5 Razões Pelas Quais Gerentes de Manutenção Ainda Escolhem Planilhas em Vez de CMMS

Especialistas da indústria, acadêmicos, gerentes de manutenção e instalações reconhecem e citam benefícios de software de gestão de instalações em estudos de pesquisa, artigos e outras fontes. Empresas de software ostentam retornos de investimento potencialmente altos com implementações de software de manutenção.

Frequentemente citados como benefícios de software CMMS são:

• Capacidade de gerenciar e rastrear ordens de serviço eficientemente
• Acionamento automático de ordens de serviço de manutenção preventiva
• Alertas automatizados para eventos próximos e quando inventário está baixo
• Melhoria no agendamento e gestão de mão de obra
• Melhoria na comunicação entre manutenção e outros departamentos
• Economia de custos através de melhor gestão de inventário
• Ordens de serviço, atualizações e outras transações registradas com precisão e passíveis de relatório
• Geração de relatórios claros e precisos para auditorias da indústria e inspeções de conformidade regulatória
• Acesso a dados de manutenção em qualquer lugar, a qualquer hora
• Atualizações em tempo real

Apesar de todos os benefícios do CMMS, por que tantos gerentes de manutenção e instalações ainda se apegam a planilhas para rastrear suas operações? Em uma pesquisa recente, 45% dos gerentes de instalações relataram que ainda usavam métodos manuais para rastrear operações de manutenção, indicando que estão "afogados em papel". 15% dos gerentes também disseram que seu rastreamento de manutenção não era de forma alguma estabelecido e 67% afirmaram que seu rastreamento era parcialmente estabelecido.

O Problema com Planilhas

Pode ser justificável para um departamento de manutenção começar usando planilhas, ordens de serviço em papel e sistema de e-mails e telefonemas para comunicar trabalhos, no entanto o sucesso a longo prazo desses métodos oferece retornos decrescentes. Afinal, planilhas não são projetadas com seu departamento de manutenção em mente. Por exemplo, erros podem ocorrer ao salvar modificações de planilha se mais de uma pessoa é responsável por atualizá-la. Neste caso, horas de entrada de dados podem ser perdidas ou sobrescritas. Além disso, planilhas não enviam alertas de e-mail programados quando tarefas de manutenção preventiva estão chegando ou quando peças de reposição estão acabando. Também não conseguem criar ordens de serviço ou pedidos de compra, e medir métricas como histórico de manutenção, tempo de inatividade de equipamentos e utilização de mão de obra é manual, trabalhoso e menos preciso.

Embora começamos este artigo mencionando benefícios comuns de software de gestão de manutenção, usando seu recurso de software de ordem de serviço para gerenciar ordens de serviço, também é importante discutir desvantagens ou custos que podem vir com implementação de CMMS. Essas desvantagens são razões-chave pelas quais gerentes de manutenção e instalações continuam escolhendo planilhas para rastrear operações de manutenção.

5 Razões Pelas Quais Gerentes Ainda Usam Planilhas em Vez de Software CMMS… e o que podemos fazer sobre isso.

1. Falta de apoio da alta gestão:

Em tempos de recessão econômica ou dificuldades financeiras, organizações frequentemente reduzem tamanho para compensar custos, e um dos primeiros departamentos afetados é manutenção. Isso porque a alta gestão tipicamente vê manutenção como despesa. A gestão tende a olhar demonstrativos de P&L com visão excessivamente simplificada. Reduzem despesas para aumentar lucros de curto prazo. Estranhamente, estudos mostram que se implementado corretamente software CMMS rende alto retorno sobre investimento. Ainda mais estranho, com táticas de redução de curto prazo, empresas não reduzem número de ativos (prédios e equipamentos), mas reduzem recursos que departamentos de manutenção têm para mantê-los, receita clara para equipe de manutenção sobrecarregada e instalações deterioradas. Ter tomadores de decisão que pensam assim torna muito difícil colocar sistema informatizado de gestão de manutenção em prática, pois CMMS é considerado apenas despesa extra.

