrar amor ao seu fiel software CMMS. Seu software de gerenciamento de manutenção pode estar se sentindo deixado de fora se você não tiver criado uma ordem de serviço ou atualizado os registros de seus equipamentos há algum tempo - então, qual o melhor momento para reorganizar e voltar aos trilhos do que agora?

Para deixá-lo no clima, pesquisamos nossa adorável equipe de integração de dados e treinamento sobre maneiras de otimizar melhor seu sistema CMMS existente. Eles apresentaram alguns problemas comuns que os clientes têm quando não gastam tempo suficiente com seu software e maneiras simples de remediar isso.

1. O AMOR É PACIENTE– Leva tempo para configurar sua conta

Se você acabou de adquirir um software CMMS para seu departamento de manutenção, prepare-se para gastar muito tempo com ele. A implementação adequada do CMMS requer um processo sistemático para garantir que todos os usuários, ativos, equipamentos, inventário e documentos correspondentes, etiquetas de identificação e imagens sejam adicionados. O que leva mais tempo é coletar todos esses dados e inseri-los em seu banco de dados. Seja paciente com esse processo e entenda que sua linha do tempo depende de quatro fatores principais; se você tem ou não um software de manutenção existente, seu orçamento de implementação, o prazo necessário e se você tem um recurso interno dedicado ou não. Nossa postagem sobre quatro fatores que afetam a configuração explica esses itens com mais detalhes.

Além de garantir paciência na fase de configuração, você também deve considerar o longo tempo que pode levar para que todos os seus usuários sejam treinados adequadamente no sistema. Se você tem uma equipe de manutenção maior, o agendamento de sessões relevantes para cada função pode levar tempo e ter um funcionário dominando importantes recursos de software, sem falar em TODOS os módulos, exige um investimento significativo de horas-homem. Nosso post sobre como otimizar o treinamento para sua equipe oferece ótimas sugestões sobre como colocar sua equipe em funcionamento com um CMMS no menor tempo possível.

O ponto aqui é entender que novos sistemas podem levar tempo para configurar e difundir o conhecimento para o resto de sua equipe. Acreditar que você terá um CMMS totalmente funcional dentro de um mês após a compra pode não ser realista. Aplique prazos razoáveis ​​ao treinamento e à configuração e seja paciente com o progresso.

2. O AMOR NÃO DEVE SER COMPLICADO – Organize seu banco de dados

Seu CMMS está cheio de equipamentos desatualizados, usuários que foram aposentados por 2 anos e uma lista de tarefas de manutenção preventiva que você concluiu meses atrás? Se isso soa como seu banco de dados, é hora de implementar alguma limpeza de inverno. Manter-se atualizado sobre as mudanças departamentais significa atualizar seu CMMS para imitar as práticas atuais, afinal seu software deve ser um reflexo digital de suas operações de manutenção. Para a implementação adequada do CMMS, reserve um tempo (recomendamos uma vez por mês) para remover equipamentos antigos do sistema, atualizar as informações de contato do usuário e alterar a frequência com que seus PMs estão sendo gerados. Nossa postagem sobre armadilhas do CMMS explica as melhores práticas para organizar seu banco de dados e colocar seu sistema de volta nos trilhos.

3. O AMOR É CONSISTENTE E FREQUENTE– Adicione formatação de dados consistente, com frequência

Um CMMS amigável e funcional recebe a atenção que merece com frequência. Seu sistema deve ser incorporado nas atividades diárias de manutenção e não no último minuto após o pensamento. Isso ajudará você a evitar entradas duplas ou atualizar as modificações de ordens de serviço, marcar tarefas em sua lista e rastrear suas horas de trabalho. Usar um aplicativo CMMS móvel para inserir dados é uma maneira simples de garantir atualizações consistentes e oportunas do seu sistema, pois as informações atualizadas por meio do aplicativo são difundidas por todo o sistema instantaneamente.

Além do uso frequente de seu sistema, você deve fazer o possível para manter a consistência ao inserir dados. Isso pode ser tão granular quanto garantir que todos os equipamentos usem a mesma convenção de nomenclatura, ou seja, unidade de tratamento de ar em vez de unidade de tratamento de ar, ou pode ser em escala maior, como garantir que cada PM tenha uma lista de verificação de tarefas adequada ou que os níveis de prioridade de ordem de serviço sejam sempre usados. Determine as entradas adequadas ao adicionar dados ao seu sistema pela primeira vez e mantenha essa formatação. Prova de ler suas informações antes de salvar ou ter um funcionário dedicado para inserir informações de forma consistente. Isso tornará a localização de informações muito mais fácil e transformará uma ferida nos olhos desordenada em uma lista informativa.

4. O AMOR É GENTIL– Mostre um pouco de amor à sua equipe de manutenção

Além de ser gentil com seu CMMS, é preciso dedicar um tempo para apreciar sua equipe. Sua equipe trabalha duro para garantir que as tarefas diárias sejam concluídas e que a instalação geral funcione sem problemas, então mostre a eles um pouco de amor de vez em quando. Nosso post sobre 31 maneiras de motivar seu departamento de manutenção tem algumas ótimas ideias sobre passeios divertidos em equipe ou incutir propriedade e propósito em seus funcionários. Reconhecer os esforços de sua equipe pode ser tão simples quanto escrever uma pequena nota para seu técnico de manutenção na seção de comentários de uma ordem de serviço ou levá-los para almoçar para comemorar uma conquista especial. Uma força de trabalho feliz é a chave para garantir a produtividade e maior qualidade do trabalho.

