Por que as pendências são importantes para uma manutenção eficaz

Gerenciar uma carteira de pedidos de serviço não é a mais emocionante das tarefas de manutenção, mas sem uma tarefa de manutenção completa e atualizada data em atraso, o trabalho importante será esquecido. Na verdade, um bom gerenciamento de backlog é um pré-requisito para um planejamento e programação eficazes.

Definindo um Backlog

"Backlog" significa coisas diferentes para pessoas diferentes. Existem duas definições comuns. A primeira e mais comum é que uma "lista de pendências" é uma lista de todos os trabalhos que foram aprovados e que eventualmente serão executados. Esta é a definição correta. Às vezes é medido em horas de trabalho, mas é melhor medido em semanas, calculado como o tempo que levaria para concluir todo o trabalho atual na carteira com os recursos que poderiam ser aplicados a esse trabalho. Isso pode ou não incluir trabalho de PM.

A segunda definição é que uma "carteira de pedidos" é apenas aquelas ordens de serviço que ultrapassaram a data "exigida até". Esta definição não deve ser usada porque não é lógica. A maioria dos departamentos de manutenção tem um número razoavelmente fixo de comerciantes que executam trabalhos a partir de ordens de serviço geradas mais ou menos aleatoriamente.

Quando uma ordem de serviço é iniciada, a data em que o trabalho será concluído depende da sua importância em relação ao trabalho já em carteira, que é conhecido, e também às ordens de serviço que serão geradas no futuro, que são desconhecidas. O resultado é que qualquer data "exigida até" atribuída quando uma ordem de serviço é iniciada será apenas um palpite e geralmente errado. A atribuição de uma data "exigida até" deve ser limitada às poucas ordens de serviço que têm um prazo real. Caso contrário, essas datas estarão em conflito com o objetivo de sempre trabalhar nos empregos de maior valor em qualquer momento.

Neste artigo, a primeira definição de backlog será usada. Dentro dessa carteira de ordens de serviço que foram aprovadas, mas ainda não iniciadas, existem subgrupos. Isso inclui a "carteira de planejamento", que pode ser definida como todas as ordens de serviço nas quais qualquer compromisso, como compras, foi feito, e a "carteira de pedidos pronta para agendar", que é composta por ordens de serviço para as quais todos os materiais e outros recursos estão disponíveis para que o trabalho possa começar a qualquer momento.

Filtragem do backlog

Combinar todas as ordens de serviço aprovadas em uma única carteira pode ser opressor. Em vez disso, ele deve ser filtrado em componentes lógicos. Os seguintes filtros são recomendados:

Trabalho de desligamento e trabalho sem desligamento

Obviamente, o trabalho de desligamento deve permanecer no backlog até que o desligamento apropriado seja programado, o que pode ser um ano ou mais. Deixar esse trabalho inativo no backlog complica o gerenciamento do trabalho em andamento sem paralisação, portanto, ele deve ser ocultado até chegar a hora de se preparar para a paralisação, quando será gerenciado por conta própria. Obviamente, o trabalho de preparação para as paralisações é muito importante e deve ser priorizado junto com todos os outros trabalhos não paralisados. Separar o trabalho de desligamento e não desligamento também é necessário para um planejamento de desligamento eficiente.

Trabalho mecânico e elétrico

Isso também incluiria trabalho para todas as outras categorias de recursos de manutenção, como equipes de manutenção de área. Lembre-se de que a carteira de pedidos de uma equipe de manutenção deve ser limitada ao trabalho dessa equipe e deve incluir referências ao suporte exigido de outras equipes.

Manutenção preventiva e trabalho de manutenção corretiva

O trabalho de manutenção preventiva deve ser pré-planejado e pré-programado. As instruções para inspeções e outras rotinas devem estar arquivadas e incluídas nas ordens de serviço de manutenção preventiva (PM). O trabalho deve ser programado automaticamente pelo sistema de manutenção do computador. Obviamente, o trabalho de PM e a manutenção corretiva requerem os mesmos recursos comerciais limitados e precisam ser agendados juntos, mas para fins de gerenciamento de carteira, eles podem ser separados. As pendências são mais facilmente gerenciadas se o trabalho de PM ficar oculto até que chegue a hora de ser agendado.



O trabalho da PM deve ser configurado no sistema do computador de manutenção para que haja uma carga de trabalho estável programada para cada dia de trabalho. Isso permite que a mão de obra atribuída aos PMs seja constante e considerada "intocável" para manutenção corretiva. Dessa forma, o agendamento das manutenções preventivas e corretivas é simplificado.

