Dados de Manutenção Explicados: A Chave para Gestão Confiável de Ativos

Se você quer responsabilidade no departamento de manutenção, primeiro precisa de visibilidade. Mas construir o grande quadro da manutenção pode ser desafiador porque envolve tantas partes diferentes, e muitas delas estão constantemente em movimento.

É aí que entram dados de manutenção precisos e confiáveis.

O que são dados de manutenção?

Dados de manutenção são os dados que você compartilha com a equipe de manutenção para que ela possa manter seus ativos funcionando. Também são os dados que você captura sobre seus ativos, incluindo o trabalho que a equipe faz neles, bem como os resultados desse trabalho, na forma de métricas de manutenção, indicadores-chave de desempenho e relatórios.

Qual a diferença entre documentação de manutenção e dados de manutenção?

Em alguns níveis, não há diferença nenhuma. Na verdade, você pode ser filosófico sobre isso e dizer: "Tudo é dados. Tudo é dados."

Mas se você cair muito fundo nessa toca de coelho, pode se ver argumentando que Matrix é um documentário. Então, é útil traçar linhas práticas entre documentação de manutenção e dados de manutenção.

Documentação de manutenção é basicamente estática. Uma vez que você tem, não tende a mudar. Então, sua documentação de manutenção pode incluir:

• Políticas
• Procedimentos
• Checklists
• Manuais
• Esquemas
• Diagramas
• Cronogramas de MP
• Garantias

Dados de manutenção são principalmente menos estáticos, embora não seja tanto que estejam sempre mudando, é que estão constantemente crescendo. Então, aqui você tem:

• Ordens de serviço
• Níveis de estoque
• Resultados de inspeção
• Métricas de manutenção
• KPIs

Dependendo das estratégias de manutenção que você usa, você pode também incluir dados de medidores mecânicos a até sensores montados diretamente nos seus ativos.

Por que dados de manutenção são importantes?

Existe uma ótima citação sobre a importância de dados do teórico organizacional Geoffrey Moore: "Sem big data, você é um cervo no meio de uma rodovia." Mas com dados de manutenção, você sabe onde esteve, onde está, e para onde está indo.

A outra grande vantagem é que, quando você tem bons dados, não precisa perder tempo confiando em sentimentos, esperanças e orações, ou até palpites educados. Em vez disso, você tem números reais nos quais pode realmente confiar.

Aqui está outra citação sobre dados: "Se temos dados, vamos olhar os dados. Se tudo que temos são opiniões, vamos com a minha." É do ex-CEO da Netscape e destaca como bons dados são o grande equalizador. Economiza o tempo de ter que discutir sobre o que foi feito e o que você precisa fazer a seguir. Dados são uma maneira perfeita de sair da rotina de fazer coisas de um jeito certo porque "sempre fizemos assim."

Então, como você pode obter bons dados de manutenção?

Comece evitando todas as maneiras que você pode acabar com dados ruins, incluindo confiar em entrada manual e manter tudo em papel ou planilhas. Se você puder se afastar desses, pode obter bons dados.

Mas por que esses métodos são tão famosamente ruins em produzir bons dados? O que os torna tão confiavelmente não confiáveis?

Toda vez que alguém da equipe está inserindo dados manualmente, você está correndo o risco real de eles adicionarem erros. Tudo que leva é um momento de distração para acidentalmente escrever um 1 em vez de 7. E mesmo se o primeiro técnico acerte, sempre há chance do próximo não acertar. Uns parecem muito com setes.

Mesmo quando você obtém todos os dados perfeitos, registros em papel são difíceis de compartilhar e rastrear. Se você quer levar a nova ordem de serviço a um técnico, a "entrega" envolve encontrá-los e colocar o papel diretamente nas mãos deles. Se eles conseguem não perder ou danificar a papelada, você pode até recebê-la de volta depois que fecham a ordem de serviço.

Para planilhas, você pode facilmente criar muitos dados novos, mas isso acaba jogando contra você. Como não há nada conectando todas aquelas cópias dos arquivos, também não há como você saber qual é a mais recente, qual tem os dados mais atualizados.

Como um CMMS ajuda a garantir que você obtenha bons dados que pode alavancar em melhor manutenção?

Com métodos antigos, você sempre vai ter problemas coletando bons dados, mantendo-os seguros, compartilhando facilmente, e garantindo que todos tenham a versão mais atualizada.

Uma boa solução de software de gestão de manutenção computadorizada (CMMS) ajuda você a evitar todos esses problemas porque tem um banco de dados central onde você pode manter todos os seus dados seguros, protegidos e acessíveis.

Automatize a captura

Uma vez que você tem seu CMMS configurado, entrada de dados é muito mais fácil, tornando também muito mais confiável. Em vez de ter que escrever tudo, você pode usar o software para fazer tudo, desde revisar solicitações de manutenção até gerar, priorizar, atribuir e rastrear ordens de serviço. E como está tudo em um lugar, você não está constantemente tendo que copiar coisas, removendo os passos onde você mais provavelmente adiciona erros.

Para os técnicos, o software torna muito mais fácil atualizar ordens de serviço no local e em tempo real. Em vez de ter que lembrar o que fizeram e então escrever tudo uma vez que voltam ao escritório de manutenção, técnicos podem usar o app móvel do CMMS para inserir atualizações na hora. E como já existem campos de dados e menus dropdown, eles podem ver exatamente quais dados precisam incluir.

Automatize o processamento

Uma vez que você tem bons dados de manutenção, pode colocá-los para trabalhar. Usando o CMMS, você pode pegar todos aqueles dados brutos e processá-los em insights acionáveis sobre suas operações de manutenção. Agora você sabe:

• Quais ativos estão custando mais para manter
• Quanto você está gastando em sob demanda vs preventiva
• Quanto tempo reparos tendem a durar em ativos críticos
• Por que custos de estoque estão subindo ou caindo
• Quais MPs precisam de ajuste ou novos cronogramas

E isso é só o começo. Rastreando métricas importantes de manutenção e indicadores-chave de desempenho (KPIs), você finalmente obtém a visibilidade que precisa para impor a responsabilidade que quer.

Próximos passos

A Hippo está aqui para ajudar você a obter a solução que funciona melhor para você, desde responder suas perguntas sobre tudo relacionado à manutenção até ajudá-lo a agendar uma demonstração de software ao vivo.

Resumo

Embora seja verdade que "Dados são rei", nem todos os dados são iguais. Documentação de manutenção tende a ser mais estática, e inclui seus manuais, modelos, garantias, imagens e esquemas. Dados de manutenção tendem a ser menos estáticos, mas isso é principalmente porque estão constantemente crescendo. Aqui, você pode incluir ordens de serviço e dados de sensores. Uma vez que você tem bons dados, pode tomar melhores decisões sobre como rodar e melhorar suas operações de manutenção. Uma vez que sabe onde esteve e onde está agora, pode mais fácil e melhor decidir para onde quer ir. Mas obter bons dados é difícil se você está tentando usar métodos manuais antigos. Há muitos lugares onde dados errados são adicionados ou seus bons dados se perdem. Software CMMS moderno torna a vida muito mais fácil porque ajuda você a manter todos os seus dados em um banco de dados central. A partir daí, o software ajuda você a transformar aqueles dados brutos em insights sobre suas operações.