2. Custos iniciais altos:

Existem bem mais de 150 sistemas de software de gestão de manutenção para escolher, todos variando em preço e estrutura de taxas. Tradicionalmente, a maioria das implantações CMMS eram on-premise, ou instaladas em PCs. Essas implantações envolviam altos custos de instalação e configuração que desencorajavam gerentes de fazer o investimento. Havia muitos "e se?" E se a equipe de manutenção resistisse à nova tecnologia? E se o fornecedor CMMS parasse de suportar a aplicação? E se o software não produzisse resultados prometidos? Como seriam os custos de troca? Todas essas incógnitas tornavam a ideia de instalar software de gestão de manutenção muito arriscada e ficar com planilhas uma alternativa confortável. Nos últimos dez anos houve mudança para CMMS baseados em web com baixos custos iniciais e de troca, anulando muitos dos riscos mencionados. Além disso, a maioria dos sistemas permite migrar seus dados históricos de manutenção, usuários, ativos e equipamentos para seu novo sistema gratuitamente. Você não precisará começar do zero coletando dados e poderá rodar relatórios históricos de manutenção imediatamente. Custos de implementação prévios do sistema antigo nunca são perdidos ao migrar para novo.

3. Custos ocultos e intangíveis:

Na superfície, é bem fácil calcular custo de implementar sistema de software de gestão de manutenção. Por exemplo, se você olha para CMMS baseado em web com usuários ilimitados (não incomum hoje), pode esperar custos de $3.000 em taxas anuais de licença e $1.500 adicionais em taxas de treinamento e configuração inicial. Seria $4.500 no primeiro ano e $3.000/ano depois, certo? Infelizmente, não é tão simples. Deixamos de lado vários custos intangíveis conectados com instalação de software de gestão de manutenção informatizada (Software CMMS). Alguns destes são:

a. Custos envolvidos na avaliação de diferentes fornecedores CMMS:

Frequentemente esquecido é o tempo que leva para avaliar diferentes fornecedores de software. Gerentes que passaram por isso antes provavelmente estão acostumados a visitas no local do fornecedor, voos, acomodações, almoços, etc. Com todo tempo e despesa envolvidos, muitos gerentes resistirão a avaliar soluções de software de manutenção. Tempos mudaram, e todos esses aborrecimentos podem ser evitados. A maioria das avaliações de software de manutenção pode ser conduzida online através de webinars ao vivo e demos personalizadas. Acabaram os dias de visitas no local, entretenimento e negociação sobre despesas de viagem.

b. Custos envolvidos na compra de software de manutenção:

Se você trabalha para organização maior, geralmente há processo formal de aquisição. Quanto mais formalidades, mais tempo e pessoas envolvidas. Comprar software em particular requer inputs de diferentes departamentos; Manutenção deve pesquisar requisitos funcionais do software e decidir se custo cabe no orçamento, TI precisa garantir que software passe requisitos de segurança, e jurídico precisa garantir que acordo de nível de serviço seja sólido. Contabilidade pode querer integração com seu software contábil, enquanto alta gestão pode buscar recursos de relatórios chamativos. Com todas essas necessidades, a etiqueta de preço do software CMMS subiu significativamente. Felizmente organizações menores não precisam pular por todos esses aros e gerentes de manutenção têm autoridade para decidir com pouca envolvimento de outros departamentos. Organizações maiores devem aprender a soltar o controle e dar mais autonomia a gerentes de manutenção ou solidificar necessidades de cada departamento e atender as mais importantes. Se CMMS é acordo SaaS (Software as a Service), é bem fácil sair do arranjo se insatisfeito.

c. Tempo envolvido para configuração:

Qualquer um que teve experiência em implementação de software de negócios sabe que muito tempo é envolvido no processo de configuração e muito pode dar errado. Se você trabalha em instalação pequena (hotel único pequeno, fábrica) com apenas 50 equipamentos e busca apenas colocar software de manutenção preventiva automatizado, a configuração envolvida é bem simples. Tudo que é necessário é obter lista de ativos e configurar cronogramas de manutenção. No entanto, se você supervisiona múltiplas instalações com centenas ou milhares de ativos e busca rastrear inventário, vendedores, custos de mão de obra, fornecedores e reparos, o tempo para configurar sistema de gestão de manutenção é muito maior. Gerentes de manutenção podem conhecer benefícios que software CMMS entrega, mas simplesmente não têm tempo para configurar o sistema. Apagar incêndios e garantir sistemas funcionando tem precedência sobre configurar novo programa de manutenção.

