O software CMMS gratuito é realmente gratuito?

Quem não ama a palavra grátis? A maioria das pessoas aproveita a oportunidade de economizar dinheiro, quanto mais obter algo de valor sem nenhum custo.

Que tal um software CMMS gratuito? Imagine revolucionar todo o seu local de trabalho com ferramentas de software que prometem automatizar e gerenciar a manutenção preventiva, equipamentos e ativos, ordens de serviço, estoque, técnicos e contratados.

Eu tenho sua atenção? Vamos nos aprofundar no que o software CMMS gratuito (também conhecido como software EAM) realmente é e ver se faz sentido.

Software CMMS gratuito

Vamos tirar alguns segundos e fazer alguma pesquisa. O que você vê quando digita software CMMS gratuito no Google? Dê uma olhada nos 10 principais resultados de pesquisa., A maioria dos sites que aparecem estão realmente oferecendo uma avaliação gratuita e não serviços de software gratuitos.

Os poucos que oferecem software CMMS gratuito vêm com funcionalidades muito básicas ou com restrições de uso, o que acaba anulando o propósito de usar um CMMS em primeiro lugar. Se o seu departamento de manutenção processa em média 50-100 ordens de serviço por mês e o software gratuito permite processar apenas 20, o software gratuito não será tão útil.

O mesmo se aplica a aplicativos gratuitos que limitam os usuários ao número de ativos ou equipamentos. Se você só tem permissão para 10 ativos, mas tem mais de 50 que deseja rastrear, o valor diminui.

Outra consideração importante que quase sempre é negligenciada é o custo total de propriedade (TCO) e é o objetivo real deste artigo. Esperamos conscientizar os profissionais de manutenção e instalações sobre o conceito de TCO e levar isso em consideração se e quando procurar um sistema de software de gerenciamento de manutenção.

Embora a ideia de grátis pareça super atraente inicialmente, é o TCO que devemos realmente pensar.

Custo total de propriedade (TCO)

O TCO pode ser facilmente explicado através de um cenário com o qual a maioria de nós está familiarizada – “comprar e possuir uma casa”.

O TCO inclui não apenas o custo da casa, mas também a manutenção envolvida em reparos futuros, manutenção, tempo, contas e outros.

Agora vamos aplicar isso ao software CMMS.

Um gerente de manutenção de uma fábrica é responsável por manter as máquinas de produção e os equipamentos mecânicos, elétricos e hidráulicos da instalação. O gerente de manutenção tem as seguintes opções:

1. Vá com o status quo e conte com métodos manuais e recursos internos (mão de obra) para gerenciar as operações de manutenção. O status quo não envolve custos diretos adicionais
2. Use um CMMS “gratuito” que atenda aos requisitos mínimos e suporte uma fração dos requisitos de trabalho. Mas ainda assim, tenha alguma automação.
3. Passe um mês, pesquise alguns softwares CMMS sólidos e implemente uma solução que seja adequada para o departamento de manutenção da fábrica. Isso seria algo que atende às necessidades da empresa, mas pago.

Quando as organizações optam por confiar apenas em recursos internos (programa Excel.in-house desenvolvido de TI, sistemas baseados em papel) ou optam por um software CMMS gratuito na maioria das vezes, elas não consideram o TCO .

O TCO inclui variáveis ​​como:

• Gerenciamento de projetos
• Gerenciamento de banco de dados
• Manutenção do servidor
• Firewall
• Segurança
• Treinamento e integração
• Recursos de suporte técnico

Todos os itens acima envolvem tempo, pessoas e outros recursos, que acabam se somando aos custos.

O CMMS gratuito geralmente é instalado ou pode ser baixado ou as empresas também procuram sistemas locais para evitar o pagamento de taxas de assinatura contínuas. O que eles não consideram é o que os modelos de implantação de SaaS (software como serviço) agrupam na taxa anual ou mensal.

Na maioria das vezes, o software CMMS baseado na Web inclui atualizações, suporte técnico, algum nível de consultoria, hospedagem, backups de dados e muito mais. Esses benefícios podem somar muito dinheiro e na maioria das vezes são essenciais.

