Documentação de manutenção e a maior cesta de ovos do mundo

A documentação de manutenção é qualquer registro que contenha informações que você possa precisar para concluir tarefas e inspeções de manutenção. Ele diz o que você tem, mostra como mantê-lo e tem registros de todos os seus trabalhos anteriores.

Claro, existe aquele velho ditado sobre “nunca colocar todos os ovos na mesma cesta”, mas se você deseja uma documentação de manutenção precisa e acessível, é exatamente isso que você deve fazer.

Você só precisa ter certeza de escolher a cesta certa.

O que é documentação de manutenção?

Antes de decidir onde guardá-lo, vale a pena gastar mais tempo olhando o que é.

Você pode pensar nisso como sua coleção de respostas para perguntas críticas sobre suas operações:O que temos? Como cuidamos disso? Que trabalho fizemos até agora e quais foram os resultados desse trabalho?

Por exemplo, um operador de equipamento pode enviar uma solicitação de manutenção relacionada a uma prensa que está fazendo um som novo e estranho. A solicitação é analisada pelo líder de manutenção, que a usa para gerar uma ordem de serviço, completa com instruções e listas de verificação. A partir daí, eles o priorizam e o atribuem a um técnico. Uma vez que a tecnologia o tenha, eles procuram o manual para a imprensa, junto com algumas das ordens de serviço fechadas recentemente. Uma vez no local, eles percebem que há um vazamento em uma seção da tubulação. Está vazando, mas também parece novo, então o técnico verifica a garantia para ver se o fabricante é obrigado a cobri-lo. Infelizmente, eles não são, então a tecnologia vai ao inventário e obtém as peças e materiais necessários. Depois de concluir o trabalho, eles encerram a ordem de serviço, após preencherem uma descrição do que fizeram.

Nesta situação, a documentação de manutenção inclui:

• Solicitação de manutenção
• Ordem de serviço atribuída
• Manual do equipamento
• Garantia do equipamento
• Ordem de serviço concluída

Cada parte da documentação desempenha um papel importante no processo. Sem ele, o líder de manutenção não saberia que havia um problema, o técnico não saberia como corrigi-lo e, mais tarde, ninguém sabe o que o técnico fez.

Quais são os diferentes tipos de documentação de manutenção?

Embora existam muitos tipos, todos eles tendem a se enquadrar em uma das três grandes categorias:o que você tem, o que você faz e como você faz e o que você fez.

O que você tem

Aqui, você pode incluir documentos que descrevem seus ativos e equipamentos, incluindo:

• Números de série
• Arquivos CAD e BIM
• Esquemas
• Imagens
• Garantias
• Apólices de seguro

Você também pode incluir aqui todos os documentos que informam quem você possui na equipe de manutenção, incluindo certificados de treinamento e selos específicos do comércio.

Coletar todas essas informações e compilá-las em algo útil pode ser uma tarefa complicada, mas é necessária se você estiver tentando passar de todas as manutenções reativas para mais preventivas. A boa notícia é que você pode encontrar ajuda com a auditoria da sua instalação.

O que você faz, como você faz

Aqui, você tem todos os documentos que explicam como cuidar de seus ativos, incluindo:

• Manuais do fabricante do equipamento original (OEM)
• Listas de verificação para inspeções
• Instruções passo a passo
• Procedimentos operacionais padrão (SOPs)
• Políticas e procedimentos gerais
• Cronogramas de manutenção preventiva
• Como a segurança é tão importante, ela pode ser sua própria subcategoria e incluir:
• Políticas e procedimentos específicos de segurança
• Políticas de bloqueio/sinalização
• Sistema de Informação de Materiais Perigosos no Local de Trabalho (WHIMIS)
• Documentação da OSHA

Dependendo da sua localização, você também pode adicionar documentos de compensação dos trabalhadores.

