Software CMMS: Superando Desafios de Manutenção de Pequenas Empresas

Software CMMS para Pequenas Empresas

Nos últimos anos, o Software de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS) transformou como as empresas fazem negócios e, em particular, como supervisionam sua gestão de instalações. Nas últimas duas décadas, empresas — grandes e pequenas — estão cada vez mais migrando de programas de planilha para os pacotes de gestão de manutenção altamente sofisticados e robustos oferecidos por um número crescente de fornecedores de CMMS. Essa mudança ocorreu em resposta a demandas do mercado, desafios econômicos e avanços tecnológicos que desafiaram empresas em uma ampla gama de setores industriais a encontrar formas de conduzir negócios de maneira mais enxuta, inteligente e eficiente. Antes considerado domínio exclusivo de grandes empresas (ou seja, aquelas com múltiplas empresas), agora é reconhecido que a gama de opções disponíveis em pacotes CMMS os torna extremamente adequados para pequenas empresas também.

Segundo o Escritório de Advocacia da Administração de Pequenas Empresas dos EUA (SBA), pequenas empresas são definidas como empresas com no máximo $35,5 milhões em vendas anuais e 1500 funcionários. Dados esses limites, é fácil ver que o software CMMS para pequenas empresas pode colher benefícios semelhantes aos de suas contrapartes de grandes empresas quando se trata de maior eficiência organizacional, maior vida útil dos equipamentos, melhor gestão de tempo e utilização de mão de obra e, por fim, redução de custos e aumento de lucros. Com a capacidade do CMMS de automatizar totalmente cronogramas de manutenção preventiva, ordens de serviço e níveis de estoque, pequenas empresas podem operar mais eficientemente com benefícios de economia de custos.

Pequenas empresas representam um grupo diversificado de empresas abrangendo uma ampla gama de setores industriais, corporativos e comerciais. Por isso, bem como pela variedade em seu tamanho e estrutura, proprietários de pequenas empresas enfrentam vários desafios ao buscar um CMMS mais adequado às suas necessidades. Felizmente, a maioria dos sistemas de gestão de manutenção é conhecida por sua personalização. Isso significa que o software CMMS pode atender às necessidades individuais de empresas grandes e pequenas, com diferentes números de ativos, usuários, sites e requisitos de manutenção preventiva. Sistemas automatizados também têm a capacidade de se ajustar às necessidades cambiantes das organizações à medida que crescem e se reformulam, uma preocupação comum entre empresas emergentes. Com um CMMS personalizável, o sistema se adapta à organização e não a organização se adaptando ao sistema.

A seguir, uma lista de outros recursos adequados para pequenas empresas com preocupações únicas:

Software Baseado em Nuvem

Pequenas empresas podem não ter sua própria equipe de TI interna. Por isso, simplicidade e economia de custos são importantes. Muitos sistemas CMMS oferecem implantação baseada em nuvem, o que significa que o sistema é acessado através do servidor do fornecedor, com toda manutenção e upgrades fornecidos remotamente. Não há necessidade de suporte de sistema interno ou software de segurança adicional. Custos iniciais de sistemas baseados em nuvem são menores que sistemas instalados on-site. No geral, com software CMMS baseado em nuvem, o trabalho, preocupação e custos adicionais de manutenção e upgrades são todos cuidados pelo fornecedor de CMMS.

Acesso de Usuário Personalizado

Pequenas empresas tipicamente têm pessoas designadas para fazer tarefas diferentes com diferentes níveis de responsabilidade. Estes também podem envolver níveis variados de autorização de segurança. O software CMMS é capaz de abordar essas questões atribuindo diferentes níveis de acesso ao sistema para usuários baseados em segurança, descrições de função ou outras considerações. Por exemplo, gestores de manutenção podem ter acesso abrangente a todo o sistema, enquanto técnicos de manutenção podem ter acesso limitado a áreas específicas do CMMS.

