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Como substituir sua antiga solução de CMMS (guia ridiculamente simples)



Últimas estatísticas de manutenção mostram que 53% dos gerentes de instalações que participaram da pesquisa usam o CMMS para rastrear proativamente sua operação de manutenção.

Como parte da mesma pesquisa, 37% dos profissionais de manutenção disseram que planejam aumentar seus investimentos em CMMS (software de gerenciamento de manutenção computadorizado) e EAM (software de gerenciamento de ativos corporativos) em 2018.

A indústria está obviamente avançando à medida que as organizações estão se tornando cada vez mais conscientes da importância da manutenção proativa e dos benefícios dos sistemas computadorizados de gerenciamento de manutenção .

Mas o que acontece quando você percebe que escolheu a solução de CMMS errada? É fácil (ou difícil) mudar para um novo provedor de CMMS? Você pode fazer essa transição prontamente, sem incorrer em custos significativos?

Estamos aqui para responder a essas perguntas.

Mostraremos como reconhecer os sinais de que você precisa de uma nova solução CMMS e como planejar e executar uma transição suave que não interromperá suas operações de manutenção em andamento ou exigirá um grande investimento se você precisar da ajuda do CMMS.

Para uma visão aprofundada do que é um CMMS, confira nosso guia O que é um sistema CMMS e como funciona.

Sinais claros de que você precisa de um novo CMMS


Uma das piores coisas que você pode fazer é se contentar com uma solução CMMS que força você a se adaptar a ela, em vez de ser capaz de se adaptar a você. Não faz sentido continuar pagando por algo que não pode torná-lo mais eficiente.

Vejamos os sinais mais comuns que mostram que é melhor encontrar um novo provedor de CMMS.

1) Você não percebeu um ROI


Os gerentes de manutenção não estão introduzindo o CMMS em suas organizações apenas porque desejam “misturar as coisas”.

Eles fazem isso para criar um departamento de manutenção com funcionamento mais suave que pode cortar custos, evitando o tempo de inatividade não programado e aumentando a vida útil de seus ativos.

Quanto mais eles conseguirem reduzir esses custos, maior será o retorno sobre o investimento que poderão ver.

Se a métrica da sua solução CMMS atual foi instalada corretamente e você não está vendo um retorno positivo do seu investimento, então você não é o problema - o problema é a solução que você está usando .

2) O CMMS que você está usando é excessivamente complexo


Um dos motivos mais comuns pelos quais seu CMMS não está percebendo um ROI é porque ele é muito difícil para você ou sua equipe usar.

Basta olhar para isso logicamente. Quanto mais tempo seus técnicos gastam tentando encontrar informações de ativos ou registrando algo na ferramenta, menos tempo eles terão para realizar seu trabalho. Isso, por sua vez, aumenta ainda mais seus custos de mão de obra.

Não pense que um software de manutenção poderoso deve ser inatamente complexo de usar porque deve ter muitos recursos e análises poderosas.

Como alguém que trabalhou por anos em um CMMS poderoso, mas simples de usar, posso dizer com segurança que isso simplesmente não é verdade. Limble CMMS é a prova disso.

3) Não é compatível com dispositivos móveis


Nossos dados internos mostram que os clientes que vão de um sistema baseado em desktop (seja CMMS ou Excel) para o nosso CMMS móvel veem um aumento de produtividade de 15% , puramente pelo fato de poderem acessar o software em seus telefones.



Aqui estão algumas coisas que você está perdendo se seu CMMS não for compatível com dispositivos móveis:

4) Seu CMMS está sem recursos essenciais


Este é um ponto que não precisa de muita explicação. Se a solução que você usa não tem os recursos necessários, você deve procurar aquela que tem.

Por exemplo, alguns softwares CMMS mais antigos permitem criar ordens de serviço, mas não permitem agendar tarefas de forma que você possa criar um plano de manutenção preventiva eficaz .

