Escolhendo o CMMS Certo: Software Gratuito, Open Source ou Trial Explicado

Software de gestão de manutenção vem em todos formatos e tamanhos, incluindo versões gratuitas, open source e trial de CMMS. E cada um tem seu próprio conjunto de vantagens e desvantagens conectadas não só a preço mas também facilidade de implementação e uso.

Como garantir que você pega o que funciona melhor para você?

O truque é conhecer as diferenças entre software gratuito, open source e trial.

O primeiro passo para decidir entre gratuito, open source e trial é entender suas opções, então vamos primeiro esclarecer qualquer confusão possível.

Definição de software CMMS gratuito, trial e open source

Antes de ver prós e contras de cada, precisamos estabelecer definições claras.

Software CMMS gratuito

Curiosamente, a definição de "gratuito" depende de quem você pergunta.

Para alguns, a palavra relaciona-se diretamente a liberdade, e software só é gratuito se o usuário puder usá-lo como quiser, examinar e modificar o código-fonte facilmente, e distribuir tanto versões originais quanto modificadas. Aqui, gratuito não é sobre preço. É sobre liberdade.

Para o resto de nós, gratuito é tudo sobre preço. Se não pagamos pelo software, é gratuito.

Mas isso leva à pergunta: Por que alguém daria software de graça?

Há vários motivos possíveis. Pode ser projeto de paixão. Alguém buscava nova forma de fazer algo, construiu, e agora quer compartilhar.

Ou pode ser empresa querendo colocar pessoas no ecossistema do software dela. Se pessoas gostam da versão gratuita, podem fazer upgrade para paga. Em muitos casos, o software é gratuito porque você é o produto daquela empresa. Por exemplo, Facebook deixa você usar software deles de graça porque podem vender seus dados de usuário para anunciantes. E não é só mídia social que funciona assim. Quando foi última vez que pagou por conta de e-mail?

Software CMMS open source

É fácil confundir gratuito e open source porque muito software open source também é gratuito. Mas há diferenças importantes.

O "open" em open source relaciona-se à licença, que permite a qualquer um usar, modificar e compartilhar o software livremente. Há na verdade um processo para se tornar oficialmente open source, e organizações podem escolher de longa lista de licenças open source, incluindo de MIT, Apache e Mozilla.

Então, software pode ser gratuito mas não open source se você não tem permissão para modificar ou compartilhar livremente.

Característica comum de software open source é que é desenvolvido e mantido por comunidade dedicada de apoiadores. Mas nem sempre é o caso. Há muitos exemplos de software open source que é resultado de paixão e esforço de uma pessoa.

Software CMMS trial

Trials vêm em várias formas, mas a ideia central é a mesma: experimente antes de comprar. É basicamente igual a test drive de carro. A outra característica importante de trials é que acabam. Você chuta os pneus e dá uma volta, mas em algum ponto, você tem que devolver.

Fora essas duas características comuns, pode haver muitas diferenças entre trials. Em alguns casos, você só pode usar algumas funcionalidades durante trial. Em outras, você pode usar todas as funcionalidades mas só um número limitado de vezes. Então, numa versão trial de software de gestão de inventário, você pode criar ordem de serviço mas não salvar. Ou pode salvar mas não atribuir.

Prós e contras de software CMMS gratuito, trial e open source

Agora que sabemos o que são e como diferem, vamos ver prós e contras. No fim, não há uma solução melhor para todos. Depende da sua situação, necessidades e tolerância para cada conjunto de desvantagens.

Benefícios de software de gestão de manutenção gratuito

Aqui estão todas as melhores partes de software de gestão de manutenção gratuito.

Melhor de tudo, é gratuito

Que é ótimo argumento de venda, especialmente quando a maioria software CMMS custa dinheiro.

Então, que custos você evita quando pega software de manutenção grátis? Primeiro, pula custos de implementação, relacionados a colocar seus dados no software e treinar sua equipe no software. Segundo, não há pagamentos contínuos. Geralmente, provedores CMMS usam modelo SaaS: em vez de comprar software deles, você assina. É igual Netflix, onde paga todo mês para acessar serviço.

"Risco percebido" menor, mais fácil mudar de ideia

E como é gratuito, parece mais fácil começar, e se não gosta, voltar atrás e parar de usar.

