Como planejar e programar ordens de serviço como as melhores equipes de manutenção

Leia a série completa da academia de ordens de serviço, incluindo kits de ferramentas para melhores ordens de serviço, vencendo o backlog, usando dados de ordens de serviço e muito mais

O que acontece quando os planos da ordem de serviço dão errado

A equipe de manutenção da Century Aluminium travou uma batalha difícil desde o primeiro dia.

“A filosofia tem sido:‘ O que conta é o que sai pela porta ”, disse a millwright Linda Sibley nesta entrevista para a Reliable Plant,“ não o quão bem o maquinário está funcionando ”.

O bombeamento de produtos, a saúde do equipamento que se dane, obviamente não era um modelo sustentável. Ele alimentou uma cultura de pensamento reativo, levando a muitos colapsos, escassez de dados, moral baixo e muito mais.

“Quando você está em um modo tão reativo, é quase impossível fazer muito planejamento. É tudo uma questão de apagar incêndios ”, disse o planejador de manutenção Todd Harrison.

Desnecessário dizer que havia fome de mudança. Mas, apesar dos melhores esforços do departamento de manutenção, o programa de manutenção preventiva teve dificuldade para decolar. A razão pela qual o progresso estagnou pode estar ligada a uma coisa:planejamento e programação de manutenção ruins.

Provavelmente um terço dos PMs não são bons ”, disse o gerente de manutenção Jim Doeffinger. “Perdemos tempo fazendo PMs irrelevantes.”

Ninguém quer dar constantemente dois passos para frente e um passo para trás. É por isso que este post irá aprofundar as melhores práticas e estruturas simples para um forte planejamento de manutenção e programação de ordens de serviço.

Como ficar realmente bom no planejamento de manutenção

Existem dois ingredientes de que você precisa para ser realmente bom no planejamento de ordens de serviço:

1. Objetivos claros de manutenção que se alinham com os objetivos da organização
2. Uma maneira de priorizar as atividades de manutenção com base em seus objetivos

Todos os seus processos de trabalho, cronogramas, treinamento e SOPs fluem de suas metas e prioridades.

“Você realmente precisa voltar aos fundamentos da organização e descobrir quais são seus objetivos para a manutenção”, diz Charles Rogers, consultor de implementação sênior da Fiix com mais de 33 anos de experiência em manutenção e confiabilidade.

Quatro etapas para alinhar as metas de manutenção às metas de negócios

Um prático processo de quatro etapas o ajudará a alinhar as metas da organização com seus planos de manutenção:

1. Confirme os objetivos de sua organização. Sua empresa pode estar procurando realizar algo realmente específico, como diminuir o custo por item. Ou a meta pode ser um pouco menos tangível, como entrar em novos mercados.
2. Vincule os KPIs de manutenção às metas de negócios. Se reduzir o custo por item é o grande objetivo, a manutenção pode se concentrar na redução do tempo de inatividade e dos custos de manutenção. Se o objetivo for entrar em novos mercados, você pode querer padronizar os processos de manutenção para que possam ser repetidos em outros locais.
3. Escolha suas métricas de manutenção. Configure métricas e benchmarks para que você possa acompanhar o progresso e medir o sucesso. Por exemplo, se você deseja evitar o tempo de inatividade não planejado, pode rastrear as falhas encontradas e consertadas por meio de PMs em equipamentos críticos.
4. Planeje atividades de manutenção para atingir seus objetivos. Digamos que seu objetivo seja encontrar problemas com equipamentos críticos antes que eles causem falhas. Nesse cenário, você precisa descobrir qual é o seu equipamento crítico, com que frequência ele deve ser inspecionado e o que precisa ser incluído nas ordens de serviço para esses ativos.

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Como ficar realmente bom na programação de manutenção

“Algumas pessoas acham que muita manutenção programada é boa e quanto mais, melhor”, diz Charles.

“Essas pessoas estão erradas. Fazer PMs para preencher uma cota é caro e muitas vezes aumenta a chance de quebras. ”

O número de inspeções com falha por PM é a verdadeira marca do sucesso da manutenção programada, diz Charles. Cada problema detectado durante um PM é uma falha de ativo evitada.

E esse é o segredo para uma programação de manutenção realmente boa:o ajuste constante das frequências de PM para encontrar o equilíbrio certo entre a frequência e a frequência insuficiente.

