Guia para software CMMS gratuito:gratuito, de código aberto ou de avaliação?

O software de gerenciamento de manutenção vem em todas as formas e tamanhos, incluindo versões CMMS gratuitas, de código aberto e de avaliação. E cada um tem seu próprio conjunto de vantagens e desvantagens relacionadas não apenas ao preço, mas também à facilidade de implementação e uso.

Como você pode ter certeza de obter o que funciona melhor para você?

O truque é conhecer as diferenças entre software gratuito, de código aberto e de avaliação.

O primeiro passo para decidir entre software gratuito, de código aberto e de teste é entender suas opções, então vamos primeiro esclarecer qualquer possível confusão.

Definição de software CMMS gratuito, de avaliação e de código aberto

Antes de olhar para os prós e contras de cada um, precisamos elaborar algumas definições claras.

Software CMMS gratuito

Curiosamente, a definição de “grátis” depende de quem você pergunta.

Para alguns, a palavra está diretamente relacionada à liberdade, e o software só é gratuito se o usuário puder usufruir da liberdade de usá-lo da maneira que quiser, examinar e modificar facilmente o código-fonte e distribuir as versões original e modificada. Aqui, grátis não é sobre preço. É sobre liberdade.

Para o resto de nós, grátis tem tudo a ver com preço. Se não tivermos que pagar pelo software, é grátis.

Mas isso leva à pergunta:por que alguém daria software de graça?

Há um monte de razões possíveis. Pode ser um projeto de paixão. Alguém estava procurando uma nova maneira de fazer algo, construiu e agora quer compartilhar.

Ou pode ser uma empresa que espera atrair pessoas para seu ecossistema de software. Se as pessoas gostarem da versão gratuita, podem atualizar para uma paga. Em muitos casos, o software é gratuito porque você é o produto dessa empresa. Por exemplo, o Facebook permite que você use seu software gratuitamente porque eles podem vender seus dados de usuário para anunciantes. E não são apenas as redes sociais que funcionam assim. Quando foi a última vez que você pagou por uma conta de e-mail?

Software CMMS de código aberto

É fácil ficar confuso entre código aberto e gratuito porque muitos softwares de código aberto também são gratuitos. Mas há diferenças importantes.

O “aberto” em código aberto está relacionado à licença, que permite que qualquer pessoa use, modifique e compartilhe livremente o software. Na verdade, existe um processo para se tornar oficialmente de código aberto, e as organizações podem escolher entre uma longa lista de licenças de código aberto, incluindo licenças do MIT, Apache e Mozilla.

Portanto, o software pode ser gratuito, mas não de código aberto, se você não tiver permissão para modificá-lo ou compartilhá-lo livremente.

Uma característica comum do software de código aberto é que ele é desenvolvido e mantido por uma comunidade dedicada de apoiadores. Mas nem sempre é assim. Há muitos exemplos de software de código aberto que são o resultado da paixão e do esforço de uma pessoa.

Software CMMS de teste

Os testes vêm de várias formas, mas a ideia central é a mesma:experimente antes de comprar. É basicamente o mesmo que levar um carro para um test drive. A outra característica importante dos julgamentos é que eles terminam. Você pode chutar os pneus e levar o carro para dar uma volta, mas em algum momento, você tem que trazê-lo de volta.

Fora essas duas características comuns, pode haver muitas diferenças entre as tentativas. Em alguns casos, você só pode usar alguns dos recursos durante uma avaliação. Em outros, você pode usar todos os recursos, mas apenas um número limitado de vezes. Portanto, em uma versão de teste do software de gerenciamento de estoque, você pode criar uma ordem de serviço, mas não salvá-la. Ou você pode salvá-lo, mas não atribuí-lo.

Prós e contras do software CMMS gratuito, de avaliação e de código aberto

Agora que sabemos o que são e como são diferentes um do outro, vamos ver os prós e os contras. No final, não há uma solução melhor para todos. Depende da sua situação, necessidades e tolerância para cada conjunto de desvantagens.

Benefícios do software gratuito de gerenciamento de manutenção

Aqui estão todas as melhores partes do software de gerenciamento de manutenção gratuito.

O melhor de tudo é que é grátis

O que é um ótimo ponto de venda, especialmente quando a maioria dos softwares CMMS custa dinheiro.

Então, quais custos você está evitando quando obtém um software de manutenção gratuito? Primeiro, você pode pular os custos de implementação, que estão relacionados a colocar seus dados no software e treinar sua equipe no software. Em segundo lugar, não há pagamentos em andamento. Geralmente, os provedores de CMMS usam o modelo de negócios de software como serviço (SaaS):em vez de comprar o software deles, você está assinando. É o mesmo com a Netflix, onde você paga mensalmente pelo acesso ao serviço.

Menor “risco percebido”, mais fácil de mudar de ideia

E por ser gratuito, parece mais fácil começar e, se você não gostar, desista e pare de usar o software.