Em uma época em que cada vez mais organizações estão migrando para a manutenção preventiva e preditiva, não conseguir agendar um plano proativo significa que você terá dificuldade em se manter competitivo no mercado.

Se sua solução atual está faltando alguns recursos que são importantes para você, não pense duas vezes antes de encontrar um parceiro mais adequado, pois esse não é um problema que vai se resolver sozinho.

5) A solução não escala bem


Se você planeja expandir seus negócios, precisará de um software de manutenção que acompanhe esse crescimento.

A maneira mais fácil de reconhecer que sua solução atual pode ter problemas de dimensionamento é a complexidade de uso.

Pergunte a si mesmo:

Se a resposta a qualquer uma das perguntas acima for afirmativa, ter mais recursos e técnicos significa que esses problemas só vão piorar.

6) O software é muito caro


Outro sinal que não precisa de muita explicação.

Cada solução vem com seu próprio conjunto de recursos e preços. No entanto, nem todos os provedores de CMMS têm preços SAAS flexíveis. Algumas soluções são mais orientadas para as empresas, enquanto outras visam ajudar as pequenas empresas.

Se você levar em conta que algumas soluções de CMMS custam apenas US $ 25 / mês, não é exagero concluir que você PODE encontrar um sistema acessível para o seu negócio.

Reserve um tempo para revisar e selecionar o melhor software de manutenção que é uma boa opção para a manutenção e o fluxo de trabalho de suas instalações.

7) Suporte técnico fraco ou inexistente


Não importa o quão simples seja o software que você está usando, cada negócio é diferente e, mais cedo ou mais tarde, você terá um problema técnico ou uma dúvida que deseja ver resolvida de forma rápida e eficiente.

Se o seu provedor de CMMS ...

… Então, este não é o parceiro de longo prazo de que você precisa para expandir seus negócios.

Em um setor onde pequenos atrasos podem custar milhares de dólares, você não quer trabalhar com alguém que leva uma semana para resolver o seu problema.

Esta seção acabou ficando mais longa do que o esperado, mas achamos importante explicar nosso raciocínio por trás de cada placa.

Agora que resolvemos isso, vamos ver como trocar de fornecedor de CMMS sem perder a sanidade.

Como mudar para um novo CMMS

Etapa 1:coloque sua equipe a bordo


Tocamos nisso em vários artigos em nosso blog, mas apenas porque é muito importante.

Você tem que perceber que configurar um CMMS não é o que vai lhe trazer ROI - na verdade, usar o sistema é o que gera o ROI que você está esperando ver.

Se sua equipe de manutenção não está motivada para experimentar o novo sistema, toda essa transição é apenas uma perda de tempo e recursos.

A boa notícia é que não é tão difícil motivar sua equipe.

Imagine que você é um técnico de manutenção e alguém mostra a você um novo CMMS que é mais simples de usar e torna sua vida mais fácil, automatizando peças sobressalentes chatas de seu trabalho e acelerando seu fluxo de trabalho geral. Você não estaria interessado em dar a esse software uma chance justa?

Outra maneira de motivar sua equipe é permitir que eles revejam as soluções que você selecionou e considerem seus comentários antes de fazer a escolha final.

Afinal, eles usarão o software quase que diariamente.

Etapa 2:Planeje a transição para evitar o tempo de inatividade


Como em qualquer projeto, um pouco de planejamento e coordenação ajudam muito para garantir seu sucesso.

1) Defina os marcos e o cronograma


Projetos que não têm prazos claramente definidos muitas vezes levam um tempo desnecessariamente longo para serem concluídos.

No entanto, não procure definir apenas uma única data de vencimento para todo o projeto. Para rastrear o progresso de sua implementação, você precisa dividi-la em vários marcos.

Por exemplo, você pode definir datas de vencimento para as seguintes atividades (que abordaremos posteriormente neste artigo):

2) Descreva as responsabilidades (quem precisa fazer o quê)


Agora que você tem a lista de etapas que precisa seguir, precisa decidir quem vai executá-las.

