As Armadilhas da Gestão de Ordens de Serviço em Papel e Planilhas: Guia para Soluções Modernas

Com papel, gerar novas ordens de serviço leva muito tempo e esforço, forçando você a incluir o mínimo. Com planilhas, você gera e compartilha dados rápido, mas uma vez que começa a espalhar, você não tem controle sobre eles.

Papel mata seus dados de manutenção, e planilhas os transformam em zumbis. De qualquer forma, você fica preso no escuro.

Se você está lutando atualmente com gestão de manutenção baseada em papel ou planilhas, conhece todos os problemas. Você já vive dentro daquele filme de terror.

Mas vale olhar esses velhos monstros mais uma vez para entender por que causam tantas dores de cabeça. Porque uma vez que sabemos por que não funcionam, podemos escolher mais facilmente uma solução moderna de software CMMS que funcione.

Ordens de serviço em papel matam seus dados de manutenção

Não é surpresa que tantas organizações e indústrias tentem ir paperless. Todo mundo, do seu banco local a companhias aéreas internacionais, fez a mudança há muito tempo por causa de todos os problemas de tentar rodar operação moderna e intensiva em dados confiando em papel.

Muitos dos problemas se resumem a quão difícil é gerar dados e quão difícil é não perdê-los. O resultado? Ineficiências que custam tempo e dinheiro.

Feito à mão é ótimo para comida, e mãos na massa é o melhor tipo de experiência

Mas qualquer coisa "manual" é só terrível quando se trata de dados, incluindo ordens de serviço, onde você precisa confiavelmente:

• Gerar
• Priorizar
• Atribuir
• Capturar
• Aproveitar

Olhando essa lista, isso é basicamente tudo que você precisa fazer com seus dados.

Copiar tudo à mão significa que você só consegue incluir a quantidade mínima de informação

Vamos comparar o que você gostaria de incluir em ordens de serviço contra o que geralmente consegue. Para ajudar técnicos a chegar no local preparados, trabalhar eficientemente e fechar cedo, você queria que eles tivessem:

• Históricos completos de manutenção e reparos de ativos
• Instruções passo a passo
• Checklists personalizáveis
• Peças e materiais associados
• Imagens, esquemáticos, manuais O&M e garantias relacionadas
• Mapas de site e plantas de piso interativos

Quanto você razoavelmente conseguiria incluir com ordem de serviço em papel? Mesmo se estivesse disposto e capaz de desperdiçar toda manhã na frente do fotocopiador do escritório, sempre vai levar tempo demais e muitos recursos para produzir ordens de serviço em papel com mesmo uma fração daquela informação.

E mesmo se tivesse tempo e rodasse fábrica de papel então papel era basicamente de graça, técnicos precisariam de carrinhos de mão só para carregar ordens de serviço de um dia.

No fim, ordens de serviço em papel sempre têm só a informação mínima, deixando para técnicos descobrirem muita coisa sozinhos, diagnosticando quando podiam estar trabalhando, desperdiçando tempo de todo mundo reinventando a mesma roda.

E quando técnicos desperdiçam tempo, você desperdiça seu dinheiro.

Aquele pouquinho de dados também costuma estar cheio de pequenos erros

Que é o pior tipo de erro, porque nada é pior que falhar "silenciosamente". Se você vê erro na hora, corrige. Mas quando passa despercebido fácil porque é pequeno, há mais chance de grande desastre depois.

Aqui vai exemplo rápido. Tem dois freezers idênticos no fundo, e um precisa de inspeção seguida de algumas tarefas rápidas de manutenção preventiva. Quando você copia a informação para a ordem de serviço em papel, acidentalmente escreve número errado, levando técnicos a trabalhar no freezer errado. O que precisava do trabalho é ignorado — até quebrar por falta de atenção.

E aqueles pequenos erros tornam seus relatórios de manutenção não só frustrantes e demorados mas também imprecisos

Gastamos muito tempo falando como papel dificulta trabalhar com dados, mas vale voltar um pouco e perguntar: "Por que precisamos desses dados em primeiro lugar? Por que é importante ter bons dados?"

Boa pergunta. E a resposta é porque conhecimento é poder. E saber é metade da batalha. E um monte de outros ditados populares e frases famosas destacando a importância do conhecimento.

Quando você tem os números certos, toma as decisões certas.

Mas quando forçado a confiar em papel, seus números estão sempre provavelmente um pouco errados. Primeiro, é fácil perder pedaço de papel, e isso significa que muitos dos seus dados simplesmente somem. Se você quer saber quanto gastou em manutenção mês passado, passo um é rastrear todos aqueles pedacinhos de papel. Quantos você conseguiria recuperar confiavelmente? E tem aqueles pequenos erros na papelada que você conseguiu coletar, que se compostos quando tenta escrever relatórios.

Voltando ao exemplo da identidade trocada do freezer. Havia erro pequeno mas crítico na ordem de serviço original, que levou equipe a trabalhar no ativo errado. Daí, o erro piora quando você adiciona números errados no relatório mensal de manutenção. Agora, em vez de saber para onde seu dinheiro vai no orçamento, você acha que vai para outro lugar.

E quando tenta usar seus relatórios para direcionar melhor seu cronograma de manutenção preventiva, você espalha aquele erro, empurrando para frente onde pode fazer ainda mais encrenca para você e a equipe de manutenção.

Mesmo olhada rápida em ordens de serviço em papel mostra por que quase todos ficaram animados pulando para ordens de serviço em planilha. Mas elas só introduziram novos problemas.

Ordens de serviço em planilha transformam seus dados de manutenção em zumbis

Aqui, você luta com o problema oposto do papel. Agora, em vez de dados escassos e facilmente perdidos, você tem muitos dados, mas nunca pode realmente confiar neles.

