Soluções CMMS:5 sinais de que sua organização precisa de um sistema CMMS

As empresas hoje percebem os benefícios da implementação de um CMMS. No passado, os sistemas de gerenciamento de manutenção eram encontrados apenas em fábricas, mas agora vemos software de manutenção sendo usado em instituições de ensino, unidades de saúde, municípios, instalações esportivas e recreativas, shopping centers, praticamente qualquer tipo de instalação. Se você é um gerente de manutenção ou instalação, pode estar se perguntando:"Como posso saber se uma solução CMMS é certo para a minha organização?” A seguir estão 5 sinais indicadores de que sua organização precisa de um sistema de gerenciamento de manutenção .

1. Sua empresa não possui um programa de manutenção preventiva em vigor

Muitas empresas não possuem um programa formal de manutenção preventiva. Por formal, estou me referindo a ter processos padronizados e procedimentos estabelecidos envolvendo automação e responsabilizar as pessoas pela conclusão de tarefas. A manutenção preventiva serve para reduzir o tempo de inatividade dos equipamentos. Na superfície, isso reduz a quantidade de tempo e dinheiro gasto em reparos de equipamentos. Além disso, a manutenção preventiva regular aumenta a produtividade, reduz as paradas de produção e aumenta a expectativa de vida dos equipamentos. As organizações geralmente têm programas de manutenção preventiva, mas faltam. Se o seu departamento de manutenção estiver trabalhando a partir de um manual ou livro, uma prancheta ou planilhas, você deve considerar um software de manutenção preventiva. Indo com o sistema de manutenção preventiva trará muitos benefícios;

• Notificações antecipadas quando as MPs estão chegando
• Notificações de alerta quando as ordens de serviço de manutenção preventiva estão vencidas
• Atualizações sobre peças necessárias e níveis de estoque atuais
• Pedido de peças quando os níveis de estoque ficam abaixo do limite
• Acompanhe o tempo e os custos para concluir o trabalho
• Relatórios em tempo real sobre o desempenho da manutenção preventiva
• Instilar uma cultura que considera a manutenção preventiva uma prioridade

2. Reparos e manutenção não planejada não são documentados

Se você está considerando o CMMS para sua empresa, provavelmente está se perguntando:"Quantas vezes o equipamento 'X' quebrou no ano passado?" “Quanto dinheiro investimos na reparação da Máquina ‘Y’?” “Com que frequência estamos consertando o chuveiro na unidade 101?” Com um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado, os gerentes de instalações e manutenção encontram facilmente respostas para perguntas como essas e muito mais. As soluções CMMS vêm equipadas com ferramentas de gerenciamento de ordens de serviço sob demanda que permitem aos usuários documentar eventos de manutenção não planejados quando eles ocorrem e rastreá-los desde o envio até a conclusão. Através deste processo estão sendo registrados dados importantes que podem ser usados ​​pelos gerentes para tomar decisões informadas. Isso inclui;

• Data e hora em que a ordem de serviço foi enviada
• Informações do solicitante
• Tempo de resposta do técnico ou contratado designado
• Tempo necessário para concluir
• Custos e materiais envolvidos na ordem de serviço
• Frequência desse tipo de ordem de serviço

Além de todas as métricas acima, ter um sistema computadorizado de ordens de serviço melhora o tempo de resposta a ordens de serviço críticas. Quando um elevador quebra ou um cano estoura, minutos podem equivaler a GRANDES DÓLARES. Se melhorar o tempo de resposta à manutenção não planejada é um objetivo, a implementação de um software de manutenção computadorizado o ajudará a alcançar isso.

3. Esperar por peças é um revés comum

Você acha que sua equipe de manutenção está sempre esperando as peças chegarem? As ordens de serviço são atrasadas regularmente devido a não ter o que você precisa em estoque e peças no pedido? Se esses são problemas comuns, é hora de começar a fazer algumas pesquisas sobre o software CMMS. Quase todos os softwares de manutenção computadorizados vêm com ferramentas de gerenciamento de estoque que permitem aos gerentes de manutenção garantir que as peças críticas estejam disponíveis quando necessário. O software de gerenciamento de estoque pode;

• Definir limites de quantidade mínima e máxima
• Forneça informações detalhadas sobre fornecedores e custos de peças
• Vincule peças a equipamentos e ordens de serviço de manutenção preventiva
• Envie alertas quando os níveis de estoque estiverem baixos
• Seja digitalizado com leitores de código de barras e dispositivos móveis
• Gerar pedidos de compra
• Acompanhar o uso e os custos de peças ao longo do tempo
• Reduzir o inventário perdido por roubo ou outro
• Reduza os custos de depreciação por meio do JIT

Ter soluções CMMS em funcionamento dá aos gerentes de manutenção e instalações mais controle sobre seu inventário e garante que as peças críticas estejam disponíveis quando necessário.

4. O rastreamento e o agendamento de mão de obra precisam ser aprimorados

Se o seu departamento de manutenção envolver 1 ou 2 pessoas, o rastreamento de mão de obra e agendamento de eventos pode ser bastante simples e provavelmente pode ser gerenciado usando o Outlook ou um aplicativo de calendário semelhante. À medida que o departamento de manutenção cresce e mais pessoas estão envolvidas, o rastreamento de horas de trabalho e o agendamento de tarefas se tornam mais complicados. Muitas empresas operam sem sistemas formais de rastreamento para suas equipes de manutenção e sentem que estão funcionando sem problemas, sem problemas. O software CMMS deve ser considerado não apenas quando os problemas são óbvios, mas quando as operações podem ser melhoradas. Os sistemas de software de manutenção são fundamentais para identificar e resolver gargalos com a utilização de mão de obra, monitorar a capacidade de resposta da equipe, custos de mão de obra, programar manutenção preventiva e planejada e previsão. Esses sistemas oferecem aos gerentes a oportunidade de melhorar o tempo de resposta e a utilização da mão de obra e reduzir os custos de mão de obra.

5. Não há medidas formais de desempenho em vigor

Para que as empresas se mantenham competitivas, é preciso que haja uma cultura de redução de custos em toda a empresa. Os custos não existem para serem acumulados; eles estão lá para serem reduzidos. As soluções CMMS equipam os gerentes com poderosas ferramentas de relatórios que fornecem dados em tempo real sobre o desempenho operacional de manutenção e os ajudam a tomar decisões informadas e previsões mais precisas. Se você é novo no CMMS, você se beneficiará de relatórios sobre mão de obra, inventário e custos de reparo e, à medida que se envolver mais, progredirá para métricas mais granulares, como tempo médio de resposta, tempo médio de reparo , tempo de inatividade de equipamentos, taxas de utilização de mão de obra e análise de tendências. Por fim, o software CMMS pode ser configurado para relatar quaisquer dados que estejam sendo registrados e será uma ferramenta necessária para otimizar a eficiência da manutenção.

De acordo com sites como Software Advice e Capterra, existem mais de 100 soluções CMMS, todas oferecendo módulos de gerenciamento de ordens de serviço, manutenção preventiva e gerenciamento de estoque e equipamentos. Tire algum tempo para fazer sua pesquisa. Investir em software de gerenciamento de manutenção não precisa custar milhares de dólares adiantados. Existem muitas oportunidades para testes gratuitos e opções adequadas para organizações pequenas e grandes.