Desmistificando 5 Conceitos Errados Comuns Sobre Desvantagens do Software CMMS

O que é software CMMS? Sistemas computadorizados de gestão de manutenção (CMMS) são usados por organizações desde os anos 70. Inicialmente, eram usados por fabricantes para monitorar equipamentos, mão de obra e estoque, garantindo que a produção fosse otimizada e o tempo de inatividade de equipamentos reduzido. Desde sua introdução, vimos mais indústrias adotarem software de gestão de manutenção. O software tornou-se mais fácil de usar, versátil e escalável nas últimas décadas, tornando-os aplicáveis a hospitais, faculdades, prédios comerciais, varejistas, instituições religiosas e mais. Ainda assim, muitos gestores de manutenção e instalações têm fortes reservas sobre implementar um CMMS em sua empresa devido a impressões negativas que mantêm. Este artigo esclarece os fatos, fornecendo suporte que contrapõe mitos e conceitos errados comumente mantidos sobre as desvantagens do Software CMMS.

Mito #1: CMMS tem alta taxa de falha

Os números sobre taxas de sucesso de CMMS não são animadores. A pesquisa sobre implementação de CMMS varia, com alguns estudos reportando taxas de falha começando em 40% e outros até 80%! Com estatísticas assim, ter reservas sobre implementar software de gestão de manutenção é justificado. A verdade é que não há muita pesquisa sobre sistemas CMMS para se basear e o que está disponível é frequentemente desatualizado. Infelizmente, essa informação míope e menos que atual molda nossa compreensão geral do sucesso do CMMS.

Na realidade, sistemas de software de manutenção estão continuamente melhorando e mais empresas em diferentes setores estão buscando software CMMS. Com inovação técnica e crescimento significativo, uma taxa de falha de 80% parece improvável no mercado atual. No passado, instalações de CMMS envolviam treinamento significativo, manutenção e sistemas complicados que não eram fáceis de aprender.

À medida que a indústria evoluiu, aprendemos algumas lições ao longo do caminho. Existem muitos fatores necessários para o sucesso da implementação:

• Entender o escopo do projeto
• Entender as expectativas do CMMS
• Comprometimento da gestão
• Ter equipe preparada para a mudança
• Boa coleta de dados e entrada de dados
• Treinamento e suporte do fornecedor

Hoje, vemos fornecedores de CMMS oferecendo aos compradores muitas maneiras de se familiarizar com novo software antes de comprar, incluindo testes gratuitos e demos ao vivo. Esses programas permitem que compradores testem o software sem compromisso e permitem que usuários comparem diferentes sistemas de software entre si.

Sabemos mais sobre CMMS do que sabíamos 20 anos atrás. É importante conduzir pesquisa completa antes de adquirir um CMMS e garantir que você dedique tempo ao planejamento e implementação do seu sistema desde o início. Isso inclui obter adesão da sua equipe de manutenção e receber treinamento adequado para otimizar as funcionalidades do seu sistema. Para mais informações sobre implementação adequada de software CMMS, leia nosso post aqui.

Mito #2: CMMS é muito caro para nossa organização

No passado, software de manutenção era muito caro para implementar. No seu início, CMMS eram implantados no local e envolviam muita personalização, configuração, treinamento e suporte. Como na maioria da tecnologia, os custos diminuem com o tempo. Fornecedores de CMMS tornaram-se mais eficientes com desenvolvimento e implantação, e a competição aumentada reduziu significativamente os preços.

Há 25 anos, empresas podiam facilmente pagar $50.000 para implementar um software de gestão de instalações em sua instalação. Havia taxas para instalação no local, personalização e configuração, consultoria, treinamento e licenças de usuário individuais. Além disso, empresas esperavam pagar taxas contínuas adicionais para atualizações de software e suporte técnico. O mercado de CMMS viu algumas mudanças significativas que resultaram na redução de custos.

• Atualmente existem bem mais de 200 opções diferentes de software CMMS disponíveis. A competição aumentada reduziu o preço.
• Fornecedores oferecem implantação SaaS (software como serviço) que eliminou quase completamente os altos custos iniciais. Com software CMMS baseado na web, atualizações e manutenção são agrupadas. Suporte técnico contínuo também está incluído.
• Assinaturas de usuários ilimitados estão disponíveis de alguns fornecedores, permitindo que empresas tenham mais flexibilidade e evitem pagar taxas altas por múltiplos usuários.
• Com tecnologia móvel e baseada na web, há menos dependência de hardware e mais de software.

Acredite ou não, se você fizer sua pesquisa, pode encontrar soluções CMMS (com usuários ilimitados) por $1.200/ano com pouco ou nenhum custo de configuração e treinamento. Isso não era o caso há 25 anos.

