Por Que CMMS Supera Planilhas: 10 Vantagens Principais

Planilhas são comumente usadas por gerentes de instalações e manutenção para rastrear ativos e operações que supervisionam. Na superfície, planilhas parecem uma solução razoável.

• A maioria das empresas possui aplicativos de planilha baseados em computador.
• São despesa esperada e não precisam ser orçadas.
• A maioria dos funcionários está familiarizada com seu uso, então são solução fácil que requer pouco ou nenhum treinamento.
• Planilhas têm recursos de relatórios poderosos e podem criar gráficos que impressionam a alta gestão.
• Gerentes de instalações e manutenção podem compilar fichas de dados de ativos e equipamentos principais, inventário, utilidades, localizações, fornecedores, vendedores, funcionários, inquilinos e clientes.

Com todos esses benefícios, por que gerentes procurariam sistemas como sistema informatizado de gestão de manutenção (CMMS), sistemas de gestão de instalações auxiliados por computador (CAFM) ou software de gestão de instalações (FMS)? Afinal, esses sistemas são muito mais caros (comparados ao MS Excel), menos familiares, e requerem muito tempo e esforço para implementar e treinar a equipe.

Sim, parece que os benefícios das planilhas são vastos, mas não devemos descartar benefícios de CMMS tão rapidamente, e na verdade, devemos considerar adotá-los como parte de nossas operações. A seguir, 10 razões pelas quais gerentes devem usar software CMMS em vez de planilhas:

1. Melhor atendimento ao cliente para inquilinos e clientes

Empresas que prestam serviços a inquilinos e outros clientes podem melhorar o serviço com software de gestão de instalações e CMMS. Esses sistemas permitem que inquilinos, equipe e outros clientes enviem solicitações de serviço em tempo real e as encaminhem automaticamente ao prestador. Clientes podem receber atualizações de status por e-mail e acompanhar progresso facilmente. Planilhas não conseguem fazer isso, e se gerentes quiserem manter clientes informados sobre status de solicitações, devem fazer manualmente. Atualizar solicitantes manualmente requer muito tempo, é não confiável e propenso a erros. Em última análise, clientes e inquilinos ficarão mais satisfeitos com empresa que usa sistema de gestão de manutenção ou instalações que os mantém atualizados sobre suas solicitações.

2. Acesso fácil a documentos críticos

Gestão de instalações atua como hub centralizado para documentos importantes. Pessoas trabalhando em departamentos de instalações e manutenção frequentemente precisam acessar documentos críticos como plantas, manuais de operação, garantias, imagens, contratos de fornecedores e vendedores, contratos de locação, faturas, pedidos de compra e mais. Todos esses documentos são facilmente armazenados e acessados no banco de dados. Na ausência de software, você pode gastar horas ou até dias procurando um manual de operação ou desenho mecânico. Planilhas falham em comparação a software de gestão de instalações e CMMS quando se trata de gerenciar e acessar documentos importantes.

3. Alertas e lembretes de e-mail automatizados

Uma das maiores vantagens que CMMS e FMS têm sobre planilhas é sua capacidade de enviar notificações e alertas automatizados a diferentes partes. O software pode ser configurado para enviar e-mails e mensagens de texto quando eventos importantes estão vencendo. Notificações são enviadas quando solicitações de serviço são feitas, itens de inventário atingem limite crítico, manutenção preventiva precisa ser realizada, inspeções estão vencidas, garantias estão próximas do vencimento, ou ocorre uma falha.

Além disso, alertas são enviados automaticamente quando trabalho não foi respondido dentro de período específico. Por exemplo, se um técnico foi notificado que um elevador está fora de serviço mas não respondeu à notificação dentro de uma hora, o gerente de instalações será notificado, permitindo ação rápida. Usar planilhas resulta em gerentes sendo reativos e agindo quando já é tarde. Enquanto isso, software de manutenção permite gerentes e técnicos serem proativos, evitar falhas e responder mais rápido.

 

4. Manutenção preventiva aprimorada

Software de manutenção predial tem recursos de manutenção preventiva e programada que acionam ordens de serviço automaticamente conforme cronograma definido. Alguns sistemas até acionam tarefas quando leituras atingem limite crítico (MPs baseadas em medidor). Notificações podem ser enviadas antes do evento programado e quando a manutenção vence. Se o trabalho não foi completado, alertas são enviados a supervisores. Sem software, manutenção preventiva pode facilmente ficar sem atenção, resultando em tempo de inatividade mais frequente e custos de reparo mais altos. Planilhas vão até documentar quando manutenção preventiva e inspeções estão programadas, mas não vão muito além. Se manutenção preventiva é prioridade na sua organização, provavelmente é melhor não confiar em planilhas.

5. Capacidades de relatórios aprimoradas

Todos sabemos que se você é competente com planilhas, pode criar relatórios incríveis. A alta gestão se impressiona quando apresentados com gráficos de pizza, barras e diagramas de dispersão. Demonstra que você sabe seu negócio e colocou esforço na apresentação.

