Ferramentas do comércio:usando dados CMMS para tomar melhores decisões

A pergunta mais frequente que recebemos no Fiix é "Como faço para analisar meus dados CMMS para que eu possa ..."

Para ajudar a responder a essas perguntas, coletamos as melhores práticas sobre como a comunidade Fiix está usando relatórios, widgets de painel e visualizações ao vivo para estabelecer benchmarks, rastrear o progresso e causar impacto em suas organizações.

Assista ao webinar completo de 30 minutos sobre como tomar decisões baseadas em dados com a especialista em treinamento e educação da Fiix, Joanne Wood, e o engenheiro de soluções, Jason Afara.

O maravilhoso mundo dos widgets

No Fiix CMMS, há mais de 175 configurações de widget disponíveis para ajudá-lo a construir painéis personalizados para você e sua equipe. Os painéis são ótimos para responder rapidamente a perguntas em tempo real e encorajar ações, como ‘como estamos desempenhando nossa conformidade’ ou ‘temos ordens de serviço de alta prioridade que precisamos cumprir hoje’? Os widgets do painel também atuam como atalhos para as visualizações e tarefas do CMMS acessadas com mais frequência.

Dica profissional: Alguns usuários do Fiix copiam / colam seu painel para compartilhar atualizações de status semanais ou mensais com as partes interessadas fora de seu CMMS e usam um painel ao vivo para executar reuniões de equipe com menos preparação.

De acordo com a especialista em treinamento e educação da Fiix Joanne Wood, os melhores painéis:

1. Meça uma meta ao longo do tempo
2. Responda a uma pergunta usando a regra dos cinco segundos
3. Fale com um público específico
4. Conte uma história convincente
5. Use títulos e convenções de nomenclatura claros

Para ouvir a explicação completa de Joanne sobre como criar painéis de fácil digestão e supereficazes, pule para 02:20 na gravação do webinar.

A seguir, destacaremos alguns dos widgets mais comumente usados, revisando três painéis personalizados criados pelo engenheiro de soluções da Fiix, Jason Afara. Listamos os nomes de todos os widgets que ele usou e incluímos capturas de tela para permitir que você mesmo os recrie. Para saber como configurar e compartilhar painéis com sua equipe, você pode acessar recursos adicionais em nossa central de ajuda.

1. Painel de gerenciamento de ordem de trabalho

Os widgets de gerenciamento de ordem de serviço mais populares são:

Ordens de serviço H&S abertas + ordens de serviço H&S fechadas

Esses dois widgets funcionam bem juntos para controlar qualquer tipo de manutenção de chave. Neste exemplo, é saúde e segurança, mas pode ser qualquer tipo de manutenção que seja crítico para suas instalações.

Solicitações de trabalho

Pense neste widget como seu porteiro. Os usuários do Fiix notam uma queda dramática no número de e-mails, chamadas telefônicas e mensagens de texto ao usar o portal de solicitação de trabalho em conjunto com este widget.

Ordens de serviço de alta prioridade

Use este widget como uma barra de lançamento para ver quais recursos são necessários para que os itens de alta prioridade sejam concluídos. Alguns usuários também usam esta visualização para auxiliar na priorização de recursos devido ao COVID-19.

Ordens de serviço vencidas + ordens de serviço em aberto

Esses dois widgets monitoram o trabalho atual que precisa ser concluído e ajudam na priorização.

Ordens de serviço fechadas + despesas de manutenção

Esses widgets de benchmarking informam sobre o que foi concluído em um determinado período de tempo. Em nosso exemplo, é mensal. Você está cumprindo o valor esperado? Mais ou menos? Você está acima / abaixo do orçamento?

carteira de pedidos de serviço

Este widget é impactado diretamente por ordens de serviço no sistema. Lembre-se de que algumas pendências são boas. Mas, você está ficando para trás? Você precisa de recursos adicionais? Muitos usuários do Fiix contam com esses dados para ajustar os níveis de pessoal ou a estrutura organizacional no departamento de manutenção.

2. Painel de gerenciamento de estoque

Os widgets de gerenciamento de inventário mais populares são:

Itens de estoque baixo

Este widget ajuda a manter o controle do estoque para que você possa evitar altas taxas de entrega urgente.

Pedidos de compra aguardando aprovação + Pedidos de compra vencidos

Esses dois widgets permitem que você faça um acompanhamento interno ou com os fornecedores para garantir que você tenha as peças em mãos para fazer o trabalho que precisa ser feito.

RFQs vencidos

Da mesma forma, este widget permite que você acompanhe os fornecedores para obter cotações. Isso é frequentemente usado para garantir que grandes reconstruções ou projetos que requerem um pouco mais de planejamento não sejam perdidos no cronograma.

3. Painel de planejamento

Os widgets de planejamento mais populares são:

Cumprimento do cronograma

Este widget é ótimo para determinar rapidamente se a manutenção programada está sendo concluída no prazo. Essas informações podem levá-lo a rever o seu planejamento. Você está planejando fazer muito? Você tem os recursos certos no local?