Mito #3: Usuários de CMMS precisam ser tech-savvy

Quando sistemas CMMS surgiram, alta alfabetização em computação era obrigatória se você fosse usá-los. Usar computadores, seus sistemas operacionais e gestão de banco de dados exigia treinamento e conhecimento significativos. Havia muita ênfase em hardware também. O conhecimento em computação excedia o que funcionários típicos de manutenção (e a maioria das pessoas em geral) possuíam.

Hoje vemos um CMMS completamente diferente. Desenvolvedores de software têm acesso a ferramentas que permitem projetar software para que seja fácil de aprender. Além disso, com implantação baseada na web, departamentos de TI não são necessários para manter o sistema. Atualizações são automáticas, e há muitos instrumentos de treinamento e suporte disponíveis para usuários finais. O software de manutenção de hoje é acessível em qualquer lugar com conexão à internet, tem bibliotecas de vídeos de treinamento integradas, chat ao vivo com suporte técnico e treinamento sob demanda através de tecnologia de compartilhamento de tela como GoToMeeting.

O CMMS de hoje tem interface de usuário bem projetada, painéis, geradores de relatórios fáceis de usar, opções de usuário flexíveis e acesso móvel.

Mito #4: CMMS não se aplica a pequenas empresas

Se você foi exposto a software de gestão de manutenção no início, sem dúvida pensaria que eles não são adequados para pequenas empresas (menos de 100 funcionários). Essa visão decorre do fato de que sistemas CMMS eram caros, exigiam muito tempo e recursos para implementar e eram muito complexos, envolvendo funcionalidades e recursos voltados para grandes operações.

Hoje vemos muitas pequenas empresas usando software CMMS. A força motriz única sendo a ineficácia de rastrear manutenção usando papel ou planilhas. Uma vez que gestores sentem que superaram esses métodos, eles buscam software de gestão de manutenção. As aplicações de hoje são mais escaláveis do que víamos há 25 anos. Sistemas legados de gestão de manutenção computadorizada tinham a abordagem "tamanho único", altos custos iniciais e muito tempo necessário para instalações, tornando-os inacessíveis a pequenas empresas. Compradores hoje podem optar por não usar módulos que não precisam e escalar quando a hora for certa. Comumente vemos pequenas empresas usando CMMS apenas para manutenção preventiva, enquanto outras usam módulos de manutenção corretiva e gestão de estoque. A flexibilidade que vemos no software de hoje o tornou acessível a organizações pequenas, médias e grandes. Ainda melhor é a capacidade de um CMMS moderno de escalar com o tamanho do seu negócio, permitindo que seu CMMS cresça continuamente com você. Misturando e combinando módulos importantes de CMMS, finalmente pusemos para descansar a ideia de que "CMMS é mais do que precisamos agora."

Mito #5: CMMS baseado na web tem altos riscos

O maior medo de usar software CMMS baseado na web relaciona-se diretamente a um de seus maiores benefícios — terceirizar a carga de TI para um provedor especializado. Isso é visto pela maioria como um grande ponto positivo, mas se você lida com dados sensíveis de clientes, a segurança torna-se uma questão.

O risco de segurança é minimizado se você fizer sua devida diligência. Fornecedores de software CMMS oferecendo implantação SaaS estão prontos para responder e fornecer qualquer pergunta de segurança que você possa fazer. O fato é que provedores de software armazenam dados de clientes em data centers de última geração onde toda precaução é tomada para evitar ameaças de segurança. No final do dia, você precisa pesar os benefícios contra os custos. E os benefícios são muitos; sem custos de hardware, backup e recuperação de desastres, baixa manutenção e mobilidade.

Se sua organização mantém instalações e equipamentos militares ultrassecretos, software de manutenção baseado na web pode não ser uma opção, mas para outras organizações com dados menos "sensíveis", definitivamente vale a pena considerar.

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Sistemas de software de gestão de manutenção evoluíram rapidamente nas últimas décadas. Preços são significativamente reduzidos e sistemas tornaram-se mais acessíveis para o usuário técnico médio. Sistemas não são mais limitados a grandes empresas com enormes departamentos de manutenção, qualquer organização, pequena ou grande, pode se beneficiar de um departamento de manutenção simplificado. Estamos ouvindo mais histórias de sucesso do que falhas. E estamos vendo que computação em nuvem é um método de entrega de software incrivelmente seguro. À medida que mais empresas optam por um sistema CMMS, departamentos de manutenção de todos os tamanhos estão vendo economias significativas em reparos de manutenção, resultando em uma vantagem competitiva geral de seu CMMS. Para saber mais sobre os benefícios do software CMMS, leia nosso artigo aqui.

Se sua experiência com software CMMS é com uma aplicação de 15-20 anos, é hora de ver o que existe por aí. Você ficará agradavelmente surpreso e um passo mais perto de um departamento de manutenção mais otimizado.

Fontes:

https://www.reliableplant.com/Read/28838/CMMS-implementation-keys