Como melhorar o gerenciamento de estoque de manutenção

O gerenciamento de estoque é o herói não celebrado de sua operação de manutenção - geralmente não há muitos elogios para aqueles que trabalham com peças de reposição. Mas, quando bem feito, pode elevar o gerenciamento de manutenção de ativos para o próximo nível, enquanto economiza para sua empresa uma grande quantidade de mudanças. Hoje, estamos descobrindo todas as maneiras de melhorar o gerenciamento de estoque para que você possa reduzir custos e evitar perda de tempo e dinheiro.

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Índice

1. O que é gerenciamento de estoque de manutenção?
2. O custo da má gestão de estoque de manutenção
3. 7 maneiras de melhorar o gerenciamento de estoque de manutenção
4. O resultado final:gerenciamento de estoque e o panorama geral

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O que é gerenciamento de estoque de manutenção?

O gerenciamento de estoque é uma tentativa de ter o estoque certo, no lugar certo, na hora certa e com o custo certo. O objetivo é minimizar os custos ajudando as instalações a saber quando comprar mais estoque com base nas taxas normais de uso.

A maneira como você define o estoque depende do seu setor. Para uma loja de varejo, estoque são os produtos que a loja tenta vender aos clientes, como ternos ou vestidos. Quando se trata de manutenção, estoque são as peças usadas para fazer os ativos funcionarem adequadamente, como motores, rolamentos, ventiladores ou filtros. O objetivo das equipes de manutenção é ter o estoque certo em mãos nas quantidades certas para reparar ou melhorar os ativos, considerando também o espaço disponível em seus orçamentos e depósitos.

O custo da má gestão de estoque de manutenção

Existem muitas etapas envolvidas no gerenciamento de estoque. Qualquer erro ao longo do caminho pode significar pesadas perdas financeiras. A má gestão de estoque pode levar a custos mais altos com peças e armazenamento, programação de manutenção desequilibrada e um aumento na falta de estoque e estoque obsoleto.

O gerenciamento de estoque é uma tentativa de ter o estoque certo, no lugar certo, na hora certa e com o custo certo.

Os três principais problemas da má gestão de estoque são ter muito estoque, muito pouco estoque e estoque que você não consegue encontrar. Todos podem causar caos e prejudicar os resultados financeiros.

Pode ser muito fácil administrar mal e gastar demais quando se trata de comprar estoque. O custo típico de armazenamento de peças extras fica entre 12% e 20% do custo de compra. Isso significa que se você gasta $ 100.000 todo ano para comprar estoque, pode ir em frente e adicionar outros $ 12.000 a $ 20.000 ao seu orçamento para espaço de armazenamento e administração. Comprar muito estoque torna o problema ainda pior.

Ter pouco estoque representa um problema mais imediato. Imagine que uma peça crítica do equipamento de produção falha e você não tem a peça necessária para repará-la. O tempo de inatividade dessa máquina passou de algumas horas para alguns dias ou semanas, e o custo dessa quebra disparou. Isso sem mencionar o custo extremamente alto de remessa urgente ou medidas provisórias arriscadas que os técnicos muitas vezes sentem que precisam empregar para manter a produção dentro do cronograma.

Esse problema é muito comum para os fabricantes. De todas as paradas anuais não programadas, 50% podem estar relacionadas à falta de peças de reposição, de acordo com um relatório do Aberdeen Group. Um sistema de gerenciamento de estoque adequado garante que as peças críticas estejam disponíveis, ajudando a eliminar o tempo de inatividade não planejado, aumentar a produção e evitar que perca milhares ou milhões de dólares.

Você pode ter o número certo de peças em seu depósito, mas não importa se você não consegue encontrá-las. Se você tem esse problema, não está sozinho. Estima-se que entre 10% e 25% do tempo de um técnico é gasto na obtenção de peças porque são difíceis de encontrar. A incapacidade de rastrear a localização das peças reduz o tempo da chave inglesa e pode aumentar o tempo de inatividade em alguns minutos extras toda vez que há uma avaria. Isso pode não parecer muito, mas cada minuto de inatividade custa centenas ou milhares de dólares. Se você luta para encontrar peças duas ou três vezes por mês, isso pode significar gastar centenas de milhares de dólares por ano em algo que pode ser facilmente evitado.

7 maneiras de melhorar o gerenciamento de estoque de manutenção

Agora que você viu o quanto uma má gestão de estoque pode custar, vamos dar uma olhada em como você pode evitar esses cenários de pesadelo. Cada etapa do processo de gerenciamento de estoque pode ser otimizada para reduzir desperdícios, redundâncias e ineficiência. Empregar até mesmo um punhado dessas estratégias pode ajudar muito a melhorar seu processo de gerenciamento de estoque e economizar muitas dores de cabeça e dinheiro para a equipe de manutenção.