Quando estiver atribuindo as tarefas, tente ser o mais claro possível sobre por que essas tarefas devem ser realizadas e como elas afetam o resto do processo.

Outra coisa que todo membro de sua equipe precisa saber é quem é o responsável pelo projeto e a quem eles podem enviar suas perguntas.

Lembre-se de que só porque algo é claro para você, não significa que seja claro para todos os outros.

3) Designar um “gerente de projeto” e / ou formar uma equipe CMMS


Todo projeto precisa de alguém que o supervisione. Na maioria dos casos, esse será o gerente de manutenção.

No entanto, organizações maiores podem querer dar um passo adiante e formar uma equipe CMMS, especialmente se estiverem implementando o novo CMMS em vários locais.

Por exemplo, sua equipe de CMMS pode consistir em um gerente de manutenção, um gerente de nível superior, representantes técnicos de manutenção e uma pessoa dedicada do site do fornecedor de CMMS que o ajudará com a implementação.



Em alguns casos, as organizações procuram criar uma equipe de CMMS antes mesmo de começar a pesquisar sua nova solução de gerenciamento de manutenção, para que possam obter a opinião de todos os lados antes de listar alguns sistemas que desejam experimentar.

4) Coordenar com seu fornecedor de CMMS


Nos primeiros dias do Limble, ajudei várias pequenas empresas a implementar o Limble em suas organizações.

Uma coisa que aprendi com ele é que ter alguém que pode responder rapidamente às suas perguntas e resolver até mesmo problemas menores acelera muito suas atividades de manutenção.

É por isso que cada cliente tem uma pessoa dedicada a quem pode entrar em contato com qualquer dúvida, preocupação e solicitação de trabalho.

O melhor do Limble hoje é que ele é baseado na web e também pode ser encontrado no Android e iOS.

Não hesite em pedir ajuda ao seu fornecedor de CMMS, pois é do interesse dele garantir que você faça uma transição bem-sucedida.

Etapa 3:Transfira os dados de manutenção necessários


Dependendo do tamanho das operações de manutenção e do número de ativos que você usa, a transferência de todos os dados pode levar de algumas semanas a meses.

A boa notícia é que você só precisa fazer isso uma vez.

Na melhor das hipóteses, você poderá exportar os dados de seu antigo CMMS, fazer alguma limpeza, se necessário (como excluir dados sobre ativos antigos que você não está mais usando) e carregá-los em seu novo CMMS.

Aqui está o que você pode fazer para garantir que esse processo ocorra da melhor maneira possível:

1) Decida quais dados você precisa coletar


Antes de começar a reunir todos os dados de manutenção que deseja transferir, você deve primeiro definir quais informações você precisa.

Aqui está uma imagem que mostra as informações usuais de ativos que você deseja transferir:



Se você executou um plano de manutenção preditiva ou preventiva com seu antigo software CMMS, você também vai querer os dados sobre procedimentos de manutenção preventiva / preditiva, tarefas e frequências que você pode usar para configurar rapidamente um plano de manutenção preventiva em seu novo CMMS .

Se você tiver um grande número de ativos, comece transferindo os dados para os ativos mais críticos primeiro.

2) Reúna os dados necessários


Aqui estão algumas maneiras de reunir todos os dados que você deseja migrar para o seu novo CMMS:

3) Limpe os dados coletados


Antes de começar a inserir os dados em seu novo CMMS, reserve um tempo para limpar os dados que você reuniu e certifique-se de que está lidando apenas com informações precisas e organizadas.

Você pode fazer isso:

Nossa orientação para os padrões de nomenclatura no Limble é nomear tudo de forma clara e lógica - os nomes devem ser claros o suficiente para que até mesmo um operador de linha de frente saiba quais são os dados do ativo. Então, em vez de uma abreviatura como CH-01 use algo como Chiller-01 .

Ter nomes de rastreamento de ativos claros com identificadores numéricos claros é a melhor maneira de garantir que todos os dados sejam facilmente legíveis, pesquisáveis, filtrados e ordenados.

