O Papel do Planejador de Manutenção: Otimizando Operações e Garantindo Confiabilidade

Em equipes de manutenção menores, todos usam muitos chapéus diferentes, com o gerente de manutenção tão propenso a definir o cronograma quanto a arregacar as mangas para trabalhar em equipamentos. Mas quando suas operações começam a crescer tanto em tamanho quanto em complexidade, você precisa de alguém na equipe focado em todos os pequenos detalhes mas nunca perdendo de vista o grande quadro. Alguém que não só possa trabalhar com a equipe mas também entre departamentos.

Você precisa de um planejador de manutenção.

Como sempre, ajuda começar com definições básicas.

O que é um planejador de manutenção?

Planejadores de manutenção garantem que o departamento de manutenção obtenha o máximo de seus técnicos, ferramentas e tempo assegurando que todos tenham o que precisam para trabalhar eficientemente. É trabalho deles planejar o trabalho que os técnicos vão fazer, combinar os técnicos certos às tarefas certas, e então controlar estoque para que a equipe tenha exatamente o que precisa exatamente quando precisa.

Isso cobre seu papel estratégico no departamento. Mas e suas táticas? Quais são os passos específicos que eles dão, dia a dia, para alcançar esses objetivos?

Quais são as responsabilidades de um planejador de manutenção?

Planejadores começam garantindo que entendem as capacidades do departamento e suas responsabilidades, incluindo estimar tanto o que a equipe precisa fazer quanto quanto tempo cada trabalho deve levar. Eles também precisam olhar os objetivos de negócio da organização geral, para saber como melhor apoiá-los através de atividades de manutenção.

Planejamento de manutenção

A partir daí, eles definem quais estratégias de manutenção implementar para cada ativo, e então configuram e agendam programas de manutenção preventiva. Eles também precisam configurar uma série de fluxos de trabalho para lidar com ordens de serviço sob demanda, incluindo maneiras de revisar solicitações, priorizar trabalho, atribuir ordens de serviço, e então rastrear taxas de conclusão.

Equilíbrio de interesses

Muito do trabalho deles foca em atividades para o departamento de manutenção, mas uma das habilidades-chave é também ser capaz de apoiar indicadores-chave de desempenho (KPIs) através da organização, para cima e para baixo no organograma. Então, eles sabem que precisam agendar inspeções e tarefas para a equipe de manutenção, mas também sabem que têm que tentar encaixá-las na programação de produção.

Por exemplo, quando a manutenção precisa tirar uma prensa offline para testar ou trocar o lubrificante, o planejador de manutenção tenta agendar para entre corridas de produção, minimizando tempo de inatividade.

Qual a diferença entre planejador de manutenção vs agendador de manutenção?

Se você ouviu falar sobre agendadores de manutenção, pode estar se perguntando sobre toda a sobreposição entre os dois cargos. A realidade é que planejamento e agendamento são de fato dois trabalhos separados, mas dependendo do tamanho da operação, podem ser feitos por uma pessoa.

Se o departamento de manutenção for grande o suficiente para ter tanto um planejador quanto um agendador, o planejador focaria mais em garantir que os técnicos tenham o que precisam para trabalhar bem, incluindo as ferramentas e peças certas, enquanto o agendador cuidaria de decidir quando os técnicos fazem o trabalho, incluindo priorizar cuidadosamente ordens de serviço e equilibrar necessidades de manutenção e produção.

Se entregam tantos benefícios, por que nem todo departamento de manutenção tem um planejador?

É a mesma razão pela qual mesmo se um departamento tem um planejador, ainda pode não ter um agendador. Tudo se resume ao tamanho da operação.

Então, em casos onde o tamanho das facilities, o número e complexidade dos ativos e equipamentos, e o tamanho do departamento de manutenção não exigem um planejador de manutenção em tempo integral, o gerente de manutenção faz todo o planejamento e agendamento de manutenção eles mesmos.

É uma verdade geral sobre todas as organizações: quanto menos pessoas na banda, mais instrumentos cada um tem que tocar.

Quais são os caminhos para se tornar um planejador de manutenção?