Para entender melhor o problema principal com planilhas, devemos começar com rápida revisão da diferença entre cópia e versão de arquivo.

Pense no fluxo de trabalho padrão de ordem de serviço baseado em planilhas. Você recebe solicitação de manutenção e decide gerar ordem de serviço. A boa notícia é que você está na sua mesa, então consegue ligar rapidinho o computador e acessar seu programa de planilha. Daí, digita alguma informação, copia-e-cola informação relacionada de templates ou ordens de serviço antigas.

O que você tem é o arquivo original da ordem de serviço no seu desktop.

Depois, você abre sua conta de e-mail, anexa o arquivo a um e-mail, e manda para técnico de manutenção. Mas eles nunca recebem aquele arquivo. Em vez disso, recebem uma cópia. Então agora tem o original no seu desktop e a cópia no dispositivo móvel do técnico.

Assim que técnico faz qualquer trabalho, adiciona ou muda qualquer coisa na cópia da ordem de serviço, aquele arquivo vai de ser cópia para ser uma versão. É meio igual ao original, mas diferente o suficiente para tornar sua cópia desatualizada. Lembre-se: nada conecta aqueles dois arquivos. Toda vez que você muda um, o outro fica mais e mais desatualizado. Você dobrou a quantidade de dados, mas só metade está atual. E se a equipe compartilha aqueles arquivos algumas vezes como anexos de e-mail, a quantidade de dados desatualizados aumenta exponencialmente.

É basicamente dados zumbi.

Software CMMS é a solução segura para gestão de ordens de serviço de manutenção (cronogramas de manutenção preventiva também)

Para comparação direta, maçãs com maçãs, vamos ver mais uma vez aquela lista de coisas que você precisa fazer com seus dados:

• Gerar
• Priorizar
• Atribuir
• Capturar
• Aproveitar

Passando pela lista, olhando alguns itens mais de perto, vemos o quão melhor uma solução CMMS moderna pode tornar a vida de todos.

Banco de dados central mantém tudo fácil, seguro, protegido, atualizado e acessível

No coração de um bom CMMS está o banco de dados onde todos seus dados vivem seguros. Esta é a chave para sair debaixo de todos os problemas de tentar usar papel ou planilhas para rodar manutenção. Em vez de ter seus dados perigosamente espalhados em milhão de pedacinhos de papel onde se perdem fácil ou se multiplicando aleatoriamente em células infinitas de planilha, você tem tudo num lugar, onde o CMMS mantém tudo automaticamente atualizado em tempo real.

Gere ordens de serviço com templates

Com banco de dados central, é fácil gerar ordens de serviço cheias de dados porque tudo já está lá para você adicionar à ordem de serviço. Um bom CMMS vem com templates, o que significa que agora você consegue adicionar instruções passo a passo abrangentes e checklists personalizáveis em poucos cliques. Precisa criar monte de ordens de serviço de manutenção preventiva? O CMMS facilita para você gerando automaticamente segundo seu cronograma de MP personalizado.

Priorize e atribua ordens de serviço com dashboards

Diferente de papel e planilhas, um bom CMMS facilita ver todas ordens de serviço de uma vez, dando quadro geral fácil de entender das suas operações. Com dashboards limpos e simples, tudo está ali na sua frente, facilitando entender e organizar.

Com papel, você precisaria de tantos Post-its que basicamente estaria colocando papel de parede no escritório. E com planilhas, precisaria ligar cinco telas no desktop.

E então, quando você organizou, software moderno de gestão de ordens de serviço facilita atribuir trabalho. Notifique por e-mail ou notificações de smartphone, e assim que acessam o software, veem exatamente o que você atribuiu, mais toda informação extra que você empacotou na ordem de serviço para ajudar a fechar eficientemente.

Capture e aproveite dados de ordens de serviço com relatórios

Técnicos de manutenção começam consumindo dados do CMMS, mas rápido adicionam a eles também. Toda vez que fecham ordem de serviço, enviam imagem, ou adicionam comentário de tarefa ou ordem de serviço, estão adicionando dados.

Que é exatamente o que você quer. Com ajuda do banco de dados central, aqueles novos dados mantêm tudo atualizado. Agora, em vez de atribuir ordem de serviço e nunca saber o que está acontecendo com ela, você está dentro do loop de dados, podendo rastrear tudo de qualquer lugar.

Enquanto estiver logado no CMMS, você está plugado em tudo.

E não só pode ver aqueles dados agora, mas também usá-los depois. Porque você sabe que são precisos, coletados em tempo real pelo CMMS (não rabiscados em papel ou copiados mil vezes em planilhas desconectadas), pode usá-los confiadamente para construir relatórios rastreando tudo, de seus recursos de mão de obra ao seu inventário.

Qual dos seus ativos custou mais para manter funcionando mês passado?

Quão rápido você consegue responder essa pergunta agora sobre suas operações de manutenção? Se tentando confiar em papel ou planilhas, achar a resposta certa envolve muito folhear papelada ou clicar ida e volta entre arquivos.

Com CMMS certo, todo aquele processamento de números é feito para você. Pode até criar rapidinho gráficos e tabelas fáceis de ler e entender usando módulo de relatórios do CMMS. Finalmente, o quadro geral da manutenção está ali na sua frente, não escondido em pilhas de papel ou anexos de e-mail.

Próximos passos

Cansado de tentar infinitamente ficar à frente dos desastres iminentes de ordens de serviço em papel e planilha? Pode ser menos dramático que isso, e você só está cansado das dores de cabeça constantes de baixo grau da gestão antiquada de ordens de serviço.

Agora é hora de atualizar seus fluxos de trabalho e reduzir seus aborrecimentos.

Comece entrando em contato com provedores de CMMS para saber mais sobre suas opções.