Principais Funcionalidades de CMMS para Simplificar Operações de Manutenção

Funcionalidades de software CMMS que você precisa

Um número crescente de empresas em um amplo espectro de setores industriais, de serviços e corporativos percebeu que sua abordagem de "lápis e papel" ou planilha para gestão de manutenção não é mais suficiente. Aumento da competição no mercado, demandas econômicas e mudanças na tecnologia são as principais razões pelas quais as empresas buscam formas de melhorar sua estratégia de manutenção. Com o objetivo de funcionar melhor, mais rápido, mais inteligente e mais enxuto, as empresas são motivadas a encontrar formas de melhorar a eficiência operacional reduzindo custos, economizando tempo e recursos e, por fim, alcançando um maior retorno sobre investimento (ROI). Por todas essas razões, proprietários de empresas estão cada vez mais recorrendo ao Software de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS) como sua solução de gestão de manutenção.

Para aqueles considerando um sistema de manutenção automatizado, selecionar um software CMMS pode parecer um pouco avassalador no início, especialmente dado o número crescente de fornecedores encontrados online. Um bom ponto de partida no processo é primeiro entender o que é software CMMS e depois se familiarizar com as funcionalidades de sistema disponíveis. Com essa informação, decisões informadas podem então ser tomadas sobre encontrar um sistema que será o ajuste certo para sua empresa, suas metas de manutenção e orçamento.

O que é um Software de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS)?

Para começar, o software CMMS é melhor descrito como um grupo de sistemas de software altamente sofisticados que utilizam milhares de pontos de dados que, a qualquer momento, podem fornecer ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou, alternativamente, o status de um equipamento individual. Essas ferramentas poderosas e robustas oferecem às empresas a capacidade de rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preventiva ou reparos. Este último recurso — manutenção preventiva (MP) — representa a base do software de manutenção. A capacidade de programar ordens de serviço de MP usando configurações variáveis e personalizáveis, enviar notificações remotamente sobre ordens de serviço pendentes, em andamento ou atrasadas, e então gerar relatórios de MP instantaneamente é o atrativo principal para a maioria das empresas que desejam não apenas melhorar a eficiência e reduzir custos, mas também tomar decisões sobre suas operações à medida que avançam.

Lista de Funcionalidades do CMMS

Todos os softwares de gestão de manutenção automatizados basicamente fazem as mesmas coisas, como controle de estoque, ordens de serviço, cronogramas de MP e relatórios. As diferenças relacionam-se principalmente a como o sistema é implantado, bem como a versatilidade com que suas funções são executadas. A seguir, uma lista das funcionalidades de software CMMS mais procuradas por proprietários de empresas:

CMMS On-premise vs Baseado na Web — Sistemas CMMS estão disponíveis em dois formatos básicos; software baseado em nuvem e software autônomo, instalado on-premise. Cada um é um excelente sistema, diferindo apenas em como é gerenciado e implantado. Sistemas autônomos exigem que o software seja instalado em computadores da empresa. Também exigem certas especificações de sistema de computador, software de segurança do sistema, bem como suporte técnico interno para cuidar de manutenção e upgrades do sistema. Por outro lado, software baseado em nuvem é acessado através do servidor do fornecedor, com toda manutenção e upgrades fornecidos remotamente. Além das diferenças de custo entre os sistemas (com custos iniciais maiores para sistemas autônomos e custos de longo prazo maiores para sistemas baseados em nuvem), sistemas autônomos podem oferecer mais controle sobre segurança de dados da empresa e manutenção; mas a um custo adicional. Por outro lado, sistemas baseados em nuvem tiram o trabalho, preocupação e custos adicionais de manutenção e upgrades.

Capacidades de Acesso ao Sistema — Para proprietários de empresas com grandes organizações, poder atribuir diferentes níveis de acesso ao sistema é importante. Por exemplo, gestores de manutenção podem ter acesso abrangente ao sistema, enquanto técnicos de manutenção têm acesso limitado a funcionalidades ou áreas específicas do sistema.

Acessibilidade via Dispositivos Móveis — Um dos recursos mais atraentes do software CMMS é a capacidade de criar ordens de serviço, verificar estoque, pedir peças ou gerar relatórios, etc., em movimento. Poder acessar um painel CMMS em qualquer dispositivo com acesso à Internet é uma enorme economia de tempo quando comparado a ter que voltar a um escritório para cumprir essas tarefas. Ter acessibilidade móvel de software CMMS reduz atrasos de tempo desnecessários em muitas frentes.

Leitura de Código de Barras e Capacidades de Foto — Junto com a acessibilidade via dispositivos móveis vêm outros dois recursos integrados importantes; leitura de código de barras e fotos. Ambos são extremamente vantajosos porque reduzem erros e confusão desnecessários. Técnicos de manutenção podem tirar uma foto de equipamento precisando de reparo e também escanear uma imagem do código de barras de uma peça que precisa de substituição. Ordens de serviço precisas e/ou pedidos de peças podem ser feitos imediatamente sem atrasos devido a erros por confusão sobre qual equipamento precisa de serviço ou pedindo a peça errada.

Desenhos Arquitetônicos — Poder acessar desenho arquitetônico (ou seja, uma representação de um projeto arquitetônico como vistas de planta e/ou elevação de um edifício ou estrutura) a partir de um painel CMMS fornece mais uma forma de identificar a localização exata de um equipamento precisando de serviço. Além disso, a planta de uma instalação notará, entre outras coisas, todas as colocações elétricas e hidráulicas. Estas podem ser vitais quando se trata de fazer alterações em um edifício que poderiam envolver mover, atualizar ou substituir equipamentos.

Implementação, Onboarding e Suporte Contínuo — Um aspecto crítico de qualquer sistema de software CMMS é garantir que o sistema está operando como pretendido e que a equipe de manutenção o está usando adequadamente. É aqui que ter acesso a suporte confiável e oportuno de um fornecedor de CMMS pode traçar a linha entre sucesso e fracasso para uma empresa. A fase de implementação de um sistema automatizado é crítica e envolve inserção de dados sobre inventário, ativos e usuários, bem como configuração de MPs conforme necessário. Se esta fase não for feita corretamente, o sistema não funcionará bem, independentemente de quão bem informados seus usuários sejam. Por esse motivo, fornecedores de CMMS oferecem escolha de auditorias presenciais ou suporte técnico remoto e telefônico. Também há uma variedade de recursos de onboarding e contínuos disponíveis para usuários na forma de manuais online, vídeos, e-mail, chat e gravações de webinar, bem como suporte telefônico para abordar preocupações operacionais dos usuários ou fornecer uma reciclagem para tarefas que podem não ser feitas rotineiramente.

Conclusão
À medida que a população de usuários de software de gestão de manutenção continua a crescer, também cresce o número de fornecedores de software CMMS. Por essa razão, proprietários de empresas são melhor servidos ao se familiarizarem com formatos de sistema, funcionalidades de software CMMS e cronogramas de precificação que separam um do outro. A chave é alinhar as metas de gestão de manutenção de sua empresa com o produto certo, ponto de preço e serviços de suporte.