Construindo um Backlog Estruturado para Otimizar a Programação de Manutenção

Implementar um sistema formal de programação pode reduzir significativamente o tempo de inatividade. Ele aborda diretamente a pergunta: "Quanto trabalho devemos enfrentar na próxima semana?" A programação incorpora controle — uma das funções centrais da gestão (Planejar, Organizar, Pessoal, Dirigir, Controlar). No entanto, em muitas operações de manutenção, o aspecto de controle fica atrás das outras responsabilidades.

Controle, neste contexto, é a prática de comparar o desempenho com um padrão definido e ajustar conforme necessário. Equipes de manutenção frequentemente negligenciam isso por falta de um benchmark de produtividade. Confiamos na diligência dos técnicos para manter a fábrica funcionando e o backlog gerenciável — uma expectativa de qualidade, mas que não fornece métrica concreta de produtividade.

Disponibilidade da fábrica é uma métrica de qualidade bem entendida; preferimos equipe ociosa a uma fábrica não confiável. Uma vez que a qualidade é assegurada, a produtividade se torna o próximo foco — primeiro garantindo efetividade, depois otimizando eficiência.

Um cronograma que especifica o volume de trabalho para a próxima semana oferece um benchmark claro de produtividade. Ele calcula a carga de trabalho planejada e a compara com a produção real. A complexidade de criar e avaliar tais cronogramas varia entre organizações.

Organizações que avançam além do planejamento para a programação frequentemente tropeçam quando o modelo de programação se torna excessivamente complexo. Esta série de artigos delineará os princípios para criar um cronograma que sirva como um padrão de controle eficaz para aumentar a produtividade da manutenção.

O princípio fundamental da programação é um backlog bem estruturado. O planejamento fornece as estimativas de horas-trabalho necessárias e o menor nível de habilidade exigido para cada ordem de trabalho. Planejadores devem ficar à frente dos técnicos preparando uma carga de trabalho completa de uma semana com antecedência. Ajustando níveis de detalhe conforme as ordens de trabalho flutuam, planejadores podem manter um backlog quase completo o tempo todo.

Horas planejadas em ordens de trabalho são suficientes para programação antecipada, mesmo que estimativas individuais de trabalho possam ser imprecisas. Um trabalho previsto para meio dia pode se estender a um dia inteiro devido a problemas imprevistos como parafusos enferrujados, enquanto outros terminam em uma ou duas horas. O tempo de manutenção é inerentemente menos previsível que o trabalho em linha de montagem.

Apesar da variabilidade, a discrepância entre horas planejadas e reais segue uma distribuição normal. Uma agregação semanal de ordens de trabalho para uma equipe rende uma estimativa altamente precisa. Por exemplo, uma equipe de 10 pessoas programada para 400 horas planejadas tipicamente atinge uma taxa de conclusão dentro de 10% da estimativa.

Além do total de horas, planejadores devem dividir estimativas pelo menor nível de habilidade artesanal necessário. Em vez de um "20 horas" simples, uma estimativa pode ler "10 horas para um mecânico, 10 horas para um ajudante". Essa granularidade informa o programador sobre a mistura precisa de habilidades necessária.

Observe que o exemplo não especifica "dois mecânicos por 10 horas cada", mesmo que a tarefa seja mecânica. Ao rotular um trabalhador como ajudante, planejadores fornecem flexibilidade, permitindo que qualquer membro disponível da equipe preencha essa função. Se apenas um mecânico e um soldador permanecerem, o soldador pode atuar como ajudante.

Em essência, o primeiro princípio de programação exige que planos de manutenção incluam estimativas de horas divididas pelo menor nível de habilidade artesanal necessário. Embora possa parecer simples, é não obstante poderoso. Embora a manutenção preditiva abrace tecnologia avançada, os fundamentos de planejamento e programação permanecem low-tech mas high-value.

Este princípio forma o passo inicial de nosso framework para construir um cronograma avançado, que então servirá como um benchmark de produtividade para elevar substancialmente o desempenho.

Doc Palmer, um Profissional Certificado de Manutenção e Confiabilidade (CMRP) com quase 25 anos de experiência na indústria, autor do *Manual de Planejamento e Programação de Manutenção*. De 1990 a 1994, ele liderou uma reformulação abrangente da organização de planejamento de manutenção da concessionária, um sucesso que expandiu o planejamento a todos os ofícios e estações.