Fazendo a transição para o software CMMS com Steve Ricard (PODCAST)

Como implementar um CMMS, com Fiix e o podcast Rooted in Reliability

Tudo sobre mudança é difícil, desde saber quando fazer uma mudança até ter certeza de que todos estão confortáveis ​​com uma nova forma de trabalhar. Adotar um CMMS e mudar a forma como você faz a manutenção não é diferente. Essa transição pode ser desafiadora, mesmo que valha a pena.

O gerente da equipe de implementação da Fiix, Steve Ricard, visitou o podcast Rooted in Reliability para falar sobre os desafios, benefícios e práticas recomendadas para a implementação do software CMMS. Steve e o apresentador James Kovacevic discutem:

• O momento certo para procurar um CMMS
• Como planejar uma boa implementação
• Dicas para lidar com dados
• Como gerenciar a mudança para que sua equipe esteja envolvida, informada e tenha sucesso

Ouça o episódio do podcast aqui (também disponível no site da Accendio Reliability) ou leia a transcrição abaixo.

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Transcrição do episódio

Veja a transcrição do episódio

James Kovacevic :É um prazer dar as boas-vindas a Steve Ricard. Bem-vindo, Steve.

Steve Ricard :Ei James, como vai?

JK :Eu estou fazendo bem, obrigado. Agora, Steve, para aqueles que não estão familiarizados com você, você é um gerente da equipe de implementação do Software Fiix. Já tivemos muitas pessoas no Fiix antes, então é um CMMS que muitas pessoas usam, com o qual muitas pessoas estão familiarizadas. Você também é um CRL e também tem seu CFM. Agora, uma breve introdução, o que você pode fazer para preencher as lacunas para nós?

SR :Claro. Comecei minha carreira de manutenção em 1986. Realizei minha primeira implementação de um CMMS enquanto trabalhava em uma empresa de administração de imóveis. Naquela época, eram fluxos de dados e um produto MP2 totalmente novo e recém-apresentado, que, para dar uma indicação de quantos anos eu tenho, é obsoleto, então às vezes eu sinto que posso estar chegando ao obsoleto me encenar.

Eu mantive minha carreira e realmente me apaixonei por computadores naquele ponto e mantive a carreira de manutenção em uma certificação de administração de rede. Então, como você mencionou, obtive minha certificação em gerenciamento de instalações da Northeastern University. Decidi que gostava tanto de computadores que queria fazer mais do que apenas implementar para a administradora de imóveis para a qual trabalhava. Então, mudei para trabalhar para outro provedor de CMMS em 2000 e tenho trabalhado muito nessa área desde então.

JK :Portanto, é bastante fácil dizer que você esteve envolvido com CMMSs por um bom período de tempo se MP2 era novo quando você estava entrando nele. Ainda conheço algumas organizações que o administram. Dito isso, você está envolvido com o CMMS por um longo período de tempo em uma ampla gama de setores. Agora, o que é um CMMS em suas palavras?

SR :Então, vou começar com a sigla. Tenho certeza de que quase todos os seus ouvintes estão cientes de que significa sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado. Algumas pessoas substituirão esse ‘sistema’ por software.

Basicamente, é um sistema de duas partes. A primeira parte é um banco de dados onde todas as informações da organização de manutenção de uma empresa são armazenadas. Se você já trabalhou com várias planilhas do Excel, pastas de trabalho ou um banco de dados, sabe que nem sempre é fácil recuperar os dados que deseja ver. Então, o CMMS tem uma segunda parte e é isso que o usuário final vê e chamamos isso de front end.

A função do front end é organizar os dados de uma forma que permita aos usuários visualizar todas as informações que, de outra forma, poderiam ser confundidas. Além disso, o front-end conterá algum código de computador onde alguns cálculos complexos sobre os dados serão feitos e faz isso para ajudar as equipes de manutenção a agendar melhor o trabalho de manutenção e controlar as peças e materiais. Um CMMS também deve ter uma boa ferramenta de relatório forte para que você possa obter esses dados em um relatório que fará sentido para todos dentro da organização.

