Soluções CMMS Gratuitas São Realmente Livres de Custo? Descubra a Verdade

Quem não ama a palavra grátis? A maioria das pessoas pula na oportunidade de economizar dinheiro, quanto mais obter algo de valor sem custo nenhum.

E software CMMS grátis? Imagine revolucionar todo seu local de trabalho com ferramentas de software que prometem automatizar e gerenciar manutenção preventiva, equipamentos e ativos, ordens de serviço, estoque, técnicos e contratados.

Chamei sua atenção? Vamos cavar mais fundo no que software CMMS grátis (também conhecido como software EAM) realmente é e ver se faz sentido.

Software CMMS Grátis

Vamos tirar alguns segundos e fazer uma pesquisa. O que você vê quando digita "software CMMS grátis" no Google? Olhe de perto os 10 principais resultados de busca. A maioria dos sites que aparecem está realmente oferecendo um Teste Grátis e não serviços de software grátis.

Os poucos que oferecem software CMMS grátis vêm com funcionalidade muito básica ou com restrições de uso que, em última análise, derrotam o propósito de usar um CMMS em primeiro lugar. Se seu departamento de manutenção processa em média 50-100 ordens de serviço por mês e o software grátis só permite processar 20, o software grátis não será tão útil.

O mesmo se aplica a aplicações gratuitas que limitam usuários ao número de ativos ou equipamentos. Se você só tem permissão para 10 ativos, mas tem mais de 50 que deseja rastrear, o valor declina.

Outra consideração-chave que quase sempre é ignorada é o custo total de propriedade (TCO) e é o verdadeiro propósito deste artigo. Esperamos tornar profissionais de manutenção e instalações cientes do conceito de TCO e considerá-lo se e quando buscarem um sistema de software de gestão de manutenção.

Enquanto a ideia de grátis parece super atraente inicialmente, é o TCO que realmente devemos pensar.

Custo Total de Propriedade (TCO)

TCO pode ser facilmente explicado através de um cenário com o qual a maioria de nós está familiarizada — "comprar e possuir uma casa".

TCO inclui não apenas o custo da casa, mas também a manutenção envolvida em reparos futuros, manutenção, tempo, contas e outros.

Agora vamos aplicar isso ao software CMMS.

Um gestor de manutenção de uma fábrica é responsável por manter maquinário de produção e equipamentos mecânicos, elétricos e hidráulicos da instalação. O gestor de manutenção tem as seguintes opções:

1. Manter o status quo e confiar em métodos manuais e recursos internos (mão de obra) para gerenciar operações de manutenção. O status quo não envolve custos diretos adicionais
2. Usar um CMMS "grátis" que atenderia aos requisitos mínimos e suportaria uma fração dos requisitos de trabalho. Mas ainda teria alguma automação em vigor.
3. Gastar um mês, pesquisar alguns softwares CMMS sólidos e implementar uma solução que seja adequada para o departamento de manutenção da fábrica. Isso seria algo que atenda às necessidades da empresa, mas pago.

Quando organizações escolhem confiar apenas em recursos internos (Excel, programa desenvolvido internamente pelo TI, sistemas baseados em papel) ou optam por um software CMMS grátis, na maioria das vezes, deixam de considerar o TCO.

TCO inclui variáveis como:

• Gestão de projeto
• Gestão de banco de dados
• Manutenção de servidor
• Firewall
• Segurança
• Treinamento e onboarding
• Recursos de help desk

Tudo o acima envolve tempo, pessoas e outros recursos, que, em última análise, somam custos.

CMMS grátis frequentemente são instalados ou baixáveis ou empresas frequentemente também buscam sistemas on-premise para evitar pagar taxas de assinatura contínuas. O que deixam de considerar é o que modelos de implantação SaaS (software como serviço) incluem na taxa anual ou mensal.

Muitas vezes, software CMMS baseado na web inclui atualizações, suporte técnico, algum nível de consultoria, hospedagem, backups de dados e mais. Esses benefícios podem somar muito dinheiro e são, na maioria das vezes, essenciais.