Um problema comum para muitos departamentos é que eles têm todas essas informações circulando dentro das cabeças de seus técnicos seniores. Em vez de colocá-lo onde é seguro e acessível, ele está trancado. E assim que esses técnicos seniores saem pela porta, seja porque estão se mudando para uma nova empresa ou se aposentando, você perde todo esse conhecimento crítico de manutenção.

O que você fez

E aqui estão todos os documentos relacionados ao trabalho realizado pela equipe de manutenção, bem como por quaisquer fornecedores terceirizados. Você pode incluir:

• Solicitações de manutenção
• Ordens de serviço
• Métricas de manutenção
• Principais indicadores de desempenho
• Relatórios

As ordens de serviço contêm muitos documentos, incluindo notas e imagens criadas pelo técnico.

Por que a documentação de manutenção é importante?

A aprovação em auditorias geralmente se resume a quão bem você pode responder a estas perguntas:

• Você tem um processo em andamento?
• A equipe acompanhou seus processos?
• Se eles os seguiram, quando eles fizeram o trabalho?
• Se você tiver SOPs e a equipe os estiver seguindo, quando foi a última vez que você os atualizou?

Agora que sabemos o que é e por que é importante, podemos responder à próxima pergunta:qual é a melhor maneira de mantê-lo seguro e torná-lo acessível?

Por que um CMMS é a maior cesta de ovos do mundo?

De volta aos ovos e sua cesta, nossa frágil metáfora. A ideia sobre ovos e qualquer outra coisa que você queira manter em segurança é que você não deve mantê-los todos em um só lugar. Mas para documentos de manutenção, é o oposto.

Você só precisa ter o tipo certo de cesta, um moderno sistema informatizado de gerenciamento de manutenção (CMMS).

Com os métodos manuais tradicionais, você está lutando contra pilhas de papelada e arquivos de planilhas aleatórios. E toda vez que você precisar conectar dois documentos, há uma boa chance de serem dois formatos diferentes. A programação de MP pode estar em uma planilha, mas as garantias relacionadas são todas em papel. A ordem de serviço que você acabou de atribuir está em papel, mas os esquemas do ativo são todos arquivos PDF.

Com um CMMS moderno, todos os seus documentos vão para um banco de dados central, onde estão todos seguros, acessíveis e conectáveis. O provedor de CMMS tira todo o peso de TI de seus ombros e é responsável por garantir que seus dados sejam armazenados em backup e estejam lá quando você precisar. E eles também garantem que seus dados estejam em todos os lugares que você precisar, acessíveis por todos da equipe por meio de seus dispositivos conectados à Internet.

Quando você precisa gerar e atribuir uma ordem de serviço, tudo é feito em um só lugar, dentro do software. Quando o técnico usa seu dispositivo móvel para acessar as informações em tempo real, ele também pode acessar as imagens relacionadas e os SOPs necessários para trabalhar de forma inteligente e segura.

Próximas etapas

O Hippo está aqui para ajudá-lo a obter a solução que funciona melhor para você, desde responder suas perguntas sobre tudo relacionado à manutenção até ajudá-lo a reservar uma demonstração de software ao vivo.

Resumo

A documentação de manutenção é sua coleção de registros que o ajudam a concluir o trabalho de manutenção. É como você sabe o que tem, como cuidar dele e qual trabalho você concluiu até agora. Assim, a primeira categoria pode incluir números de série de ativos, imagens, arquivos CAD e BIM, garantias, apólices de seguro e informações sobre sua equipe de manutenção, incluindo certificados e selos comerciais. Para o segundo, você tem POPs, cronogramas de manutenção preventiva, listas de verificação e manuais. No terceiro, há ordens de serviço, relatórios e KPIs encerrados. Todas essas informações são vitais para suas operações e você pode pensar nelas coletivamente como um mapa que mostra onde você esteve, onde está agora e como atingir seus objetivos. Para garantir que seus documentos sejam seguros e acessíveis, você precisa de uma solução CMMS moderna. Como tudo fica em um banco de dados central e seu provedor cuida de todos os backups e atualizações, você nunca precisa se preocupar em perder ou perder o acesso à sua documentação de manutenção.