JK :Excelente. Portanto, uma definição muito boa do que é um CMMS. E eles já existem há um bom tempo, como você mencionou anteriormente. Mas como as organizações sabem se seu CMMS atual está se tornando desatualizado, obsoleto ou quando é hora de começar a procurar por algo novo?

SR :Acredite ou não, o primeiro CMMS foi lançado por volta de 1965 e era um sistema de cartão perfurado. Portanto, os princípios de como um CMMS deve funcionar já existem há mais de 50 anos.

Quando estou avaliando, algumas das coisas que procuro são:a interface do usuário tem uma aparência moderna? Com o avanço nas ferramentas de desenvolvimento de programação, as empresas de software foram realmente capazes de simplificar a experiência do usuário e, ao mesmo tempo, manter os cálculos complexos que mencionei anteriormente. Se um sistema não for amigável, as empresas podem estar perdendo alguma produtividade e a adoção pelo usuário pode ser difícil. Essa é uma área que você pode querer substituir.

O sistema que usamos atualmente tem uma solução móvel robusta? Queremos tentar nos afastar da caneta e do papel e ficar sem papel? Bem, então você vai querer ter uma solução móvel robusta para fazer isso.

Que tal alguns recursos avançados? Nos CMMSs mais antigos, praticamente toda a manutenção programada seria baseada em um período de tempo. Seu sistema permite monitoramento baseado em medidor e / ou baseado em condição?

Então, a última coisa que eu verificaria é:quais são os requisitos de hardware do sistema? O cliente está executando em servidores desatualizados e sistemas operacionais antigos porque o próprio software não funciona em nada mais recente?

Acho que mais uma coisa. Se ainda há alguém usando um CMMS de cartão perfurado, então, eles certamente deveriam considerar uma atualização.

JK :Sim absolutamente. E, você sabe, aqueles servidores antigos que você mencionou, isso é um problema por vários motivos diferentes. Não é apenas o fato de que, você sabe, eles são antigos, é que existem patches de segurança que não estão mais sendo aplicados a eles que apresentam um risco de segurança cibernética. Eles não são confiáveis ​​e não podemos mais oferecer suporte de uma perspectiva de TI. Existem muitas coisas diferentes a serem consideradas.

SR :Absolutamente. E você também deve considerar que os servidores mais antigos podem não ter tido a capacidade de armazenamento. Os CMMSs mais novos realmente promovem a anexação de arquivos eletrônicos, sejam eles fotos ou vídeos, ou talvez desenhos do Autocad, que ocupam bastante espaço. Os servidores mais antigos simplesmente não têm essa capacidade.

Eles também podem não ter a memória RAM ou a capacidade do processador para funcionar em um ambiente de ritmo acelerado. Então, sim, além dos problemas de segurança, há um monte de coisas para se olhar quando você está olhando para o seu hardware.

JK :A outra grande coisa a ter em mente é que com todas as informações que estão lá fora e todos os outros sistemas lá fora, queremos um CMMS que possa se integrar com outros sistemas, seja um GIS ou monitoramento de condição, ou qualquer tipo de solução temos. Queremos que eles possam se comunicar, para que você não precise gerenciar 18 sistemas diferentes em 18 janelas diferentes em seu computador o tempo todo.

SR :Você sabe, esse é um ótimo ponto e uma das coisas que eu deveria ter levantado antes quando disse a você algumas coisas para observar é, seu sistema pode ser integrado e seu sistema tem um aplicativo fechado , o que significa que não é permitido se conectar ao exterior ou, você está implantando algumas das novas tecnologias, como APIs? Por exemplo, na Fiix, usamos uma plataforma API aberta. Podemos nos conectar a praticamente qualquer coisa que também permita conexões de API.

Agora podemos manter o pessoal de contabilidade e o pessoal de compras dentro de seu software de compra, o pessoal de manutenção dentro do software de manutenção e usar esta API, ou esta ponte se preferir, para nos comunicarmos entre os dois. Você pode obter as informações de controladores lógicos programáveis ​​e alimentá-las automaticamente em seu CMMS. Este é outro exemplo de alguns pacotes que podem estar desatualizados porque não permitem esses ganchos

JK :Sim absolutamente. Agora, cobrimos alguns motivos pelos quais as organizações - como as organizações saberiam que seu sistema está desatualizado. Mas quando eles deveriam realmente dar esse mergulho e passar desse sistema desatualizado para um novo sistema? O que os leva a fazer isso?