1. Rastreamento de peças

Conforme destacamos acima, procurar peças pode ser uma grande perda de tempo e dinheiro. Se uma hora de tempo de inatividade não planejado custar US $ 1.000 em mão de obra perdida e um técnico passar 15 minutos procurando uma peça em um depósito desorganizado, isso significa US $ 250 a mais pelo ralo. Ter um sistema de rastreamento de estoque permite que você acompanhe os níveis de estoque e a localização. Isso permite que os técnicos e engenheiros vejam se uma peça está disponível sem ter que verificar fisicamente o depósito e exatamente onde ir buscá-la. O rastreamento preciso do estoque também evita pedidos duplicados, o que ajuda você a ficar longe de onerosos estoques.

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2. Níveis de estoque

Ter a quantidade certa de estoque é fundamental. Cachinhos Dourados é o seu modelo para essa estratégia - você nunca deve ter muito ou pouco estoque em seu depósito. Comece determinando os níveis mínimos de estoque. Você pode fazer isso identificando as peças necessárias para equipamentos essenciais à produção e calculando o uso médio dessas peças. Você também pode ajustar os níveis mínimos e fazer novos pedidos com base no prazo de entrega do fornecedor. Se feito de forma eficaz, essas estratégias podem ajudá-lo a empregar a entrega just-in-time em suas instalações.

Imagine que uma peça crítica do equipamento de produção falha e você não tem a peça necessária para repará-la. . .o custo dessa avaria disparou.

3. Reordenando

Depois de estabelecer os níveis mínimos de estoque, você precisa saber quando as peças estão abaixo desses níveis e comunicar isso ao pessoal de logística. Isso elimina as suposições do reordenamento e reduz as chances de excesso ou falta de estoque. Você também deve rastrear todos os pedidos de compra de estoque. Isso o ajudará a medir todas as atividades relacionadas à manutenção e seu impacto financeiro no final do ano. Ter esses dados também fornecerá uma excelente linha de base para tomar decisões futuras sobre o inventário.

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4. Gerenciamento de estoque em vários locais

Sistemas e processos padronizados de gerenciamento de inventário são cruciais se sua organização possui vários locais. Ter a capacidade de rastrear peças e suprimentos em vários locais de armazenamento em várias instalações oferece aos seus técnicos uma grande vantagem. Se um fornecedor está com estoque insuficiente, exige grandes quantidades mínimas de pedido ou tem prazos de entrega lentos, isso pode significar um grande atraso na obtenção de peças críticas. Se você precisa de estoque rápido, ou se uma peça está obsoleta, geralmente é mais rápido enviar a peça de outro local. Ter acesso a recursos de vários sites pode salvá-lo nesse tipo de emergência, mas depende de uma boa comunicação e de dados atualizados.

5. Elimine peças obsoletas

Peças obsoletas podem permanecer no seu depósito por meses, ocupando espaço nas prateleiras e no balanço patrimonial. Mas isso nem é o pior. Se você precisa de uma peça para um reparo e encontra apenas estoque obsoleto, isso aumenta o tempo de inatividade. Rastrear o ciclo de vida das peças de reposição reduz o estoque obsoleto. Saber quando você comprou peças, há quanto tempo as possui e quando elas se tornam obsoletas pode minimizar a quantidade de capital amarrado em materiais subutilizados e evitar tempo de inatividade oneroso.

6. Relatório de inventário

Construir uma estrutura de relatórios sólida para gerenciamento de inventário fornece todos os dados para detectar tendências e tomar decisões mais inteligentes. Com esses dados, você pode melhorar a alocação de fundos, melhorar o agendamento de manutenção e automatizar suas compras. Algumas métricas úteis que você pode rastrear incluem o básico, como níveis de estoque e histórico de pedidos de compra, bem como números mais avançados, como o valor do estoque disponível e pedidos de compra pendentes.

7. Um único sistema integrado

Ter um sistema completo para gerenciar sua manutenção, incluindo gerenciamento de estoque, traz alguns benefícios importantes. O primeiro é a acessibilidade, consistência e qualidade dos dados. Com tudo em um só lugar, você pode rastrear, relatar e transferir conhecimento com eficiência e precisão. O segundo é o treinamento. Em vez de treinar departamentos separados em sistemas separados, você só precisa treinar toda a organização em um sistema. Por último, ter um sistema economiza o custo de comprar vários sistemas e conectá-los. Se você gerencia o inventário e a manutenção preventiva com o software CMMS, não precisa investir em um sistema ERP caro também.

Gerenciamento de estoque de manutenção e visão geral

Uma boa gestão de estoque geralmente leva a uma boa manutenção. Quando a peça certa está no local certo, permite que um técnico execute uma tarefa da forma mais rápida e completa possível. Mas fazer da maneira certa leva tempo e requer investimento em processos sólidos para tudo, desde a compra até o rastreamento das peças. Isso leva tempo, mas depois de encontrar a fórmula certa, você pode manter os custos baixos e, ao mesmo tempo, garantir que suas instalações funcionem sem problemas.