Grande parte da atração por software gratuito é o baixo "risco percebido". Há relação direta entre custos associados a uma decisão e quanto ela nos estressa. Não é problema arriscar alguns reais testando novo tipo de chocolate ou marca de cereal. Não perde muito se não der certo. Mas pouca gente compraria casa sem ver.

Desvantagens de software de gestão de manutenção gratuito, ou seja, você recebe pelo que paga

Software gratuito vem com desvantagens que você precisa considerar cuidadosamente. Com software gratuito, você pode acabar batendo de frente no fato de que "Não existe almoço grátis".

Sem suporte para configuração, treinamento, ajuda contínua quando encontra problemas

Um dos benefícios de software de gestão de manutenção gratuito é que você não paga implementação. Mas a razão que não paga é que você não recebe nenhuma.

E no fim, isso significa que você tem que desenvolver e entregar sozinho.

Como isso é? Sozinho, você precisa carregar todos os dados no software, garantindo que segue melhores práticas atuais para consistência, precisão e arquitetura de informação. E então, você precisa começar a treinar a equipe de manutenção.

Mesmo para software CMMS mais básico, você precisa de manuais e vídeos de treinamento. E precisa de alguém para rodar sessões de treinamento para todos na organização que usam o software. E não só um conjunto. Como pessoas usam CMMS diferente segundo seu papel, você precisa de materiais de treinamento personalizados. Por exemplo, um conjunto para técnicos e outro diferente para o CEO.

Software CMMS gratuito mas bancos de dados pagos

Mesmo se você pega software de graça, precisa pagar para seus dados morarem em algum lugar. Sua primeira opção é servidor on-premise, o que significa que você paga hardware inicial e custos contínuos de upgrades e substituições. Em cima disso, se não sabe configurar e manter servidor, precisa pagar alguém que saiba.

Sua segunda opção é servidor baseado na nuvem, o que significa alugar espaço de provedor comercial. Vantagem é que outra pessoa cuida de parte da sobrecarga de TI para você. Mas é custo adicional vindo do seu software gratuito.

Benefícios de software de manutenção preventiva open source

Lembre-se: diferença entre gratuito e open source não é tanto preço quanto as formas que você pode modificar e usar o software, criando conjunto diferente de prós e contras.

Acesso direto ao código-fonte

Se quisesse, poderia personalizar software e conseguir exatamente o que precisava. Cada funcionalidade seria finamente ajustada às suas especificações exatas.

Soa ótimo no papel, mas é o mesmo que dizer um benefício do seu carro é você poder abrir o capô e mexer nele sozinho. Ótimo para quem sabe consertar carro, mas zero valor real para quem vai chamar mecânico qualificado para fazer todo trabalho de qualquer jeito.

Segurança e proteção

Software open source tende a ser desenvolvido por grandes comunidades de voluntários dedicados, o que pode ser grande vantagem para manter software e seus dados seguros. Ideia é que com tanta gente olhando e trabalhando no software, todos bugs e vulnerabilidades são pegos mais cedo. E não é só quando comunidade desenvolve software primeiro. Suporte contínuo e upgrades ajudam a manter tudo seguro e estável durante vida do software.

Desvantagens de software de manutenção preventiva open source

Assim como software gratuito, há contras junto com todos os prós.

Segurança e proteção

Não era este um dos benefícios?

Vale ficar neste tópico mais um pouco. Pelas mesmas razões que open source deveria ser mais seguro, também é potencialmente mais perigoso.

Com software proprietário (o que você paga), há grupo menor de desenvolvedores, tornando muito mais fácil para empresa vetar desenvolvedores cuidadosamente e rastrear quem fez o quê no código-fonte. Com open source, como é tão aberto, é muito mais fácil alguém inserir código malicioso, derrubar seu sistema, e roubar seus dados.

Modelos de financiamento significam que você paga de qualquer jeito no fim

Assim como software gratuito, há custos envolvidos. Primeiro, você paga configuração e treinamento. Lembre-se: não é só um conjunto de materiais. Como você tem diferentes tipos de usuários, precisa de diferentes tipos de treinamento.

Com programas open source mais populares, provavelmente encontra material de treinamento existente desenvolvido pela comunidade do software. E pode até ter empresas que oferecem treinamento. Mas, de novo, você paga eles.

Digamos que você ama o software mas realmente queria que tivesse essa uma funcionalidade específica. Por exemplo, software CMMS gratuito deixa você configurar MP, mas não consegue diferenciar entre flutuante e fixo ou baseados em medidor e tempo.

Como vai conseguir a funcionalidade obrigatória?