SR :Bem, isso é interessante. Quando comecei no setor, não existia software baseado em nuvem. Então, falamos sobre o hardware que eles devem considerar, então eles deveriam considerar a mudança para software como serviço, ou SaaS?

Além disso, eles precisam dar uma boa olhada, talvez usar uma abordagem forense, em seu sistema existente. O que funcionou com o sistema original e o que não funcionou e como eles podem melhorar?

Eu realmente quero dizer às pessoas que sigam a filosofia dos Cinco P, ou seja, um planejamento adequado evita um desempenho ruim. Quando você quer olhar para um sistema ou considerar a substituição de um, você realmente precisa fazer um bom trabalho em realmente avaliar e planejar adequadamente para que possa se levantar quando mudar de posição.

JK :Tudo bem, excelente. Agora, com isso, o que as organizações precisam considerar ao se preparar para a transição de um CMMS desatualizado para um novo? Quais são as coisas que eles realmente precisam considerar? É aquela nuvem vs. hospedada? O que mais eles precisam considerar?

SR :Antigamente, também tínhamos de olhar para as nossas tecnologias de impressão. Você sabe, se estiver executando um sistema antigo, você pode estar restrito pelas impressoras que está usando. Normalmente, isso não é um problema hoje. Se você optar por uma solução baseada na web, o cliente realmente não terá preocupações com a estação de trabalho ou com o servidor. Se eles tiverem uma maneira de acessar a Internet, poderão acessar o software de qualquer lugar.

Com os avanços dos smartphones e tablets, como eles vão armar seus técnicos? Eles vão armá-los com soluções móveis? Ou uma estação de trabalho? Ou eles vão usar o método antigo e processar papel? Obviamente, recomendamos que você saia do papel e da caneta. É difícil armazenar, é difícil traduzir e você realmente vê alguma eficiência ao mudar para um sistema totalmente eletrônico.

JK :Tudo bem, excelente. Agora com isso, e a parte de treinamento? Isso é uma consideração quando olhamos de um sistema mais antigo para um sistema mais novo? A que as pessoas estão acostumadas, elas vão adotar um sistema mais novo? Esse tipo de coisas?

SR :Absolutamente. Em muitos casos, eu saí e a decisão de substituir uma solução de software ou de instalar uma solução de software se eles não estivessem substituindo algo antigo, veio de cima, sem o envolvimento do usuário final.

Os usuários finais são realmente aqueles que fazem ou quebram um sistema. Pode haver uma diretiva vinda de cima, mas se os usuários finais não entenderem um, quais são os objetivos da organização e dois como usar o software, a adoção do usuário será muito baixa. Se a adoção do usuário for baixa, será muito difícil para o sistema pegar. Provavelmente, você terá pessoas inserindo dados em métodos inconsistentes, e isso leva a dados mais difíceis de recuperar. Dados mais difíceis de recuperar significam relatórios mais difíceis de executar, o que significa praticamente um sistema com falha.

O que realmente queremos fazer é obter a adesão do usuário final desde o início e a melhor maneira de fazer isso é nos certificar de que eles sejam treinados e estejam o mais confortáveis ​​possível na utilização do software.

JK :Tudo bem, excelente. Portanto, precisamos considerar todas essas coisas pessoais, além das considerações de tecnologia, as considerações de software, todas essas coisas. Agora, uma das perguntas que recebo com frequência é:como as organizações decidem se importam ou não aquele antigo histórico do antigo CMMS, o desatualizado CMMS, para o novo? Como decidimos isso e vale a pena o esforço?

SR :Pode ser. É uma ótima pergunta porque muitas vezes recebemos clientes que têm dados em seu sistema legado e sua reação imediata é, ei, vamos trazer tudo para o novo sistema.