Como otimizar as frequências de manutenção preventiva

O modelo PDCA (Planejar, Executar, Verificar, Agir) é uma estrutura para encontrar o cronograma de PM certo ao longo do tempo:

1. Plano: Crie uma linha de base para as frequências de PM observando as diretrizes recomendadas, histórico de reparos, criticidade e padrões de uso para um ativo.
2. Faça :Siga seu plano de forma consistente para obter resultados precisos.
3. Verifique: Observe as métricas de falha de cada ativo para determinar se seu plano está funcionando.
4. Agir: Ajuste suas frequências de PM com base em suas descobertas. Aumente a frequência se um ativo estiver quebrando entre os PMs. Reduza a frequência se os seus PMs não encontrarem falhas ou se o número de avarias entre os PMs for baixo.

Aviso:este processo não é rápido. Demora um pouco para contornar este ciclo e implementar melhorias. Mas você verá melhorias, incluindo intervalos de MTBF mais longos, menos horas de trabalho e menos custos com peças de reposição e suprimentos.

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Como convencer as pessoas de que a manutenção precisa ser feita

“Combatíamos as operações apenas para obter um pouco de manutenção em uma máquina”, diz Jason Afara, engenheiro de soluções da Fiix, lembrando-se de seu tempo como gerente de manutenção.

Embora a tensão entre a manutenção e as operações não vá a lugar nenhum, um plano de manutenção e programação de manutenção não podem atingir seu potencial total sem a adesão da produção.

“É aqui que os departamentos de manutenção geralmente falham porque não têm dados para fazer o backup de suas solicitações”, diz Charles.

“Você tem que ser capaz de provar seu caso e mostrar evidências de que, se você não fizer a manutenção dentro do prazo, haverá consequências muito piores em algum ponto - provavelmente mais cedo ou mais tarde.”



Criar uma cultura que escolhe a manutenção preventiva em vez da manutenção reativa não acontece em um dia. Pode levar anos e muitas conversas com todos, desde CEOs até operadoras, para que isso aconteça. Aqui estão alguns recursos para ajudá-lo a começar com o pé direito quando se trata de gerenciamento de mudanças e do uso de dados para mudar mentes:

• Como medir e contar a história do sucesso de sua equipe de manutenção
• Como a manutenção e as operações uniram forças para liderar a mudança
• Como os líderes de manutenção podem promover mudanças em suas organizações

Programação em torno da sazonalidade e mudanças repentinas de produção

Em um mundo perfeito, os planos nunca mudariam e sua programação de manutenção funcionaria como um relógio. Mas não vivemos em um mundo perfeito. As festas de fim de ano podem levar a um grande aumento nos pedidos. Uma recessão global pode secar completamente a demanda.

Quando as coisas mudam em sua empresa, sua manutenção também deve mudar. Uma maneira de permanecer flexível é com seu cronograma de manutenção. Isso não significa abandonar todos os planos que você colocou em prática. Na verdade, é o oposto, diz Charles.

“É quando é extremamente crítico entender a criticidade e as prioridades dos ativos”, diz Charles.

Saber as necessidades de cada ativo crítico é o que ajuda a criar cronogramas e justificar as janelas de manutenção necessárias para garantir a integridade do equipamento.



“Também se torna muito importante entender como os ativos precisam ser desligados e reiniciados para que funcionem da melhor forma possível nessas situações”, explica Charles.

Planeje ordens de trabalho que cobrem todas as nuances de cada equipamento e cada tarefa. Construa SOPs herméticos com essas informações para que atrasos não tornem a parada e partida do equipamento ainda mais difícil.

Tudo o que você acabou de ler em três frases

1. Ter metas muito claras para suas ordens de serviço lhe dará uma direção clara para todas as suas decisões sobre planejamento e programação de manutenção.
2. Nunca defina seus cronogramas de manutenção em pedra e sempre procure maneiras de otimizar cada ordem de serviço para que você o faça nas frequências certas.
3. Seus planos de ordem de serviço e programação nem sempre serão populares com todos, mas ter uma prova de que eles funcionam o ajudará a justificar sua estratégia e permitirá que você a siga em frente.

Consulte a Parte IV:um kit de ferramentas para melhorar a saúde e a segurança com ordens de serviço