Mobilidade do Sistema

Em pequenas empresas, é comum que a equipe de manutenção seja designada para vários locais dentro ou fora de uma instalação. Por exemplo, um técnico de manutenção pode ser designado para trabalhar dentro de uma instalação e depois ser enviado para realizar tarefas fora do local. Um dos recursos mais atraentes do software CMMS é sua portabilidade através de capacidades de acesso móvel, que permitem que técnicos de manutenção criem ordens de serviço, verifiquem níveis de estoque, peçam peças ou gerem relatórios, etc., onde quer que estejam. Poder acessar um painel CMMS de qualquer dispositivo com conexão à internet é incrivelmente eficiente, pois reduz atrasos de tempo desnecessários associados a ter que depender de computadores baseados em escritório para completar essas tarefas.

Capacidades de Captura de Imagem

Evitar erros ao pedir peças é uma preocupação comum para empresas de todos os tamanhos. Frequentemente, técnicos de manutenção cometem o erro de transcrever o número de peça ou série errado. A melhor forma de superar esse problema é capturar os códigos de barras via imagem. Utilizar leitura de código de barras através do app de dispositivo móvel garante que a peça ou equipamento correto será pedido. Além disso, imagens fotográficas de um equipamento e sua localização podem ser capturadas. Esses recursos integrados do CMMS podem identificar com precisão equipamentos precisando de reparo e capturar uma imagem escaneada do código de barras de uma peça precisando de substituição. Ambos os recursos reduzem atrasos frequentemente caros quando erros comuns são cometidos.

Acesso a Plantas Arquitetônicas e Documentos

Ao familiarizar novos funcionários com o layout e estrutura de uma instalação ou identificar localizações de instalações elétricas ou hidráulicas ao adicionar equipamentos, ter desenhos arquitetônicos é útil para proprietários de pequenas empresas. Esses desenhos também são conhecidos como plantas — são uma representação de um projeto arquitetônico como vistas de planta e/ou elevação de um edifício ou estrutura. Desenhos arquitetônicos são acessíveis através de painéis de sistema em muitos pacotes CMMS. Ter esses fornece outra forma de identificar a localização exata de equipamentos, bem como quaisquer colocações elétricas e hidráulicas que possam impactar as operações de uma instalação.

Suportes Contínuos de Software CMMS

A linha de base para pequenas empresas é ter suporte contínuo confiável que garanta que estão obtendo o máximo de seu investimento. Muitos pacotes de software CMMS incluem suportes em sua estrutura de precificação, enquanto outros fornecedores de CMMS vendem suportes como recursos add-on. Suportes CMMS estão disponíveis para cobrir empresas da implementação ao pós-venda, com o objetivo de fazer o sistema funcionar como foi projetado. De grande importância é a fase de implementação, quando todos os dados críticos sobre inventário, ativos e usuários são inseridos junto com configuração de cronogramas de manutenção preventiva. Fornecedores de CMMS oferecem aos clientes escolha de auditorias presenciais ou suporte técnico remoto e telefônico para fins de implementação. Além disso, muitos fornecedores de CMMS incluem em seus pacotes de sistema uma variedade de recursos de onboarding e contínuos para auxiliar usuários no uso do sistema ao longo do tempo. Esses recursos estão disponíveis como manuais online, vídeos, e-mail, chat e gravações de webinar, bem como suporte telefônico.

Pequenas empresas, como suas contrapartes de grandes empresas, têm a oportunidade de realizar benefícios de economia de custos ao adicionar software CMMS às suas operações. Pequenas empresas, tipicamente operando em margens menores, têm motivação ainda maior para encontrar formas de operar melhor, mais enxuto, mais rápido e mais inteligente. O software CMMS torna isso possível através de maior eficiência operacional, reduzindo custos, economizando tempo e recursos e, por fim, alcançando um maior retorno sobre investimento (ROI). CMMS são projetados para atender às diversas necessidades de pequenas empresas agora e à medida que continuam a crescer e evoluir no futuro.