4) Insira os dados em seu novo CMMS


Agora que você reuniu dados limpos e decidiu quais padrões de nomenclatura deseja usar, a próxima etapa é inserir esses dados em seu novo CMMS.

Os dois métodos mais comuns que você usará são:

Isso pode demorar um pouco, mas como dissemos, você só precisa fazer isso uma vez.

Etapa 4:Configure sua nova solução CMMS


Aqui estão algumas coisas que você deve cuidar antes de começar a usar o CMMS recém-instalado carregado com todos os dados de que você precisa.

1) Configure os relatórios que você realmente usará


A maioria dos CMMS tem um banco de dados de centenas de relatórios diferentes porque atendem a uma ampla gama de clientes em muitos setores diferentes. De fabricantes de alimentos e bebidas a proprietários de complexos de escritórios ou instituições educacionais, cada cliente terá necessidades específicas para um conjunto diferente de relatórios.

Idealmente, os clientes decidirão o que é crítico para eles (em grande parte com base em seus objetivos de negócios) e, em seguida, terão o CMMS configurado para fornecer relatórios que os ajudem a monitorar esses KPIs. Por exemplo, clientes em um setor podem estar focados em tempo de inatividade planejado x não planejado , enquanto aqueles em outro setor poderiam estar mais preocupados com quanto tempo leva para concluir as tarefas de manutenção , custos de manutenção do desempenho e do ciclo de vida dos ativos , ou algo completamente diferente.

Mas, embora seu CMMS possa gerar automaticamente dezenas de relatórios, não faz sentido perder seu tempo configurando aqueles que você nunca usará.

Uma maneira pela qual estamos tentando ajudar nossos usuários a esse respeito é que em vez de criar um grande banco de dados de relatórios dos quais os usuários podem extrair, nós criamos um construtor de painel personalizado muito poderoso (mas fácil de usar) que permite que você crie seus relatórios. Isso permite que cada cliente tenha relatórios verdadeiramente personalizados que fornecem dados da mais alta qualidade para tomar decisões de negócios informadas.

Outro recurso do Limble CMMS é que ele permite a rotação desses relatórios personalizados. Isso significa que você pode configurar todos os seus KPIs em uma tela grande e fazê-la girar continuamente para que todos em sua equipe sempre saibam exatamente o que está acontecendo.



Além disso, nossos painéis personalizados permitem que você visualize relatórios lado a lado para que possa comparar facilmente o desempenho de um critério para outro, como desempenho da equipe , custos , tempo de inatividade , e assim por diante.

Antes de prosseguirmos para a próxima seção, aqui está uma lista de relatórios comuns que você pode querer criar:

2) Configure as integrações do CMMS (se necessário)


Como você já sabe, seu CMMS não precisa ser independente. O objetivo é garantir que ele possa se comunicar com outro software que você esteja usando, como o ERP.

Isso melhorará significativamente os tempos de resposta e a eficiência, evitando a geração de dados duplicados.

Embora a integração do CMMS com outros sistemas exija algumas habilidades técnicas, não precisa ser um exercício difícil.

Muitas soluções CMMS hoje em dia fornecem uma interface de usuário que simplifica o processo de integração por meio de:

Se você também estiver usando manutenção preditiva, manutenção baseada na condição ou alguma outra tecnologia habilitada para IoT , você também desejará conectar seu CMMS aos sensores instalados para ter uma visão em tempo real da condição de seus ativos.

3) Teste o sistema


Depois que todos os dados necessários foram importados para o novo software de manutenção, a próxima etapa é realizar um teste completo. Existem várias perguntas a serem feitas nesta fase:

Quaisquer erros encontrados devem ser imediatamente relatados ao fornecedor do CMMS para correção.

4) Não pule o treinamento de funcionários


Uma ótima maneira de tornar sua vida mais fácil e tornar o treinamento de funcionários uma brisa é escolher um CMMS fácil de usar e simplesmente fazer o treinamento que o fornecedor de CMMS sugere.