d. Tempo envolvido para treinamento:

Quanto maior a operação e mais requisitos funcionais envolvidos, mais tempo necessário para treinar equipe em CMMS. Tornando coisas mais difíceis é ter equipe de manutenção que não é experiente em tecnologia. Em muitas organizações vemos enorme variedade de nível de habilidade técnica entre equipe de manutenção. Departamentos que tendem a ser mais velhos demograficamente têm mais dificuldade adotando novas tecnologias. Do lado positivo, à medida que mais Millennials entram na força de trabalho veremos mudança para adoção mais rápida e menos resistência a novas tecnologias. Isso não diz que gerações mais velhas não podem aprender software de gestão de manutenção, mas pode implicar que sua equipe precisará de mais horas de treinamento para ficar confortável com o software. Lembre-se que muitos fornecedores CMMS oferecem treinamento gratuito para clientes e são rápidos em fornecer serviços de suporte de qualidade. Também facilitando está tendência crescente de software CMMS amigável. Fornecedores estão lançando novas versões com design mais simples e navegação intuitiva para melhorar experiência do usuário.

e. Custos de personalização de software:

Frequentemente após comprar software de gestão de manutenção, empresa percebe que mudanças devem ser feitas para que software se ajuste melhor às suas necessidades operacionais específicas. No passado, quando instalações CMMS eram apenas on-premise e compradas definitivamente, personalizações de software eram esperadas e vinham com alto custo. Hoje, com mais empresas optando por arranjos SaaS, questão de personalizar software é controversa. Clientes estão menos dispostos a investir grandes quantias em taxas de personalização para software que essencialmente alugam. No entanto, mesmo que fornecedores de software de manutenção não estejam fazendo software que usuários possam personalizar, eles estão dispostos a fazer parceria com clientes para ouvir suas necessidades de desenvolvimento e compartilhar alguns custos de personalização.

4. Alto risco de falha:

A triste verdade é que instalações de gestão de manutenção não têm o melhor histórico. Alguns estudos sugerem taxas de falha de 40% enquanto outros reportam até 80%. Altas taxas de falha são atribuídas a planos de implementação ruins, configuração ruim, falta de suporte do fornecedor, resistência de usuários e treinamento insuficiente. Seja qual for o motivo, fornecedores de software de manutenção estão trabalhando mais para fazer software mais amigável, oferecendo mais suporte e melhor treinamento.

5. Resistência de usuários finais:

Resistência da equipe à mudança é barreira major para sair de planilhas para software informatizado de gestão de manutenção. Tanto gerentes quanto subordinados resistem à mudança por várias razões. Equipe de manutenção frequentemente vê software CMMS como ferramenta para medir seu desempenho e pode facilmente se sentir ameaçada ou receosa da mudança. Também veem usá-lo como trabalho adicional que não têm tempo. Para mitigar resistência, gerentes precisam envolver equipe cedo, explicar claramente propósito de implementar sistema (e não enfatizar rastreamento de desempenho), e mostrar como ferramenta facilitará suas vidas. Uma vez que você tenha adesão da equipe, eles apoiarão abandonar planilhas por software de manutenção.

Conclusão:

A lista de benefícios de CMMS é extensa. Em teoria, parece solução lógica para qualquer departamento de manutenção. Seria difícil conceber por que gerente de manutenção ou instalações continuaria usando planilhas e não implementaria sistema de software de manutenção conhecendo todas as vantagens. Olhando mais de perto, vemos muitos riscos que acompanham instalações de software de manutenção. Gerentes são relutantes em mudar devido a custos ocultos imprevistos, resistência da equipe e medo de falha. No entanto, fornecedores CMMS estão abordando isso produzindo software mais barato com planos de pagamento mais flexíveis e CMMS mais amigáveis. Além disso, mais profissionais de manutenção experientes em tecnologia estão entrando na força de trabalho e abertos a tecnologias de software de manutenção.