Uma grande parte da atração pelo software livre é o baixo “risco percebido. ” Existe uma relação direta entre os custos associados a uma decisão e o quanto ela nos estressa. Não há problema em arriscar alguns dólares experimentando um novo tipo de barra de chocolate ou marca de cereal matinal. Você não perde muito se não der certo para você. Mas poucas pessoas comprariam uma casa sem serem vistas.

Desvantagens do software de gerenciamento de manutenção gratuito, ou seja, você recebe o que paga

O software livre vem com desvantagens que você precisa considerar com cuidado. Com o software livre, você pode acabar se deparando com o fato de que “não existe almoço grátis”.

Não há suporte para configuração, treinamento, ajuda contínua quando você tiver problemas

Um dos benefícios do software de gerenciamento de manutenção gratuito é que você não precisa pagar pela implementação. Mas a razão pela qual você não tem que pagar por isso é que você não está recebendo nenhum.

E no final, isso significa que você tem que desenvolver e entregar você mesmo.

O que isso parece? Por conta própria, você precisa carregar todos os dados no software, certificando-se de seguir as práticas recomendadas atuais para consistência, precisão e arquitetura de informações. E então, você precisa começar a treinar a equipe de manutenção.

Mesmo para o software CMMS mais básico, você precisa de manuais e vídeos de treinamento. E então você precisa de alguém para realizar sessões de treinamento para todos na organização que usam o software. E não apenas um conjunto. Como as pessoas usam o CMMS de forma diferente de acordo com sua função, você precisa de materiais de treinamento personalizados. Por exemplo, um conjunto para os técnicos e outro para o CEO.

Software CMMS gratuito, mas bancos de dados pagos

Mesmo se você estiver obtendo o software gratuitamente, precisará pagar para que seus dados residam em algum lugar. Sua primeira opção é um servidor local, o que significa que você está pagando pelo hardware inicial e depois pelos custos contínuos de atualizações e substituições. Além disso, se você não sabe como configurar e manter um servidor, precisa pagar alguém que saiba.

Sua segunda opção é um servidor baseado em nuvem, o que significa alugar espaço de um provedor comercial. A vantagem é que outra pessoa cuida de parte da sobrecarga de TI para você. Mas é um custo adicional proveniente do seu software gratuito.

Benefícios do software de manutenção preventiva de código aberto

Lembre-se, a diferença entre código aberto e gratuito não é tanto o preço, mas as formas de modificar e usar o software, criando um conjunto diferente de prós e contras.

Acesso direto ao código-fonte

Se você quisesse, poderia personalizar o software e obter exatamente o que precisava. Cada recurso seria ajustado para suas especificações exatas.

Isso parece ótimo no papel, mas é o mesmo que dizer que um dos benefícios do seu carro é que você pode abrir o capô e trabalhar nele sozinho. Isso é ótimo para pessoas que sabem como consertar carros, mas de valor real zero para pessoas que vão conseguir um mecânico qualificado para fazer todo o trabalho de qualquer maneira.

Segurança e proteção

O software de código aberto tende a ser desenvolvido por grandes comunidades de voluntários dedicados, o que pode ser uma grande vantagem quando se trata de manter o software e seus dados seguros e protegidos. A ideia é que com tantas pessoas olhando e trabalhando no software, todos os bugs e vulnerabilidades sejam detectados mais cedo. E não é apenas quando a comunidade desenvolve o software pela primeira vez. O suporte e as atualizações contínuas ajudam a manter tudo seguro e estável durante toda a vida útil do software.

Desvantagens do software de manutenção preventiva de código aberto

Assim como no software livre, existem contras que acompanham todos os prós.

Segurança e proteção

Esse não foi um dos benefícios?

Vale a pena ficar um pouco mais neste tópico. Pelas mesmas razões que o código aberto deveria ser mais seguro, também é potencialmente mais perigoso.

Com software proprietário (do tipo pelo qual você paga), há um grupo menor de desenvolvedores, tornando muito mais fácil para a empresa examinar cuidadosamente os desenvolvedores e rastrear quem fez o quê no código-fonte. Com o código aberto, por ser tão aberto, é muito mais fácil alguém inserir códigos maliciosos, travar seu sistema e roubar seus dados.

Modelos de financiamento significam que você acaba pagando mesmo assim

Assim como no software livre, há custos envolvidos. Primeiro, você precisa pagar pela configuração e treinamento. Lembre-se, também não é apenas um conjunto de materiais. Como você tem diferentes tipos de usuários, você precisa de diferentes tipos de treinamento.

Com programas de código aberto mais populares, você provavelmente encontrará algum material de treinamento existente desenvolvido pela comunidade do software. E pode até haver empresas que oferecem treinamento. Mas, novamente, você precisa pagá-los.

Digamos que você ame o software, mas realmente gostaria que ele tivesse esse recurso específico. Por exemplo, o software CMMS gratuito permite configurar um PM, mas você não pode diferenciar entre flutuante e fixo ou baseado em medidor e tempo.