Se o seu fornecedor de CMMS sugerir treinamento extensivo , isso pode ser um sinalizador vermelho que aponta para o fato de que seu CMMS não é tão fácil de usar e que você pode querer reconsiderar sua decisão.

Embora as opções de treinamento variem de fornecedor para fornecedor, as mais comuns são sessões de treinamento presenciais, webinars e os bons e velhos tutoriais em vídeo .

Qualquer que seja o método de treinamento escolhido, se você tiver uma equipe de manutenção muito grande, provavelmente não será conveniente treinar todos de uma vez. Em tais situações, alguns membros selecionados da equipe podem ser totalmente treinados diretamente pelo fornecedor. Depois disso, eles podem ensinar outras pessoas em lotes até que todos estejam a bordo.

Etapa 5:observe, reaja, melhore e acompanhe


Parabéns, você acabou de implementar sua nova solução CMMS.

No entanto, não comemore por muito tempo, pois ainda existem algumas coisas com as quais você precisa estar atento para garantir o sucesso a longo prazo.

Agora que o aspecto técnico da implementação acabou, você deve atuar como um inspetor. Monitore como seus funcionários estão usando o CMMS para que você possa corrigir ações imperfeitas antes que se tornem um hábito.

Faça do uso do CMMS um hábito


Você pode se surpreender ao ver que, embora sua equipe tenha sido totalmente treinada para usar o novo software, eles não estão seguindo todas as diretrizes e práticas recomendadas.

Velhos hábitos são difíceis de morrer e se sua equipe de manutenção adquiriu alguns hábitos ruins trabalhando no antigo software CMMS, agora é a hora de colocar um esforço extra para corrigi-los.

Um dos problemas mais comuns é que os técnicos não estão registrando tudo o que estão fazendo no CMMS. Por isso, sempre aconselhamos os gestores a ficarem atentos por pelo menos um mês após a implantação e a trabalharem na correção e melhoria desses hábitos.

Essa é a única maneira de garantir que você esteja lidando com informações reais e que seus planos e decisões sejam baseados em percepções e relatórios precisos.

3 meses em - reporte ao seu chefe




Três meses depois de adotar um CMMS novo e aprimorado, você deve começar a ver reduções no tempo de inatividade do equipamento, melhor gerenciamento de estoque, armazenamento e recuperação aprimorados de documentos, menos horas extras e muito mais.

Exporte esses resultados positivos e, em seguida, compartilhe-os com a alta administração. É uma ótima maneira de colocá-los à vontade em situações em que houve alguns desafios iniciais ou resistência da gerência sobre a ideia de migrar para um novo software.

O objetivo final:utilizar totalmente sua nova solução CMMS


Estabelecemos que a migração para um CMMS melhor pode ser alcançada sem interromper seriamente todas as suas operações de manutenção ou incorrer em enormes custos de manutenção.

Seu novo CMMS é um software poderoso que, se usado corretamente, pode melhorar muito seu software de gerenciamento de manutenção em termos de eficiência e redução de custos. Mas mesmo que já esteja dando os resultados que você espera, provavelmente há vários recursos que você não usa regularmente.

Muitos clientes cometem o erro de usar seu CMMS como apenas mais uma ferramenta sofisticada de manutenção de registros. Mas esse é apenas um aspecto das muitas coisas que você pode realizar com ele.

Em vez de apenas usar os recursos básicos de que você precisava inicialmente, por que não explorar toda a sua funcionalidade? Talvez a ferramenta ofereça alguns recursos que você nem sabia que precisava.

Incentive sua equipe a explorar suas capacidades e você verá melhorias contínuas em suas operações de manutenção.

Se você está pensando em mudar para um novo software CMMS, não hesite em entrar em contato e vamos ver se Limble seria uma boa opção para sua organização.

Como alternativa, você sempre pode clicar aqui para iniciar um Live Test Drive e verifique por si mesmo como o Limble se parece e se sente ao trabalhar.
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