Bem, precisamos perguntar, em primeiro lugar, por quê? Por que você está mudando para o novo sistema? Será que o antigo sistema é antiquado? Ou há novos recursos ou funções que você deseja implantar? Ou você está insatisfeito com a configuração além dos outros fatores que acabei de mencionar? Todos os dados do seu sistema antigo estão corretos? Está limpo? Onde você deseja fazer melhorias e ajustes? Precisamos levar isso em consideração sobre o que vamos trazer.

Um grande problema é que precisamos descobrir se eles possuem os dados quando saem do sistema antigo. Eles perderão o acesso a ele? Os dados estavam em uma plataforma de banco de dados de propriedade? Bem, se eles vão perder o acesso a eles, certamente queremos trazer esses dados. No entanto, se eles podem acessar os dados, geralmente o que eu recomendo é que eles tragam seus registros de ativos, suas partes , qualquer uma de suas programações de PM, bem como quaisquer ordens de serviço em aberto. Então, geralmente, recomendamos que eles mantenham seus registros históricos em seu sistema histórico. Novamente, se houver um caso em que um cliente não terá acesso ao sistema antigo depois de migrar, então realmente queremos fazer uma revisão dos dados históricos que precisam ser trazidos.

JK :Tudo bem. Eu vi algumas organizações que, você sabe, não vão ter acesso a esse sistema antigo, então eles exportam para o Excel, todos os registros, e eles mantêm no Excel se tiverem que olhar para trás. Eu vi alguns moverem tudo para algum tipo de banco de dados acessível e outros que realmente moveram para o CMMS. Todos eles têm seus prós e contras, mas, em resumo, queremos ter certeza de que temos acesso aos dados. Correto?

SR :Absolutamente. Contanto que você tenha acesso a ele. E não se esqueça, muitos desses dados antigos, você provavelmente tem pessoas inserindo neles que não estão mais com a empresa, então, queremos trazer esse tipo de informação para o novo sistema? Então, como você disse resumidamente, só precisamos ter certeza de que você sempre terá acesso a ele.

JK :Tudo bem, excelente. Então, tomamos a decisão sobre o que fazer com nossos dados e sobre a plataforma que vamos usar. O que precisamos fazer em torno das pessoas para garantir que seja adotado? É um treinamento inicial e é isso? É uma campanha de conscientização completa e algum treinamento? É alguma coisa prática. O que precisamos fazer para garantir que nossa equipe esteja preparada para a transição? Porque será uma grande transição de um sistema antigo e desatualizado para um sistema novo e amigável.

SR :Claro. Mudar é difícil. As pessoas lutam com a mudança. Gostamos de estar confortáveis. Portanto, sempre que você introduz uma mudança, pode ser difícil para as pessoas.

O mais importante, antes de mais nada, é que precisamos nos comunicar. Precisamos informar ao usuário final que mudanças estão sendo feitas e, idealmente, queremos envolver a equipe no processo de seleção.

Eu trabalhei com um monte de empresas e disse, você sabe o quê, traga a pessoa que vai ser seu maior opositor, traga-os muito cedo e vamos abordar as preocupações dessa pessoa. Se pudermos fazê-los felizes, então todos os outros na organização saberão que eles são contra, então, se eles forem trazidos a bordo, isso tornará a adoção mais fácil.

Então, queremos fazer o treinamento do usuário final para garantir que todos sejam treinados, mas não queremos desistir nesse ponto. Queremos continuar envolvidos. Queremos ter ligações e webinars programados regularmente com os clientes para garantir que todos estejam confortáveis. Assim que alguém fica desconfortável, mesmo ligeiramente, queremos administrar essa situação imediatamente. Queremos nos envolver com eles antes que cresça muito e eles passem de desconfortáveis ​​a descontentes.

JK :Tudo bem, excelente. E você sabe, às vezes os maiores pessimistas são os líderes informais dentro da organização, então você quer ter certeza de pegá-los porque se eles fizerem essa mudança com você, normalmente outros o seguirão.

SR :Absolutamente. Como eu disse, se você conseguir incluir os opositores, a maioria das outras pessoas entrará em ação.

JK :Agora, digamos que incluamos os opositores. Que outras preparações as organizações precisam fazer para estarem prontas para esta transição?