Confira a calculadora de TCO do Software Advice para calcular custo de software CMMS e comparar On-premise vs Software como Serviço para uma visão mais detalhada desses custos ocultos.

Por Que Optar por um CMMS que Você Paga?

Obviamente, nós da Hippo CMMS queremos defender o pagamento de taxas de assinatura para um CMMS. Verdadeiramente, se faz sentido optar por um sistema grátis, somos a favor e apoiamos a ideia.

Mas se sua empresa atingiu um ponto de virada, reconhecendo a necessidade de software de gestão de manutenção, então a operação é grande o suficiente que a maioria das opções de CMMS grátis não terá o que é necessário.

Tendo estado no negócio de CMMS por mais de uma década, nos perplexa por que organizações desperdiçam tempo e recursos preciosos procurando um 'software cmms grátis'.

Responsabilidade

Um CMMS vem com um serviço automatizado que cuida de tudo, desde alertas de calendário diários até gestão de equipamentos e atualizações de estoque.

Ser responsável por todos os aspectos e eventos em uma instalação é complexo e ter um software CMMS confiável garante que todo trabalho e ativos estão sendo registrados e responsabiliza gestores de instalações e manutenção, técnicos e contratados.

Menos coisas passam despercebidas e o resultado final é uma instalação gerenciada de forma mais eficiente.

Especialistas a Seu Serviço 24/7

Especialistas em software CMMS falam CMMS 24/7. Você prefere ter sua instalação gerenciada por especialistas que conhecem os meandros de equipamentos e gestão de instalações ou por gestores de projeto que atenderiam a vários outros requisitos da empresa ao mesmo tempo?

É a experiência que especialistas em software CMMS trazem à mesa, junto com fornecimento de software que melhora a forma como instalações operam. Pagar por um CMMS permite que os especialistas tragam sua experiência de trabalho em muitas empresas e setores, garantindo que as melhores práticas de gestão de manutenção de ativos sejam seguidas.

Acessibilidade

Embora possa ser tentador optar por "software cmms grátis", o que muitas empresas não percebem é que o custo para assinar um CMMS pago diminuiu significativamente, e é muito menor que implantações tradicionais on-premise.

Recomendamos revisitar várias precificações de CMMS se você não olhou para isso nos últimos 2 anos. Se dinheiro é um problema, você ficará agradavelmente surpreso com algumas das taxas de assinatura.

Na verdade, a maioria das empresas de software CMMS permite um "teste e compra", permitindo que usuários experimentem o software antes de investir nele.

Taxas de usuário podem ser tão baixas quanto $45 USD/mês para pacotes de nível básico e alguns oferecem usuários ilimitados como opção econômica para departamentos maiores.

Taxas de licença CMMS não são tão caras se você pesquisar e considerar o serviço, suporte e outros benefícios incluídos.

Personalização

Um dos principais benefícios de um CMMS sólido é a capacidade dos usuários personalizá-lo para atender seus requisitos operacionais de manutenção específicos. Isso frequentemente não é o caso com software CMMS grátis.

Software grátis geralmente é "out of the box" e altamente limitado em funcionalidades de personalização. Ao optar por uma opção grátis, você abrirá mão da capacidade de ter alertas e notificações por e-mail oportunos, design de interface de usuário único, campos personalizados e obrigatórios, relatórios, e funções e permissões de usuário.

Software CMMS pago, por outro lado, inclui as funcionalidades de personalização acima e frequentemente mais; capacidades de integração, leitura de código de barras, mapas e plantas interativos, manutenção preventiva, entre muitos outros.

Essas funcionalidades compensam no final ao simplificar e melhorar operações de instalações.

Para concluir, para responder à pergunta "Software CMMS grátis é realmente grátis?", deixamos você decidir. No curto prazo, pode ser tentador optar por software CMMS grátis, mas a longo prazo o Custo Total de Propriedade é menor?