O que são dados de manutenção?

Se você quer responsabilidade no departamento de manutenção, primeiro você precisa de visibilidade. Mas construir o quadro geral da manutenção pode ser um desafio porque envolve muitas partes diferentes, e muitas delas estão em constante movimento.

É aí que entram os dados de manutenção precisos e confiáveis.

O que são dados de manutenção?

Os dados de manutenção são os dados que você compartilha com a equipe de manutenção para que ela possa manter seus ativos em funcionamento. São também os dados que você captura sobre seus ativos, incluindo o trabalho que a equipe realiza neles, bem como os resultados desse trabalho, na forma de métricas de manutenção, indicadores-chave de desempenho e relatórios.

Qual ​​é a diferença entre a documentação de manutenção e os dados de manutenção?

Em alguns níveis, não há diferença alguma. Na verdade, você pode ser filosófico sobre isso e dizer:“São todos dados. Tudo são dados.”

Mas se você cair muito na toca do coelho, pode acabar argumentando que Matrix é um documentário. Portanto, é útil traçar linhas práticas entre a documentação de manutenção e os dados de manutenção.

A documentação de manutenção é basicamente estática. Uma vez que você o tenha, ele não tende a mudar. Assim, seus dados de manutenção podem incluir:

• Políticas
• Procedimentos
• Listas de verificação
• Manuais
• Esquemas
• Diagrama
• Programações PM
• Garantias

Os dados de manutenção são principalmente menos estáticos, embora não seja tanto que estejam sempre mudando, é que estão em constante crescimento. Então, aqui você tem:

• Ordens de serviço
• Níveis de estoque
• Resultados da inspeção
• Métricas de manutenção
• KPIs

Dependendo das estratégias de manutenção que você está usando, você também pode incluir dados de medidores mecânicos até mesmo sensores montados diretamente em seus ativos.

Por que os dados de manutenção são importantes?

Há uma ótima citação sobre a importância dos dados do teórico organizacional Geoffrey Moore:“Sem big data, você é um cervo no meio de uma rodovia”. Mas com os dados de manutenção, você sabe onde esteve, onde está e para onde está indo.

A outra grande vantagem é que, quando você tem bons dados, não precisa perder tempo confiando em pressentimentos, esperanças e orações, ou mesmo em suposições. Em vez disso, você tem números reais em que pode realmente confiar.

Aqui está outra citação sobre dados:“Se temos dados, vamos olhar para os dados. Se tudo o que temos são opiniões, vamos com a minha.” É do ex-CEO da Netscape e destaca como bons dados são o grande equalizador. Isso economiza o tempo de ter que discutir sobre o que foi feito e o que você precisa fazer a seguir. Os dados são uma maneira perfeita de sair da rotina de fazer as coisas de uma determinada maneira, porque “sempre fizemos dessa maneira”.

Então, como você pode obter bons dados de manutenção?

Comece evitando todas as maneiras pelas quais você pode acabar com dados ruins, incluindo confiar na entrada manual e manter tudo em papel ou em planilhas. Se você puder se afastar deles, poderá obter bons dados.

Mas por que esses métodos são tão notoriamente ruins na produção de bons dados? O que os torna tão confiáveis ​​não confiáveis?

Toda vez que alguém da equipe insere dados manualmente, você corre o risco real de adicionar erros. Basta um momento de distração para acidentalmente escrever um em vez de um sete. E mesmo que a primeira tecnologia acerte, sempre há a chance de que a próxima não dê certo. Uns se parecem muito com setes.

Mesmo quando você obtém todos os dados corretos perfeitamente, os registros em papel são difíceis de compartilhar e rastrear. Se você deseja obter a nova ordem de serviço para um técnico, a “entrega” envolve encontrá-los e colocar o papel diretamente em suas mãos. Se eles conseguirem não perder ou danificar a papelada, você pode até recuperá-la depois que eles fecharem a ordem de serviço.

Para planilhas, você pode facilmente criar muitos dados novos, mas isso acaba trabalhando contra você. Como não há nada conectando todas essas cópias dos arquivos, também não há como você saber qual é o mais recente, qual tem os dados mais atualizados.

Como um CMMS ajuda a garantir que você obtenha bons dados que podem ser aproveitados para uma melhor manutenção?

Com métodos antiquados, você sempre terá problemas para coletar bons dados, mantê-los seguros, compartilhá-los facilmente e garantir que todos tenham a versão mais atualizada.

Uma boa solução de software de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) ajuda a evitar todos esses problemas porque possui um banco de dados central onde você pode manter todos os seus dados seguros, protegidos e acessíveis.

Automatize a captura

Depois de configurar seu CMMS, a entrada de dados é muito mais fácil, tornando-a também muito mais confiável. Em vez de ter que escrever tudo, você pode usar o software para fazer tudo, desde revisar solicitações de manutenção até gerar, priorizar, atribuir e rastrear ordens de serviço. E como está tudo em um só lugar, você não precisa copiar constantemente as coisas, removendo as etapas em que é mais provável que você adicione erros.

Para os técnicos, o software facilita muito a atualização das ordens de serviço no local e em tempo real. Em vez de ter que lembrar o que eles fizeram e depois anotar tudo quando voltarem ao escritório de manutenção, os técnicos podem usar o aplicativo móvel CMMS para inserir suas atualizações imediatamente. E como já existem campos de dados e menus suspensos, eles podem ver exatamente quais dados precisam incluir.

Automatize a crise

Depois de ter bons dados de manutenção, você pode colocá-los para funcionar. Usando o CMMS, você pode pegar todos esses dados brutos e transformá-los em insights acionáveis ​​em suas operações de manutenção. Agora você sabe:

• Quais ativos estão custando mais para você manter
• Quanto você está gastando em sob demanda x preventivo
• Quanto tempo os reparos tendem a durar em ativos críticos
• Por que os custos de estoque estão subindo ou caindo
• Quais PMs precisam de ajustes ou novas programações

E isso é apenas o começo. Ao rastrear importantes métricas de manutenção e indicadores-chave de desempenho (KPIs), você pode finalmente obter a visibilidade necessária para impor a responsabilidade desejada.

Próximas etapas

O Hippo está aqui para ajudá-lo a obter a solução que funciona melhor para você, desde responder suas perguntas sobre tudo relacionado à manutenção até ajudá-lo a reservar uma demonstração de software ao vivo.

Resumo

Embora seja verdade que “os dados são reis”, nem todos os dados são iguais. A documentação de manutenção tende a ser mais estática e inclui seus manuais, modelos, garantias, imagens e esquemas. Os dados de manutenção tendem a ser menos estáticos, mas principalmente porque estão em constante crescimento. Aqui, você pode incluir ordens de serviço e dados de sensores. Depois de ter bons dados, você pode tomar melhores decisões sobre como executar e melhorar suas operações de manutenção. Depois de saber onde esteve e onde está agora, você pode decidir com mais facilidade e melhor para onde quer ir. Mas obter bons dados é difícil se você estiver tentando usar métodos manuais antigos. Há muitos lugares onde os dados errados são adicionados ou seus dados bons são perdidos. O software CMMS moderno torna a vida muito mais fácil porque ajuda você a manter todos os seus dados em um banco de dados central. A partir daí, o software ajuda você a transformar esses dados brutos em insights sobre suas operações.