5. O AMOR ESTÁ NOS DETALHES– Adicione documentos, imagens, etiquetas de identificação e muito mais ao seu banco de dados

Você procura frequentemente manuais de O&M ou folhas de dados em papel em seus armários? Você fica confuso entre uma unidade de tratamento de ar e outra? Se você está gastando um pouco de esforço procurando informações, deve reavaliar seriamente seu processo. Uma das melhores partes de um software CMMS é a capacidade de associar documentos, etiquetas de identificação e imagens aos seus respectivos ativos ou equipamentos. As informações anexadas ao equipamento podem ser acessadas de forma rápida e fácil através do sistema. Você pode anexar faturas, contratos e muito mais a cada ordem de serviço para que esses documentos nunca se percam em uma série de pastas ou armários. Reserve um tempo para adicionar materiais importantes aos ativos que você usa com frequência. Uma boa regra geral é adicionar um documento/imagem ao sistema se você já precisar dele mais de uma vez. Para tornar esse processo mais gerenciável, defina metas de entrada de documento/imagem, como adicionar cinco novos documentos usados ​​com frequência por dia ao seu sistema. Gastar mais tempo antecipadamente economizará um tempo valioso no futuro.

Dica de bônus:em vez de vasculhar seu escritório para encontrar e digitalizar documentos importantes, como manuais de O&M, ou passar horas andando pelas instalações para tirar fotos de equipamentos/tags de identificação, procure-os online. A maioria das instruções e manuais de O&M podem ser baixados do site do fornecedor, enquanto as imagens dos equipamentos exigem uma simples pesquisa de imagens no Google. Confie em nós, é uma grande economia de tempo e seus técnicos agradecerão por fornecer mais informações na ponta dos dedos.

6. O AMOR TEM SEUS LIMITES– Conheça as limitações do seu sistema

Como todas as coisas boas, um sistema CMMS tem suas limitações. O software é tão bom quanto os dados que você coloca nele. Ele não exibirá magicamente suas ordens de serviço por telepatia - alguém precisa inserir dados manualmente nos campos e clicar em salvar. Embora o software de reconhecimento de voz e as ferramentas de escrita automática tenham percorrido um longo caminho, nada é tão bom quanto um ser humano. O ponto é, entenda os recursos e funções do seu sistema antes de comprá-lo. Saiba quais dados são atualizados automaticamente e quais precisam ser inseridos manualmente para que você tenha expectativas claras sobre os recursos do software.

Se o seu software não oferece todas as funcionalidades que sua empresa exige, talvez você precise acessar novamente sua opção de software ou talvez seja uma questão de gastar um pouco mais de dinheiro na integração de dados. A maioria dos fornecedores de CMMS oferece serviços completos de integração de dados, onde o fornecedor é responsável pela coleta de dados (carregar seus manuais de O&M, fazer um inventário de seu estoque de peças sobressalentes, adicionar todos os equipamentos etc.), bem como pela configuração da conta. Contratar esse trabalho pode economizar muito tempo da sua organização e garantir que seu banco de dados seja configurado corretamente e otimizado logo de cara. Desenvolvimento personalizado também pode superar as limitações atuais do seu sistema. Muitos fornecedores trabalharão com você para criar módulos personalizados para sua organização por um preço. Se esta nova ferramenta mostrar valor para outros clientes, o fornecedor pode concordar em dividir a taxa de desenvolvimento. Explore suas opções e entenda a melhor forma de lidar com as limitações.

7. O AMOR É AVENTUREIRO– Faça um novo módulo para dar uma volta

A tecnologia está em constante evolução, tornando-se mais simplificada e fácil de usar para todos os tipos de níveis de habilidade técnica. Certifique-se de conhecer os novos recursos que seu fornecedor de CMMS desenvolveu desde que você comprou o sistema. Pode ser o caso em que você pode aproveitar o valor excepcional de um sistema de código de barras ou plantas baixas interativas sem ter que pagar mais pelo recurso. Se você não se sente aventureiro o suficiente para usar recursos avançados, tente aproveitar um recurso mais básico que você não teve tempo de explorar. Poderosas ferramentas de relatórios podem fornecer informações sobre todos os aspectos de suas operações de manutenção e, melhor ainda, são muito fáceis de criar. Você pode até “defini-lo e esquecê-lo” acionando e-mails de relatório na frequência de sua escolha. Dê um passeio no lado selvagem e mergulhe em um novo recurso, sua empresa certamente verá os benefícios da utilização de recursos além do simples gerenciamento de ordens de serviço.

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Mostrar amor ao seu sistema permitirá que você tire mais proveito dele, seja aproveitando novos recursos ou aprimorando a manutenção do banco de dados. Ao gastar mais tempo antecipadamente adicionando informações de ativos corretamente e limpando uma interface desordenada, você e sua equipe trabalharão com muito mais eficiência posteriormente. Lembre-se, todo mundo gosta de se sentir apreciado e seu software CMMS não é exceção.

Para saber mais sobre como otimizar seu CMMS, entre em contato nossa equipe de suporte amigável.

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