Não há estrada real, mas algumas rotas são mais comuns que outras. Muitos planejadores começam com diploma universitário ou associado, frequentemente em gestão de facilities ou algo relacionado a engenharia. A partir daí, estudam gestão de projetos.

Mas como isso é manutenção, também existem os aprendizados tradicionais. É possível começar em uma posição de assistente de planejamento, ganhar muito treinamento no trabalho e experiência direta, e então tentar subir a partir daí.

Independente da rota, futuros planejadores de manutenção precisam ser orientados a detalhes, multitarefas que nunca perdem de vista o grande quadro.

E precisam ser versáteis usando uma variedade de diferentes tecnologias, incluindo software de gestão de manutenção computadorizada (CMMS).

Como um CMMS facilita a vida para planejadores de manutenção?

Se um departamento de manutenção é grande o suficiente para ter um planejador de manutenção, é grande demais para rodar em papel e planilhas. Há muitas partes móveis para métodos manuais antigos. O CMMS certo torna possível ficar por cima do trabalho e um passo à frente dos problemas automatizando fluxos de trabalho críticos, ajudando você a manter seus dados seguros, protegidos e acessíveis.

Aqui estão apenas duas das maneiras que um CMMS ajuda.

Agendamento de manutenção

Lembre-se, a grande diferença entre métodos manuais e uma solução CMMS moderna é que o software ajuda você a manter todos os seus dados em um lugar, um banco de dados central onde tudo está seguro, protegido e acessível a todos na equipe.

E isso torna o agendamento muito mais fácil. Em vez de tentar organizar tudo em post-its ou planilhas difíceis de ler, o planejador de manutenção pode ver todas as tarefas e inspeções que precisa atribuir em calendários intuitivos. Quando precisam mudar o cronograma para acomodar uma nova ordem de serviço sob demanda, podem rapidamente arrastar e soltar atribuições para novas datas.

Controle de estoque

Com papel e planilhas, é impossível rastrear peças e materiais com precisão por causa de erro humano. E mesmo se todos sempre escrevessem os números certos, os atrasos de tempo entre quando a equipe usa peças e quando atualizam os registros significa que você está sempre um pouco atrasado. Você pode ter bons números do que tinha na semana passada, mas nunca tem certeza do que tem agora.

Com um CMMS, esses problemas desaparecem. Em vez de ter que confiar nos técnicos para manter a contagem, o software ajuda você a fazer isso automaticamente. Quando o planejador de manutenção configura uma ordem de serviço, pode associar as peças e materiais necessários dentro do software. Então, quando os técnicos fecham, o CMMS atualiza automaticamente as contagens de estoque.

E assim que os níveis atingem os mínimos personalizáveis, o CMMS envia um alerta, para que o departamento saiba que precisa fazer um pedido.

Próximos passos

Queremos garantir que você obtenha a solução que funciona melhor para você. Podemos ajudar com tudo, desde responder suas perguntas sobre tudo relacionado à manutenção até agendar uma demonstração de software ao vivo.

Resumo

Um planejador de manutenção trabalha para garantir que o departamento de manutenção obtenha o máximo de suas ferramentas, técnicos e tempo organizando cuidadosamente inspeções, tarefas e cronogramas. Embora trabalhem de dentro do departamento de manutenção, frequentemente coordenam com o lado de produção da organização para garantir que todos consigam atingir seus objetivos e KPIs específicos. Por exemplo, tentariam agendar tempo de inatividade planejado entre corridas de produção.

Nem todos os departamentos de manutenção têm um planejador, e em equipes menores, o gerente de facilities ou líder de manutenção faz todo o planejamento. Em equipes maiores, porém, pode haver tanto um planejador quanto um agendador.

Independente do número de técnicos e ativos, o planejamento de manutenção é facilitado com um CMMS moderno. Em vez de tentar planejar e rastrear trabalho usando pedaços de papel fáceis de perder, difíceis de ler ou arquivos de planilha, você pode manter todos os seus dados em um lugar, atualizados em tempo real. E porque você automatizou o rastreamento de estoque, seus números são precisos e atualizados, você nunca precisa se preocupar em ficar sem peças ou materiais críticos.