Limpeza do backlog

É necessária uma disciplina considerável para limitar o trabalho na carteira apenas àqueles que serão concluídos em um futuro próximo. As pendências nunca devem conter trabalhos concluídos, ordens de serviço duplicadas ou trabalho de baixa prioridade que ninguém pretende fazer.

Uma parte importante da disciplina para manter uma carteira limpa é fechar as ordens de serviço (ou alterar o status para "fisicamente concluído") assim que o trabalho for concluído, o que deve ser no mesmo dia para o trabalho não encerrado e dentro de alguns dias para grandes trabalhos de desligamento.

A função de manter uma carteira limpa deve ser incluída na descrição do trabalho para uma posição de manutenção designada. É uma função não planejada apropriada para atribuir a um planejador. Não leva muito tempo e o planejador está em posição de saber o status de todas as ordens de serviço na área.

Tamanho do backlog

Há um tamanho ideal para uma carteira de ordens de serviço sem desligamento. Se a carteira de pedidos for muito pequena, será difícil manter os comerciantes no trabalho prioritário. O trabalho interrompido e não planejado aumentará e a produtividade diminuirá.

Se a carteira for muito grande, muito material pode ficar preso e a carteira será difícil de controlar. Haverá uma perda de confiança de que o trabalho será feito e as "emergências emocionais" serão incentivadas. Pode até ser mais fácil enviar uma nova ordem de serviço do que tentar localizar uma ordem de serviço existente em uma grande carteira de pedidos. Um grande acúmulo de pedidos não ajuda muito na programação do trabalho.

Idealmente, a carteira deve ser de tal tamanho que o pessoal-chave de manutenção e operações, incluindo o supervisor de manutenção da área, o coordenador de operações e o planejador, tenha uma "sensação" boa o suficiente para o que está na carteira para ser capaz de reconhecer imediatamente o trabalho duplicado solicitações de.

Para uma operação de processo contínuo 24/7 típica, um bom objetivo inicial seria ter uma "carteira total" de cerca de quatro semanas, uma "carteira de planejamento" de cerca de duas a quatro semanas e uma carteira "pronta para agendar" de uma a duas semanas.

Observe que um acúmulo "pronto para agendar" de uma a duas semanas implica que todo o material para este trabalho deve ser armazenado em algum lugar no local e estar pronto para uso. Esse tipo de gerenciamento de materiais tem grandes benefícios, mas só terá sucesso se uma grande porcentagem do trabalho no cronograma for executado de acordo com esse cronograma.

Adicionando trabalho ao backlog

Qualquer trabalho adicionado ao backlog deve receber algum escrutínio dos tomadores de decisão da área. Um bom processo é o supervisor de manutenção da área e o coordenador de operações revisarem todas as novas solicitações de trabalho todas as manhãs. Uma função importante nesta etapa é decidir se a solicitação é para um "pequeno trabalho" que pode ser concluído imediatamente e não justifica ser planejado ou agendado. Permitir que qualquer pessoa acrescente trabalho ao backlog sem revisão garante que ele se tornará desorganizado e de pouco valor.

Software de gerenciamento de backlog

O ideal é que seu sistema de gerenciamento de manutenção seja usado para controle de pendências, mas, infelizmente, muitos sistemas têm funcionalidade muito fraca nessa área. Gerenciar um backlog envolve classificar e filtrar listas de trabalho. Essas listas conterão colunas para equipamentos e identificação de trabalho, notas de agendamento, prioridades, recursos, status, etc. Pelas minhas observações, existem poucos, se houver, sistemas de manutenção de computador que são melhores no gerenciamento de listas de trabalho do que uma boa planilha. Na verdade, muitas organizações não podem manipular com eficácia as listas de trabalho sem primeiro baixá-las do sistema de manutenção do computador para o Excel.

A maioria dos sistemas de computador para manutenção é excelente para registrar os custos de manutenção em relação às ordens de serviço e deve sempre ser empregada para essa finalidade. No entanto, se usá-los para gerenciar listas de trabalho for complicado, deve ser usado um processo de planilha bem projetado e bem gerenciado integrado ao banco de dados do computador de manutenção.

As pendências podem ser facilmente mantidas e atualizadas utilizando o servidor do seu site para gerenciar e compartilhar listas de trabalho com modelos seguros e gerenciamento disciplinado.

Em conclusão, os gerentes devem prestar muita atenção às pendências para garantir que estejam "limpas", que os tempos estimados sejam realistas e que fiquem perto do tamanho ideal.