Como simplificar o gerenciamento de ordens de serviço com um CMMS

Empresas em muitos setores da indústria estão se voltando cada vez mais para o Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) como seu software de gerenciamento de instalações. Maior eficiência, custos reduzidos e um retorno sobre o investimento (ROI) mais significativo são as principais razões para as empresas optarem por abandonar as abordagens tradicionais de lápis e papel em favor de sistemas automatizados de gerenciamento de manutenção. Os softwares CMMS atuais eliminam os sistemas de arquivamento de papel complicados e ineficientes, oferecendo às empresas a capacidade de rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais de seus ativos exigem manutenção preventiva - tudo em seu software baseado em nuvem. Além dos benefícios da eficiência organizacional, essa melhoria também levou a uma vida útil estendida do equipamento, melhor gerenciamento de tempo e utilização de mão de obra e, finalmente, redução de custos e aumento de lucros.



Os CMMSs são sistemas de software altamente sofisticados que utilizam milhares de pontos de dados que, a qualquer momento, podem fornecer ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou, alternativamente, o status de um equipamento individual. O software de gerenciamento de manutenção representa sistemas robustos quando usados ​​em todo o seu potencial. O setor de CMMS se esforça para permanecer no topo das mudanças tecnológicas e do setor, evoluindo continuamente e sendo mais responsivo às necessidades em constante mudança de seus clientes. As inovações recentes no software de gerenciamento de manutenção incluem interfaces seguras baseadas em nuvem, acessibilidade de dispositivos móveis e funcionalidade sem papel que aumenta ainda mais a facilidade de uso.

Em uma pesquisa recente realizada pelo Hippo CMMS com 125 compradores, o gerenciamento de ordens de serviço (ou seja, reparos, manutenção não planejada) foi classificado como importante por 91% dos entrevistados. Essa descoberta, bem como o valor dos compradores na manutenção preventiva (aprovado por 96% dos entrevistados), sugere que os clientes do CMMS priorizam o aumento da eficiência operacional como objetivo principal. Aqui está uma lista de sete maneiras pelas quais os sistemas de software podem simplificar o gerenciamento de ordens de serviço:

1. Notificações em tempo real

Não há dúvida de que “tempo é dinheiro” e qualquer perda de tempo pode custar caro às operações. As empresas que dependem de métodos de cópia impressa gastam tempo escrevendo ordens de serviço e, em seguida, enviando-as fisicamente para o pessoal de serviço designado. Se essa pessoa não estiver presente para receber a ordem de serviço, ela poderá ficar em sua mesa por algum tempo antes de ser revisada. Com um CMMS, todas as ordens de serviço são criadas dentro do sistema e transmitidas imediatamente aos usuários apropriados para manutenção. Usando notificações por e-mail e/ou alertas móveis, a ordem de serviço é recebida em segundos. O software de gerenciamento de ordens de serviço também pode rastrear o processo de ordem de serviço, tornando possível monitorar o progresso da ordem de serviço do início ao fim.

2. Gerenciamento de ordens de serviço acessível e digital

Depois que as ordens de serviço são criadas, há um registro digital disponível para todos os usuários designados. As ordens de serviço podem ser recuperadas em vários dispositivos, incluindo computadores desktop, laptops, tablets e smartphones. Em todos os casos, os dados são consistentes com todas as partes recebendo as mesmas informações ao mesmo tempo. As ordens de serviço são criadas no mesmo formato e com campos de preenchimento obrigatório. Isso garante que todas as informações relevantes sejam incluídas. Por exemplo, as ordens de serviço incluem registros de quem fez a solicitação, informações de contato relevantes, uma descrição clara do problema, incluindo imagens conforme necessário, bem como a localização do equipamento que precisa de manutenção. O modelo de ordem de serviço digital garante que as informações contidas sejam claras e legíveis e que nada seja perdido ou mal interpretado.

3. Organização simples, prioridades claras

Em empresas de médio a grande porte, não é incomum ter várias ordens de serviço abertas em um determinado momento. Como os técnicos e as alocações de tempo podem ser limitados, é essencial que as ordens de serviço sejam priorizadas com base na urgência, suprimentos, pessoal e tempo. O software de gerenciamento de ordens de serviço pode atribuir datas de vencimento, bem como níveis de prioridade (ou seja, alto ou baixo). Alguns CMMSs podem exibir plantas baixas e mapas que identificam a localização dos equipamentos e auxiliam os técnicos no planejamento estratégico do cumprimento de ordens de serviço.