Confira a calculadora de TCO da Software Advice para calcular o custo do software CMMS e compare On-premise vs Software as a Service para uma análise mais detalhada desses custos ocultos.

Por que optar por um CMMS pelo qual você paga?

Obviamente, nós do Hippo CMMS queremos fazer um caso para pagar uma taxa de assinatura para um CMMS. Na verdade, se faz sentido optar por um sistema gratuito, somos todos a favor e apoiamos a ideia.

Mas se sua empresa atingiu um ponto crítico, reconhecendo a necessidade de um software de gerenciamento de manutenção, a operação é grande o suficiente para que a maioria das opções gratuitas de CMMS não tenham o que é necessário.

Estando no negócio de CMMS há mais de uma década, ficamos perplexos por que as organizações desperdiçam tempo e recursos preciosos procurando por um 'software de cmms gratuito'.

Responsabilidade

Um CMMS vem com um serviço automatizado que cuida de tudo, desde alertas diários de calendário até gerenciamento de equipamentos e atualizações de inventário.

Ser responsável por todos os aspectos e eventos em uma instalação é complexo e ter um software CMMS confiável garante que todos os trabalhos e ativos sejam registrados e responsabilize os gerentes, técnicos e contratados da instalação e manutenção.

Menos coisas caem pelas rachaduras e o resultado é uma instalação mais eficiente.

Especialistas ao seu serviço 24 horas por dia, 7 dias por semana

Os especialistas em software CMMS falam CMMS 24*7. Você prefere ter suas instalações gerenciadas por especialistas que conhecem os detalhes do gerenciamento de equipamentos e instalações ou por gerentes de projeto que atendem a vários outros requisitos da empresa ao mesmo tempo?

É a experiência que os especialistas em software CMMS trazem para a mesa junto com o fornecimento de software que melhora a maneira como as instalações operam. O pagamento de um CMMS permite que os especialistas tragam sua experiência de trabalho em muitas empresas e setores, garantindo que as melhores práticas de gerenciamento de manutenção de ativos sejam seguidas.

Acessibilidade

Embora possa ser tentador optar por “software de cmms gratuito”, o que muitas empresas não percebem é que o custo de assinatura do CMMS pago diminuiu significativamente e é muito menor do que as implantações locais tradicionais.

Recomendamos revisar vários preços de CMMS se você não os tiver analisado nos últimos 2 anos. Se o dinheiro for um problema, você ficará agradavelmente surpreso com algumas das taxas de assinatura.

Na verdade, a maioria das empresas de software CMMS permite um “experimentar e comprar”, permitindo que os usuários experimentem o software antes de investir nele.

As taxas de usuário podem ser tão baixas quanto $ 45 USD/mês para pacotes de nível básico e alguns oferecem usuários ilimitados como uma opção econômica para departamentos maiores.

As taxas de licença do CMMS não são tão caras se você pesquisar e considerar o serviço, suporte e outros benefícios incluídos nele.

Personalização

Um dos principais benefícios de um CMMS sólido é a capacidade dos usuários de personalizá-lo para atender aos seus requisitos operacionais de manutenção específicos. Isso geralmente não é o caso do software CMMS gratuito.

O software livre geralmente está pronto para uso e é altamente limitado em recursos de personalização. Ao optar por uma opção gratuita, você estará renunciando à capacidade de ter alertas e notificações por e-mail oportunos, design exclusivo da interface do usuário, campos personalizados e obrigatórios, relatórios e funções e permissões do usuário.

Por outro lado, o software CMMS pago inclui os recursos de personalização acima e muitas vezes mais; capacidades de integração, leitura de código de barras, mapas interativos e plantas baixas, manutenção preventiva entre muitos outros.

Esses recursos compensam no final, simplificando e melhorando as operações das instalações.

Para concluir, para responder à pergunta “O software CMMS gratuito é realmente gratuito?”, deixaremos você decidir. No curto prazo, pode ser tentador optar pelo software CMMS gratuito, mas no longo prazo o Custo Total de Propriedade é menor?