Porcentagem de conclusão da tarefa PM

Este widget informa se seus técnicos estão seguindo os procedimentos padrão e concluindo todas as tarefas da ordem de serviço ou pulando algumas etapas.

Taxa de conclusão da ordem de serviço no prazo

Este widget mede se todas as ordens de serviço estão sendo concluídas no prazo. Você está definindo cronogramas realistas? A melhor prática é garantir que todas as suas ordens de serviço tenham uma data de conclusão sugerida.

Manutenção programada atrasada + solicitações de trabalho + ordens de serviço abertas não programadas

Agrupar esses três widgets é uma ótima maneira de as instalações que só executam a produção de segunda a sexta-feira planejarem o “trabalho de fim de semana”. Essa combinação de widgets pode ser usada para entender quais ordens de serviço você pode atender durante um período de tempo específico quando você tem disponibilidade de equipamento ou recursos adicionais disponíveis.

Porcentagem de manutenção planejada

O painel personalizado abaixo ilustra como você pode usar filtros e intervalos de tempo para configurar benchmarking ou rastreamento de metas. Neste exemplo, estamos rastreando como a porcentagem de manutenção planejada está aumentando ao longo do tempo. Outro exemplo comum é o benchmarking dessas métricas em diferentes turnos.

Dimensione seu relatório

No Fiix CMMS, existem mais de 100 relatórios pré-construídos disponíveis para você gerar e programar. Os relatórios ajudam a tomar decisões de negócios baseadas em dados, compilando dados históricos ou de previsão.

Porém, é importante determinar o resultado comercial que você deseja abordar ao escolher o melhor relatório a ser executado. Os relatórios são melhores para responder a perguntas como "no que meus técnicos estão trabalhando" e "eles estão fazendo isso de forma eficiente"? Eles também são poderosos para justificar uma atualização ou substituição de uma máquina para sua equipe de gerenciamento.

Para ouvir a explicação completa sobre como filtrar relatórios e marcar seus favoritos, pule para 16:50 na gravação do webinar acima.

Assista à sessão de treinamento sob demanda, Relatórios básicos, facilitado pela equipe de serviços profissionais da Fiix.

Assista agora

De acordo com os usuários do Fiix, alguns dos relatórios gerados com mais frequência são:

Insights sobre pessoas

Horas detalhadas de funcionários

Você pode usar este relatório para incentivar o desenvolvimento dos funcionários. Por exemplo, ilustrar para um técnico que está principalmente focado em trabalho elétrico que você deseja que eles aumentem seu trabalho mecânico. Ou justificando uma promoção!

Utilização de CMMS multisite + ordens de serviço fechadas com notas de conclusão

Ambos os relatórios são ótimos para medir a adoção do CMMS. O relatório multisite permite que você compare e compartilhe as melhores práticas em várias instalações. Visto que o relatório de notas de conclusão é útil para encorajar a adoção individual em uma instalação.

Informações de planejamento

Próxima manutenção programada + manutenção planejada observação de duas semanas

Ambos os relatórios são ótimos para o planejamento de trabalhos futuros. O primeiro tem um prazo mais longo e é melhor para o planejamento mensal ou trimestral que pode exigir recursos externos.

Peças consumidas em ordens de serviço

Este relatório ajuda a identificar outliers. Muitos usuários Fiix consultam este relatório para observar se a mesma peça está sendo substituída repetidamente para solucionar problemas. Isso pode levar você a fazer mais investigações para determinar o motivo, o que pode levar a economias operacionais.

Fornecimento de justificativa

Horas de mão-de-obra por ativo - 10 melhores rebatedores

Este relatório também é algumas vezes referido como o relatório “Maus atores” ou “Frutas mais fáceis”. Os usuários do Fiix consultam este relatório para justificar o orçamento de Capex quando é hora de substituir uma peça de equipamento porque estão gastando muito tempo e dinheiro para consertá-la.

Backlog de manutenção

Este relatório foi usado por muitos usuários do Fiix para justificar o número de funcionários adicionais. Um usuário Fiix compartilhou conosco como eles usaram este relatório para contratar um millwright para completar sua equipe.

Para saber mais sobre relatórios no Fiix, inscreva-se em nossa aula de treinamento CMMS online gratuita “Relatórios básicos”, onde abordamos a execução de relatórios de negócios pré-configurados, fazendo modificações básicas em relatórios pré-configurados e criando um relatório básico.

Maneiras de continuar explorando seus dados

Se você tem uma meta em mente, provavelmente há uma maneira de seus dados do CMMS ajudá-lo a chegar lá. Muitos usuários Fiix também exportam ou usam integrações de API para compartilhar e visualizar seus dados em todos os tipos de maneiras interessantes - as possibilidades são infinitas!