Em alguns casos, você precisa desenvolver sozinho, o que só é possível se tem departamento de TI com pessoas certas e financiado nos níveis certos. Quanto custa para você ter chefe de TI gastando horas codificando e testando nova funcionalidade?

Sua outra opção é usar bounties de funcionalidade. Posta seu pedido em página tipo BountySource e espera alguém criar ou ajustar funcionalidade para você. Aqui de novo, você paga dinheiro. Mas só se tiver sorte de alguém decidir trabalhar no seu pedido.

Benefícios de software de gestão de inventário trial

Diferente dos dois primeiros, software trial é olhada por tempo limitado no software proprietário que você está pensando em adotar. Mas igual aos dois primeiros, tem seus próprios prós e contras.

Tenha sensação real do software

Lembra da primeira vez que sentou atrás do volante de carro e tentou dirigir? Aquela mistura de empolgação e nervosismo. Só meio sabendo o que fazia…

Que é estranho porque primeira vez que dirigiu carro provavelmente também foi milionésima vez que esteve em um. Na verdade, pense em todas as vezes que já viu outra pessoa dirigir carro em filmes, TV, e vida real. E por todo aquele assistir, ainda não tinha 100% certeza de como fazer.

É o mesmo com software. Você pode ter visto vídeos online e até demonstrações ao vivo mas fazer você mesmo é sempre diferente. A única forma de realmente saber se software é fácil de aprender é tentar aprender. E a única forma de saber se atende suas necessidades é tentar usar. Nada substitui experiência direta.

Se quer ideia melhor de como software funcionaria para você na prática, não só na teoria, trial é ótima forma sem risco de descobrir.

Coloque mais olhos no software

Demos são ótima forma de ver software vivo e em ação. Mas pode ser desafiador alinhar agendas de todo mundo para todos terem chance de assistir. Também, tem limite de quantas pessoas você enfia em torno de tela.

Mas muitos trials de software rodam duas semanas ou mais, que é tempo mais que suficiente para todos na equipe de manutenção darem uma volta no software. Você tem chance de configurar algumas ordens de serviço sob demanda e inspeções e tarefas de manutenção preventiva, e técnicos têm chance de trabalhar com software no campo.

Desvantagens de software de gestão de inventário trial

Trials são ótimos, mas não sem alguns probleminhas.

Parte pode ser dados fictícios

Bom banco de dados leva tempo, que é uma razão que software gratuito não é sem custos, incluindo os de colocar seus dados no banco. Mesmo para operação pequena sem muitos ativos e equipamentos, você não quer gastar muito dos seus 14 dias preparando banco de dados.

Então, o provedor CMMS pode pré-carregar software com alguns dados fictícios. Assim, você tem chance de testar software na hora.

O problema é que você não vê todos seus dados e fluxos de trabalho empacotados e construídos como veria após implementação abrangente. Mas a boa notícia é que você começa a brincar com software na hora, e pode adicionar seus próprios dados o suficiente para ter sensação real do CMMS e suas funcionalidades, incluindo gestão de ativos, gestão de ordens de serviço e manutenção preventiva, e controle de inventário.

Todas coisas boas acabam, até trial de software CMMS

Depende do provedor, mas não importa quão longo o trial, eventualmente acaba. Para tirar máximo do seu trial e garantir que não pareça que acabou cedo demais, é importante planejar um pouco antes.

Certifique-se que tem ideia das funcionalidades específicas que quer testar e fluxos de trabalho de manutenção que quer configurar. Pode ser boa ideia criar checklist para garantir que cobre tudo.

Também, certifique-se de coordenar com outros membros-chave da equipe. Não comece trial justo quando seu técnico sênior mais confiável tira semana de férias. Você quer as pessoas certas com tempo suficiente no software.

E certifique-se que tem contato confiável no provedor CMMS caso tenha dúvidas. Lembre-se: mesmo software CMMS mais fácil de usar vem com treinamento, então é perfeitamente natural ter dúvidas durante trial. Quando tem alguém no provedor que consegue te guiar por qualquer solavanco, você tira muito mais valor do período de trial.

Próximos passos

Se você quer migrar de papel e planilhas, agora é hora de contatar provedores CMMS e começar a conversa. Eles vão explicar suas opções e ajudar achar a que funciona melhor para você.

Uma vez que reduziu sua lista, pode configurar trial de software, chutar os pneus, e levar alguns dados para um test drive.