Guia de Especialista: Transforme Sua Gestão de Manutenção para Maior Eficiência

Precisa melhorar sua gestão de manutenção mas não sabe por onde começar?

Conversamos com o Executivo de Contas da Hippo CMMS, Lindsey Hawkes, sobre os grandes desafios enfrentados por gerentes de instalações e alguns passos concretos para facilitar sua vida.

Pare de depender de manutenção reativa

Quando você crescia, ser bombeiro parecia o melhor emprego do mundo. Andar em caminhão gigante, sirenes ligadas. Entrar em incêndios para salvar pessoas, todos aplaudindo.

Mas com manutenção, é diferente. "A última coisa que você quer é passar o dia correndo apagando incêndios," diz Lindsey.

A solução é migrar para manutenção preventiva, onde você encontra e corrige pequenos problemas antes que tenham chance de virar grandes. Com a combinação certa de inspeções e tarefas de manutenção, garante mais tempo de atividade, menos estresse.

Comece a rastrear e aproveitar dados

Se tivesse que nomear suas atuais dez ferramentas de manutenção mais importantes, dados fariam a lista? Se não, você está perdendo oportunidades de melhorar.

"Com dados confiáveis, você começa a tomar decisões melhores," explica Lindsey.

Como funciona? Faça este teste simples.

Quantas destas perguntas você consegue responder sobre suas operações de manutenção?

• Qual técnico fechou mais ordens de serviço no mês passado?
• Quantas MPs a equipe fechou na semana passada?
• Quanto gastou em peças e materiais no total?
• Qual ativo custa mais para manter funcionando?

Com os dados certos e relatórios automatizados, você responderia todas facilmente.E com as respostas, poderia tomar passos concretos para melhorar o desempenho do seu departamento.

Apoie técnicos com as ferramentas que precisam

No tópico ferramentas, você apoia sua equipe de manutenção com ferramentas para trabalhar mais eficientemente? Coisas como martelos, peças e materiais, claro, você tem o básico coberto. Mas e as ferramentas mais técnicas que poderiam usar para aumentar tempo na chave de fenda?

"Apps móveis de manutenção significam que técnicos não perdem tempo indo e voltando pegando papelada," explica Lindsey.

Em fluxo de trabalho tradicional de ordem de serviço, técnicos têm que primeiro passar no escritório pegar suas ordens. Dali, vão ao ativo atribuído. Se tudo corre perfeitamente, quando terminam voltam todo o caminho para pegar outra ordem.

Se algo dá errado e precisam esclarecimento ou pedir ajuda, são múltiplas idas e voltas, perdendo tempo e criando atrasos.

Com app móvel, fica muito mais fácil ficar em movimento, fazendo mais em menos tempo. Acessam novas ordens de serviço direto de qualquer dispositivo móvel, como celular ou tablet conectado. E se têm dúvidas, adicionam comentários às ordens de serviço ou tiram fotos com câmera integrada antes de fazer upload para a ordem.

E há bônus para você também, diz Lindsey. Como app facilita técnicos capturarem dados em tempo real, você obtém dados melhores, mais confiáveis. Se técnicos têm que esperar voltar ao escritório para anotar ou digitar no desktop, sempre corre risco de esquecerem ou lembrarem errado algo crítico. Com app, adicionam dados ao sistema na hora, quando fresco na mente e ainda preciso.

Implemente solução CMMS ou EAM

Para a maioria das organizações, a melhor forma de migrar para manutenção preventiva, começar a aproveitar dados e tirar mais dos técnicos é implementando software de gestão de manutenção computadorizado (CMMS) ou solução de gestão de ativos empresarial (EAM).

Mas isso cria novo desafio: Como escolher entre CMMS e EAM?

O melhor lugar para começar é olhando de perto os problemas específicos que quer resolver. Antes de escolher a solução certa, precisa entender seus problemas. É como quando vai ao médico. Antes de dar remédio certo, primeiro têm que descobrir o que te deixa doente.

Conheça suas necessidades

"Saiba quais problemas você está tentando resolver," explica Lindsey. A partir daí, decide qual a melhor solução, CMMS ou EAM.

Chegar à resposta certa (de novo, como com seu médico), é arte e ciência, então sua melhor aposta é trabalhar o processo com profissionais da indústria. Eles têm conhecimento e experiência para obter a plataforma que funciona melhor para você.

Mas Lindsey diz que muitos gerentes de instalações podem começar se perguntando se sentem problemas com a equipe ou as máquinas. Basicamente, quando pensa onde gostaria de ver melhoria, é com como a equipe trabalha ou como os ativos rodam?

Geralmente, CMMS é ótimo para tirar mais da equipe por todas as formas que apoia técnicos de manutenção e simplifica fluxos de trabalho. Soluções EAM são ótimas para tirar mais dos ativos por todas as formas que transforma dados brutos em inteligência de negócio acionável.

Pegue apenas o que precisa

Lindsey diz que é importante para gerentes de instalações não exagerar na solução. Como quando vai ao médico, quer remédio suficiente para melhorar. Ninguém precisa de cirurgias complexas e punhados de pílulas se só tem resfriado comum.

"Encontre a solução mais fácil que ainda resolve seus problemas," explica.

Se é principalmente gerenciar solicitações de manutenção, simplificar fluxos de trabalho de ordens de serviço, e configurar, agendar e rastrear inspeções e tarefas de manutenção preventiva, procure CMMS fácil de aprender, fácil de usar, que funciona direto da caixa, sem integrações complexas e ajustes finos.

A vantagem é caminho mais curto para retorno sólido sobre investimento, diz Lindsey. "Reduz custo de gestão de mudança."

Com a Hippo, por exemplo, implementação pode ser rápida como 30 a 60 dias. Técnicos aprendem rápido porque é fácil. Continuam usando porque é fácil e útil. E o departamento de manutenção não precisa investir tempo e energia modificando para atender suas necessidades. Funciona direto da caixa.

Mas se precisa recursos extras e relatórios mais robustos, começa a fazer sentido ir com EAM. Voltando à analogia do médico: se tem algo mais sério que resfriado, precisa remédio mais forte.

Com EAM, seu caminho para retorno sobre investimento é mais longo, mas importante lembrar que caminho mais curto não leva onde você quer.

Próximos passos

Agora que conhece algumas das perguntas certas para se fazer, hora de começar a falar com profissionais para obter melhores respostas.

Hippo está aqui para ajudar você a obter a solução que funciona melhor, incluindo responder suas perguntas sobre software de gestão de manutenção, ajudar a agendar demonstração ao vivo do software, ou até configurar um teste gratuito.

Resumo

Gerentes de instalações e manutenção enfrentam muitos desafios, mas há passos para melhorar operações gerais. Primeiro, migrar para manutenção preventiva e adiantar-se a problemas antes que virem grandes. Segundo, começar a usar dados como ferramenta para decisões melhores. Falando em ferramentas, podem preparar técnicos para sucesso dando app móvel que aumenta produtividade. Grande parte para fazer tudo acontecer é implementar EAM ou CMMS. Olhando de perto suas necessidades, gerentes escolhem plataforma que resolve problemas com retorno sobre investimento mais rápido possível.