Estratégias para reduzir custos de manutenção

Aqui está uma situação que não é incomum. Como gerente de manutenção ou gerente de fábrica, você sabe que há algo errado com a manutenção. Você vê dois ou três comerciantes fazendo um trabalho que exige apenas um, pessoas rondando o depósito ou saindo mais cedo, trabalho sendo executado de valor questionável e ninguém pode lhe dar um bom cronograma de trabalho. Confiabilidade é bom, mas você suspeita que está custando mais do que deveria.

Seu pensamento imediato é que o planejamento e a programação do trabalho de manutenção precisam ser melhorados. No entanto, ao melhorar o planejamento e a programação, você sabe que seus comerciantes se tornarão mais produtivos. Portanto, se nada mais mudar, mais trabalho será feito, mais materiais serão usados ​​e os custos aumentarão.

Você também reconhece que, se tentar equilibrar o aumento da produtividade reduzindo sua força de trabalho de manutenção, a reação eliminará quaisquer ganhos que você esteja tentando obter. Na verdade, você já pode ter se comprometido com nenhuma dispensa.

Então, como você reduz custos mudando para uma abordagem mais profissional de gerenciamento de manutenção por meio de um melhor planejamento e programação de trabalho sem reduzir sua força de trabalho? Uma maneira é reduzir a mão de obra por meio de desgaste. A maioria dos departamentos de manutenção está preocupada com a perda iminente de vendedores experientes à medida que eles se aposentam e estão tendo dificuldade em encontrar substitutos qualificados. A opção é melhorar a eficácia de uma força de trabalho menor para obter os mesmos resultados que seu nível atual de mão de obra.

Infelizmente, o desgaste leva tempo. Pode levar cinco anos ou mais antes de você atingir o novo nível de mão de obra alvo. Além disso, é quase impossível comparar a taxa de melhorias na eficiência para ficar em equilíbrio com a mão de obra reduzida por um período de tempo tão longo.

Existem alternativas. A abordagem mais bem-sucedida é fazer uma redução repentina no número de comerciantes disponíveis para o trabalho de manutenção, atribuindo um número significativo a uma equipe de projeto "intocável". Esta equipe de projeto é designada apenas para trabalho que, de outra forma, teria sido executado por um empreiteiro.

Isso requer um planejamento cuidadoso, supervisão experiente e algum treinamento especial. No entanto, quando você considera a economia que pode ser alcançada evitando contratados, quaisquer custos associados a essas ações terão um bom retorno.

A introdução desta nova tripulação também pode fornecer uma oportunidade para abordar quaisquer práticas comerciais restritivas que não sejam protegidas por acordos sindicais.

Como acontece com qualquer mudança, pode-se esperar alguma resistência, portanto, uma liderança forte é essencial. No entanto, é improvável que a resistência venha de seus bons negociantes, muitos dos quais terão ficado frustrados por terem de encontrar maneiras de passar o dia sem ficarem entediados. A maioria dos comerciantes da nova equipe descobrirá que suas atribuições de projeto são mais interessantes do que muitas rotinas de manutenção e fornecem oportunidades de aprendizado.

A maior resistência virá do sindicato, pois a mudança acabará resultando na redução do quadro associativo e do faturamento. Claro, é necessário respeitar todos os acordos em vigor, mas esses acordos geralmente oferecem liberdade considerável para melhorar o desempenho.

Também pode haver resistência de alguns supervisores e planejadores, porque eles verão rapidamente que deverão mudar a forma como trabalham (talvez substancialmente) e que o foco estará neles. Eles devem estar envolvidos em todos os aspectos dessa mudança.

Nem é preciso dizer que a introdução de uma equipe de projeto e a redução correspondente no pessoal de manutenção devem ser precedidas por treinamento e (talvez) mudanças na organização e no sistema para fornecer o nível necessário de planejamento e programação do trabalho profissional.

Existem outras oportunidades para reduzir custos atribuindo comerciantes a atividades que têm valor, mas não usam nenhum material. Os exemplos incluem treinamento, atualização e melhoria do programa de manutenção preventiva, eliminação de estoque obsoleto de seu depósito, renomeação de itens de estoque para que os comerciantes possam encontrá-los facilmente, preparação de planos de trabalho padrão para trabalho repetitivo e desenvolvimento de padrões para reconstrução de equipamentos.

No entanto, a maioria desses "projetos" terá um fim, portanto, se houver expectativa de que o atrito ocorra a uma taxa razoável, o cronograma para a conclusão dessas atividades deve equilibrar as reduções de mão de obra previstas.

Também pode haver outras oportunidades para reduzir o custo de serviços externos, por exemplo, realizando algumas reconstruções de equipamentos internamente.

Se você está pensando em melhorar o planejamento e a programação do trabalho, é importante pensar no processo até o fim, para ter uma resposta à pergunta básica:"Como isso afetará os resultados financeiros?" e um plano para concluir o processo de mudança.