SR : Uma coisa que não posso recomendar o suficiente é a criação de um manual de procedimento operacional padrão. Um SOP.

Sempre me surpreendo quando apareço e as pessoas estão retirando SOPs para absolutamente todos os serviços de manutenção que realizam, mas não têm um para o software de atividade de manutenção, o CMMS.

Desenvolva um SOP. Deve definir claramente como o sistema deve ser usado e também deve ser um documento vivo e respirável. Você não pode criá-lo uma vez e depois ir embora. Você precisa realizar revisões constantes do sistema e, se fizer alterações, certifique-se de atualizar esse SOP. As pessoas que fazem isso são as que sempre vejo tendo mais sucesso.

JK :Acho que ter esses SOPs garante que todos estejam inserindo os dados da maneira certa, no formato certo, usando os relatórios certos. São todas essas coisas que realmente geram consistência na qualidade dos dados dentro desse CMMS.

Uma das coisas que também vejo com frequência é que as organizações desenvolverão o SOP, treinarão as pessoas sobre ele quando o CMMS estiver sendo preparado para ser implementado, e geralmente há um atraso, então há pessoas que não viram ou tocaram no sistema por um período de tempo e é implementado sem nenhum treinamento de acompanhamento ou treinamento contínuo. Então, ele começa a degradar e retroceder porque ninguém está usando aquele SOP, ninguém está usando aqueles padrões que foram desenvolvidos para o CMMS.

SR :Certo, e quando você fala com eles, eles têm seu SOP original para realizar sua tarefa de manutenção e, na parte de trás desse SOP, eles têm alguns boletins de serviço técnico anexados. Então, o fabricante diz, ei, temos que fazer algumas mudanças em algumas tarefas de manutenção, aqui está uma atualização, e eles são muito rápidos em adicionar essas atualizações ao SOP de sua tarefa de manutenção. Bem, precisamos fazer a mesma coisa com o seu CMMS SOP.

JK :Absolutamente. Além dos SOPs, se você tivesse uma varinha mágica, o que faria de diferente com as organizações que buscam atualizar seus CMMS?

SR :Eu acho que realmente gostaria de acenar com essa varinha sobre as pessoas, em vez de sobre a tecnologia ou processo. Como mencionei antes, a mudança pode ser difícil e desafiadora. Eu realmente gostaria de aliviar as preocupações das pessoas e ajudá-las a entender que, às vezes, a mudança pode ser uma coisa boa. Freqüentemente, encontramos pessoas que estão tão desconfortáveis ​​que seu nível de desconforto realmente retarda o projeto. Como um bom consultor, realmente precisamos estar lá para segurar sua mão e deixá-los o mais confortáveis ​​possível, o que tornará o processo muito mais fácil.

JK :Tudo bem, excelente. Agora, o que você quer que nossos ouvintes tirem desta conversa sobre atualização de CMMSs, transição para os atualizados? O que você quer que eles levem embora e façam de maneira diferente amanhã ou na próxima semana?

SR :Se eu puder, gostaria de lhe dar duas lições.

JK :Tudo bem, vou levar dois.

SR :Tudo bem. Número um, olhe. Dê uma olhada em seu sistema. Ele está fazendo tudo que você precisa fazer? Veja como se fosse seu primeiro dia de trabalho. É fácil de usar, é amigável? Você está conseguindo com isso o que você precisa para conseguir?

Número dois, ouça. Isso remete à comunicação de que falei anteriormente. Ouça com atenção seus usuários finais. Não apenas ouça, mas ouça. Eles são os únicos que vão fazer ou quebrar isso. Eles têm reclamações legítimas? O que você pode fazer para facilitar o trabalho deles? Se você puder tornar o trabalho deles mais fácil, você percorrerá um longo caminho para melhorar o moral deles, o que pode, é claro, melhorar a produtividade e o desempenho geral.

JK :Tudo bem, excelente. Duas ótimas dicas lá. Quero agradecer a você, Steve, por falar conosco hoje sobre como fazer a transição dos CMMSs desatualizados.

SR :Sem problemas, James, foi um prazer.