Software de gestão de instalações e manutenção oferece capacidades de relatórios comparáveis e mais. Além de poderosas ferramentas de escrita de relatórios, pacotes de software vêm com relatórios prontos. São relatórios requeridos por gerentes incluindo: ordens de serviço atrasadas, manutenção preventiva e inspeções próximas, custos mensais de manutenção, custos e utilização de mão de obra, análise de ciclo de vida de equipamentos, níveis de inventário, para citar alguns. Imagine o tempo que levaria alguém para construir corretamente esses relatórios em planilha.

Relatórios também podem ser agendados e enviados automaticamente por e-mail quando necessário. Para gerentes que amam suas planilhas, relatórios CMMS podem ser extraídos e modificados usando funções de planilha. Muitos sistemas de manutenção também têm dashboards personalizáveis permitindo usuários visualizarem dados em tempo real sobre indicadores-chave de desempenho (KPIs).

6. Acessibilidade

Nos últimos dez anos vimos mudança para software baseado em web permitindo acesso via navegador. Isso basicamente dá acesso aos usuários em qualquer lugar, a qualquer hora, desde que haja conexão à internet. Mais recentemente, com proliferação de internet sem fio, usuários de software podem acessar seu banco de dados de smartphones ou tablets. As mesmas notificações e alertas por e-mail agora podem ser recebidas remotamente, não restringindo usuários a computadores desktop. Isso resulta em tempo de resposta mais rápido, menos papel e melhor comunicação. Quando se trata de CMMS vs planilhas, este nível de acessibilidade não é alcançável com planilhas.

 

7. Credenciamento LEED

Implementar software de gestão de instalações e CMMS são reconhecidos como formas eficazes de reduzir consumo de energia de edifícios. CAFM permitem gerentes relatar facilmente sistemas com desempenho ruim e tomar decisões oportunas para quando equipamentos devem ser atualizados ou manutenção requerida. Software de manutenção vem equipado com ferramentas de relatórios que identificam equipamentos com falhas e permitem gerentes ver tendências. O valor que o software adiciona a programas de manutenção preventiva é visto como passo para operações de edifícios mais verdes. É por isso que ter sistema de software de manutenção em vigor dá à instalação um ponto para credenciamento LEED.

8. Adição de novos registros

Software de gestão de instalações e manutenção faz trabalho melhor em registrar eventos comparado a planilhas. Quando solicitação de serviço é enviada, o software automaticamente registra nome do solicitante, info de contato, hora e data da solicitação. O software também registra quem respondeu e quando. Na verdade, o software registra automaticamente cada transação. Imagine fazer isso com planilha envolvendo várias pessoas adicionando registros. Seria quase impossível.

9. Gestão de ordens de serviço

CMMS e FMS têm capacidade de simplificar todo o processo de ordem de serviço usando software de ordem de serviço, algo impossível com planilhas. Com software de manutenção, equipe e clientes podem enviar solicitações, que podem ser aprovadas (ou rejeitadas) e despachadas para equipe de manutenção e fornecedores externos. O software registra automaticamente hora da solicitação, quando foi recebida e cada transação durante o processo de ordem de serviço. Fotos, faturas e outros documentos importantes podem ser adicionados a ordens de serviço para referência. Gerentes de manutenção podem facilmente extrair dados sobre tempo de resposta, tempo para completar e custos envolvidos. Como observado, notificações e alertas por e-mail são gerados mantendo todas as partes atualizadas sobre status da ordem de serviço. Melhores processos de gestão de ordens de serviço também resultam em tempo de resposta mais rápido e reduzem tempo de inatividade de equipamentos.

10. Redução de custos

Se você atualmente usa planilhas, chances são que coisas estão escapando pelas frestas. Manutenção preventiva não está sendo realizada como planejado. Existe relação inversa entre manutenção preventiva e não planejada. Tempo de inatividade e custos de reparo diminuem conforme manutenção preventiva e planejada aumentam. Há economia de custos com melhor documentação e relatórios sobre desempenho de fornecedores e técnicos, utilização de mão de obra e desempenho de equipamentos. CMMS e FMS também têm ferramentas de gestão de inventário que permitem empresas otimizar níveis de inventário, mantendo estoque baixo, mas tendo suprimentos disponíveis quando necessários — outra economia. Fornecer gerentes com poderosas ferramentas de relatórios de manutenção permite tomar melhores decisões que economizam dinheiro da empresa.

Tipicamente, sistemas de software de manutenção mostram ROI em menos de um ano e redução de 5-15% nos custos de manutenção pode ser esperada. A redução de custo é ainda maior se não há sistema de manutenção preventiva ou planejada e a manutenção é reativa. Muitas variáveis estão envolvidas em cálculos de ROI, mas dados os benefícios de CMMS descritos neste artigo, uma implementação adequada de CMMS ou software de gestão de instalações pode ser grande economizador de custos.

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NOTA DO AUTOR: Podemos entender seu ceticismo; uma empresa CMMS dizendo por que software de manutenção é ótimo pode ser um pouco desagradável. No entanto, mantemos não apenas nosso próprio sistema CMMS, mas também soluções de software de manutenção em geral. E você não precisa acreditar na nossa palavra, clique aqui para ler uma das muitas histórias de sucesso de clientes.