4. Relatórios sem esforço sobre ordens de serviço atrasadas

O software de gerenciamento de ordens de serviço rastreia o progresso do cumprimento da ordem de serviço. Os relatórios de ordens de serviço podem ser filtrados por diferentes indicadores, como em andamento, concluídos ou vencidos. Se uma data de vencimento não for cumprida, os gerentes serão alertados. Esse tipo de monitoramento permite que os gerentes tomem decisões sobre alocação de pessoal, contratação e suprimentos, além de identificar gargalos para trabalhos atrasados. Ao revisar os relatórios de ordens de serviço ao longo do tempo, os gerentes podem fazer alterações conforme necessário, para melhorar a eficiência de suas operações.

5. Documentos de ordem de serviço acessíveis

Nos últimos anos, os CMMSs evoluíram em resposta às demandas da indústria, tornando-se aplicativos mais sofisticados, robustos e fáceis de usar. A título de exemplo, muitos sistemas de manutenção agora incluem links para manuais de equipamentos, informações de garantia, documentos relevantes, contratos de fornecedores e padrões de código da indústria. Como todas essas informações são mantidas no banco de dados do software e acessíveis com apenas alguns cliques de mouse ou toques em um dispositivo móvel, não há necessidade de buscar manualmente dados importantes relacionados ao equipamento quando necessário. A conveniência e facilidade de acessibilidade economiza tempo e energia para todos os envolvidos no processo de ordem de serviço.

6. Histórico de reparos e relatórios de tendências

Os CMMSs podem gerar um relatório de histórico de reparo com base em ordens de serviço concluídas. Os relatórios podem ser filtrados por períodos de tempo (ou seja, dias, semanas, meses, anos) por departamentos e/ou por locais. Tendo a flexibilidade de revisar históricos de reparos ao longo do tempo ou por meio de outros indicadores, os gerentes podem avaliar as tendências de quebra de equipamentos, substituição de peças, custos de reparo, alocação de mão de obra, etc. hora de substituí-lo. Ter um histórico de reparos ajuda os gerentes a tomar decisões importantes sobre a operação em andamento em seus departamentos.

7. Gerenciamento de manutenção de dispositivos móveis

Um dos desenvolvimentos mais significativos na funcionalidade do CMMS foi adicionar acesso móvel ao painel do sistema de gerenciamento de manutenção. Dado o uso generalizado de dispositivos móveis na forma de smartphones e tablets, essa mudança na forma como os clientes utilizam o software de gerenciamento de manutenção agora levou o gerenciamento de manutenção automatizado a um novo nível de funcionalidade. Todos os recursos do CMMS disponíveis em desktops de computador também estão disponíveis usando o aplicativo de ordem de serviço. Com o recurso de dispositivo móvel, os usuários não precisam mais esperar para acessar um CMMS em seus computadores desktop. Em vez disso, eles podem acessar o sistema quando e onde estiverem. Mais importante, as câmeras de telefone e tablet possibilitam que os técnicos carreguem imagens de equipamentos que precisam de reparos ou peças que precisam ser substituídas. O recurso de leitura de código de barras em dispositivos móveis também garante que os itens referenciados sejam exatos. Ter imagens ou códigos de barras reduz a oportunidade de erro ou confusão. Mais uma vez, isso resulta em uma melhoria geral na eficiência.

A manutenção contínua é parte integrante de qualquer operação e uma realidade que não pode ser negligenciada. A produtividade de uma organização é prejudicada quando os reparos não são feitos prontamente ou quando os reparos são atrasados ​​porque as ordens de serviço não são claras ou contêm erros. A criação de ordens de serviço automatizadas, detalhadas e formatadas de forma consistente elimina erros e confusões, além de reduzir tempo e energia. Os históricos de reparo gerados por um software de ordem de serviço ajudam as empresas a se manterem informadas sobre suas operações de manutenção e oferecem oportunidades para tomar decisões informadas conforme necessário.