Como você vai obter o recurso obrigatório?

Em alguns casos, você precisa desenvolvê-lo por conta própria, o que só é possível se você tiver um departamento de TI com as pessoas certas e financiado nos níveis certos. Quanto custa para você fazer com que o chefe de TI passe horas codificando e testando um novo recurso?

Sua outra opção é usar recompensas de recursos. Publique sua solicitação em uma página como BountySource e espere que alguém crie ou ajuste o recurso para você. Aqui, novamente, você precisa pagar dinheiro. Mas isso é apenas se você tiver a sorte de alguém decidir trabalhar em seu pedido.

Benefícios do software de gerenciamento de inventário de avaliação

Ao contrário dos dois primeiros, o software de teste é uma análise por tempo limitado do software proprietário que você está pensando em adotar. Mas, assim como os dois primeiros, tem seus próprios prós e contras.

Tenha uma noção real do software

Lembre-se da primeira vez que você ficou ao volante de um carro e tentou dirigir? Essa mistura de emoção e nervosismo. Só meio que saber o que você estava fazendo...

O que é estranho, porque a primeira vez que você dirigiu um carro provavelmente também foi a milionésima vez que você esteve em um. Na verdade, pense em todas as vezes que você já viu alguém dirigir um carro em filmes, na TV e na vida real. E por toda essa observação, você ainda não tinha 100% de certeza de como fazer isso.

É o mesmo com software. Você pode ter visto vídeos online e até demonstrações ao vivo, mas fazer você mesmo é sempre diferente. A única maneira de realmente saber se o software é fácil de aprender é tentar aprendê-lo. E a única maneira de saber se atende às suas necessidades é tentar usá-lo. Nada supera a experiência direta.

Se você quiser ter uma ideia melhor de como o software funcionaria para você na prática, não apenas na teoria, um teste é uma ótima maneira de descobrir sem riscos.

Fique mais atento ao software

As demonstrações são uma ótima maneira de ver o software ao vivo e em ação. Mas pode ser um desafio combinar os horários das pessoas para que todos tenham a chance de participar. Além disso, há um limite para quantas pessoas você pode colocar em torno de uma tela.



Mas muitos testes de software duram duas semanas ou mais, o que é tempo mais do que suficiente para todos na equipe de manutenção testarem o software. Você tem a chance de configurar algumas ordens de serviço sob demanda e inspeções e tarefas de manutenção preventiva, e os técnicos têm a chance de trabalhar com o software em campo.

Desvantagens do software de gerenciamento de inventário de avaliação

Os testes são ótimos, mas não sem alguns problemas menores.

Alguns podem ser dados fictícios

Um bom banco de dados leva tempo, o que é um dos motivos pelos quais o software gratuito não é isento de custos, incluindo aqueles para colocar seus dados no banco de dados. Mesmo para uma pequena operação sem muitos ativos e equipamentos, você não quer gastar muito dos seus 14 dias preparando o banco de dados.

Portanto, o provedor CMMS pode pré-carregar o software com alguns dados fictícios. Dessa forma, você tem a chance de experimentar o software imediatamente.

O problema é que você não consegue ver todos os seus dados e fluxos de trabalho empacotados e construídos como faria após uma implementação abrangente. Mas a boa notícia é que você começa a jogar com o software imediatamente e pode adicionar dados suficientes para ter uma ideia real do CMMS e seus recursos, incluindo gerenciamento de ativos, ordem de serviço e gerenciamento de manutenção preventiva e controle de inventário.

Todas as coisas boas devem chegar ao fim, até mesmo uma avaliação do software CMMS

Depende do provedor, mas não importa quanto tempo o teste seja, ele acaba. Para aproveitar ao máximo sua avaliação e garantir que ela não tenha terminado cedo demais, é importante planejar com antecedência.

Certifique-se de ter uma ideia dos recursos específicos que deseja experimentar e dos fluxos de trabalho de manutenção que deseja configurar. Pode ser uma boa ideia criar uma lista de verificação para garantir que você cubra tudo.

Além disso, certifique-se de coordenar com outros membros-chave da equipe. Não comece o teste logo quando seu técnico sênior mais confiável estiver tirando uma semana de férias. Você quer que as pessoas certas tenham tempo suficiente com o software.

E certifique-se de ter um contato confiável no provedor do CMMS caso tenha alguma dúvida. Lembre-se, mesmo o software CMMS mais fácil de usar vem com treinamento, então é perfeitamente natural que você tenha dúvidas durante o teste. Quando você tem alguém no provedor capaz de orientá-lo em qualquer problema, você obtém muito mais valor do período de teste.

Próximas etapas

Se você deseja migrar do papel e das planilhas, agora é a hora de entrar em contato com os provedores de CMMS e iniciar a conversa. Eles poderão explicar suas opções e ajudá-lo a encontrar a que funciona melhor para você.

Depois de restringir sua lista, você pode configurar um teste de software, chutar os pneus e tirar alguns dados para dar uma volta.