Por que usar o software CMMS em vez do Excel?

Estamos em 2019 e é hora de fazer uma verificação de eficiência. Você ainda acompanha as ordens de serviço e as atividades de manutenção manualmente ou com planilhas? se você está, você não está sozinho. Quase 80% dos profissionais de instalações e manutenção que pesquisamos estão usando planilhas ou absolutamente nada para rastrear ordens de serviço, solicitações de manutenção e manutenção preventiva nas empresas para as quais trabalham. Newsflash, usar esses métodos está custando ao seu departamento e à empresa em que você trabalha grandes somas de dinheiro.



Pesquisas mostram que mais de 88% das planilhas contêm erros que resultam em empresas perdendo milhões de dólares.

Seja você uma pequena empresa que está começando ou uma empresa mais estabelecida que está no mercado há vários anos, se você ainda usa planilhas ou métodos manuais para “ficar no controle” de suas operações de manutenção, é hora de considerar uma mudança, um que irá melhorar a maneira como você usa seu tempo, reduzir o tempo de inatividade do equipamento, transformar seu departamento de reativo para planejar a manutenção e reduzir os tempos de espera para peças e suprimentos. A mudança de que estamos falando é a mudança para o uso de um software CMMS em vez do Excel.

Aqui está o porquê.

Um mundo sem CMMS

“ Um erro de codificação do Excel destruiu as economias do mundo ocidental?” questionou Paul Krugman no New York Times. Um estudo de Harvard feito pelos economistas Reinhart e Rogoff levou a cálculos questionáveis ​​para a política fiscal global. Isso não é tudo!

Lembra do incidente da baleia em Londres no JP Morgan? Custou ao banco US$ 6,2 bilhões, tudo devido a um erro de planilha em seu modelo.

Os exemplos acima são exemplos de erros enormes e dispendiosos resultantes de especialistas que confiam em dados de planilhas para tomada de decisões. Não estamos sugerindo que o uso de planilhas para rastrear suas atividades de manutenção afunde a empresa para a qual você trabalha, mas que os dados são propensos a erros e muitas vezes não são confiáveis. Outras desvantagens incluem:

Trabalho intensivo

As planilhas exigem que os usuários insiram dados manualmente e, às vezes, exigem uma posição totalmente nova para gerenciar a entrada de dados. Se os economistas de Harvard podem cometer erros usando planilhas, é muito provável que o funcionário médio do Excel faça o mesmo. As empresas estão gastando milhares de dólares em pessoal desnecessário para realizar a entrada e manutenção de dados quando um CMMS poderia fazer mais com menos e os dados são mais confiáveis ​​e os resultados são automatizados.

Não permita análises complexas

As planilhas limitam os usuários a uma análise mais simples das operações da instalação, levando a uma imagem incompleta de qual é o status atual da instalação. software de gerenciamento de instalações e outros programas de manutenção são equipados com ferramentas e recursos de relatórios muito mais poderosos que foram desenvolvidos e testados por especialistas. Essas ferramentas de relatório capacitam profissionais de manutenção como você a obter informações instantâneas sobre ordens de serviço críticas, atrasos, gargalos, tempo de inatividade, níveis de estoque, dados de custo e muito mais. Ter esses recursos resulta em uma melhor tomada de decisão, eficiência aprimorada e custos mais baixos.

Perda de dados

Esteja você usando planilhas ou um arquivo, a possibilidade de perda de dados, roubo ou má gestão é dez vezes maior quando comparada ao uso de um aplicativo de gerenciamento de manutenção como um CMMS. As planilhas exigem atualização frequente, onde o software CMMS geralmente exige a entrada de dados em um ou 2 pontos de dados, como tempo de trabalho ou verificação de um status para conclusão. Essas atualizações acionam vários outros cálculos que fornecem dados confiáveis ​​e importantes aos gerentes. Além disso, a entrada de dados não está restrita a uma pessoa (o proprietário da planilha), mas com um CMMS, o técnico pode atualizar o sistema em tempo real a partir de seu computador ou dispositivo móvel. Armazenar dados em planilhas e arquivos também aumenta a chance de informações caírem em mãos erradas, comprometendo potencialmente a segurança da empresa.

Dados não confiáveis

Mencionado anteriormente, mas vale ressaltar, 88% de todas as planilhas contêm erros que custam dinheiro às empresas. Mover-se para o uso de software de gerenciamento de manutenção é um passo na direção certa para economizar tempo e dinheiro do seu departamento.

Não é ecologicamente correto

Se você ainda usa montes de papel para armazenar e gerenciar seus dados, você é o motivo de ainda usarmos nossos casacos na primavera. Com o aquecimento global levando a temperaturas altas (e baixas) de todos os tempos, já era hora de começarmos a fazer um esforço para fazer o que pudermos pelo meio ambiente. Se você não quer fazer isso para salvar as árvores, que tal menos confusão em torno de sua mesa.

Essas são apenas as poucas desvantagens que resultam do uso de planilhas e papel para rastrear suas ordens de serviço, reparos, manutenção preventiva e outras atividades de manutenção. Este artigo mostra a arte do possível com um CMMS, mas você precisa experimentar um para realmente ver os benefícios do CMMS. Em uma nota lateral, se você teve experiências ruins com um CMMS no passado, saiba que as soluções atuais diminuíram de custo, são muito mais fáceis de usar e acessíveis.

Um mundo com CMMS

O CMMS capacita gerentes de instalações, técnicos, clientes e basicamente todos com acesso para rastrear todos os aspectos da instalação em um sistema abrangente. Seja software de ordens de serviço, software de manutenção preventiva, gerenciamento de equipamentos e ativos, veículos, funcionários, fornecedores ou gerenciamento de estoque, você pode obter tudo e muito mais em um aplicativo centralizado.

Confira alguns desses recursos incríveis disponíveis em um software CMMS.

Relatório de histórico de manutenção da instalação

Calendário de manutenção mensal (trabalho atual e manutenção preventiva planejada)

Plantas interativas do local da instalação e do piso



Quer saber mais sobre por que você deve usar o software CMMS sobre o Excel e outros métodos manuais? Nós pegamos você! Reunimos este e-book para ajudá-lo a separar os fatos da ficção e fornecer uma visão real de por que planilhas e papel são ruins para o seu negócio e como você pode reverter isso.

Alerta de spoiler:Este e-book vai mostrar como um simples CMMS transformará seu departamento de manutenção e economizará dinheiro para sua empresa!