Desbloqueando Automação: 6 Fatores-Chave de Sucesso que Toda Empresa Deve Abraçar

Não há como argumentar que a natureza do trabalho, e como é realizado e organizado – bem como seu significado e importância em nossas vidas – mudou como resultado da pandemia. Muitos empregadores perceberam e responderam a crescentes preocupações de saúde mental de seus funcionários. Outros também aproveitaram a oportunidade para ouvir seus funcionários e fornecer-lhes oportunidades significativas para aprender e crescer.

Há uma mudança em direção a engajar funcionários com trabalho significativo através de atividades que permitem aos funcionários exercer criatividade, julgamento e habilidades de resolução de problemas. Tarefas rotineiras e manuais que funcionários anteriormente gastavam tempo estão sendo rapidamente automatizadas.

Como resultado, vimos empresas acelerarem rapidamente seus esforços de automação e transformação digital. Embora isso tenha resultado em maior número de iniciativas e programas de automação, algumas empresas ainda lutam para verdadeiramente democratizar a automação.

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Embora isso seja devido a várias (e em alguns casos críticas) considerações, os verdadeiros benefícios da automação são liberados quando habilidades de desenvolvimento de automação são facilmente acessíveis para todos aprimorarem os aspectos mundanos de seu trabalho. É difícil imaginar e encontrar exemplos reais de um departamento centralizado (ou federado) responsável por atender às necessidades de todas as unidades de negócios constituintes enquanto também escala esforços de automação pela organização.

Portanto, automação impulsionada por funcionários é chave para mudança transformadora não apenas para a organização mas também para os funcionários que a formam.

É crítico selecionar um produto ou plataforma de automação que as pessoas considerem amigável e que tenha recursos e capacidades ricos para automatizar seu trabalho. Mas, hoje, estamos focando apenas nos fatores não-produto que são críticos para o sucesso de uma organização embarcando em um programa de automação impulsionado por funcionários.

Fonte: UiPath

Os fatores (acima) são resultado de meus próprios aprendizados e experiências com empresas que tentaram habilitar tais programas. Também incluí minha própria pesquisa de agências externas e fontes públicas (que foram citadas onde relevantes).

Fora fatores de produto ou plataforma, encontrei estes seis fatores mais críticos para democratizar com sucesso a automação em qualquer organização.

1. Campeão Executivo

A automação foi historicamente incorporada e isolada em várias unidades dentro da organização.

À medida que tecnologias como automação de processos robóticos (RPA), inteligência artificial (IA) e machine learning (ML) surgiram, centros de excelência (CoEs) foram criados para garantir governança, padronização e controle de qualidade.

Para escalar e democratizar a automação pela organização, no entanto, é um esforço transformador que precisa ser impulsionado por um forte campeão executivo e visionário. Deve haver compromisso e alinhamento com o programa de automação com um vínculo de volta aos objetivos de negócios da organização. Objetivos de negócios comuns incluem redução de custos, alcance de maior velocidade e eficiência em processos de negócios, ou aumento do engajamento de funcionários através de seu envolvimento na construção de automações.

Forte suporte executivo também é essencial para garantir compromisso cross-funcional e limpar quaisquer obstáculos no caminho.

Descubra o tipo de campeão executivo que você deve ter em cada etapa da jornada de automação de sua organização.

2. Campeões de Automação

Como com qualquer esforço de mudança e transformação, é importante montar e começar com early adopters. Não é tão importante para early adopters de automação terem habilidades técnicas. Sua disposição para aprender novas habilidades, proatividade para identificar áreas de oportunidade, e liderança para inspirar outros dentro de seu grupo de pares são mais importantes que habilidades técnicas extensas.

Existem várias maneiras de encontrar este grupo em sua organização. Uma das maneiras que vi é rodar uma iniciativa ou workshop de automação onde funcionários são introduzidos a treinamento básico de automação. E então eles são imediatamente solicitados a identificar e automatizar um ou dois aspectos de seus trabalhos diários que consideram manuais e rotineiros. Quais funcionários automatizam tarefas rapidamente? Esses são seus entusiastas e as pessoas que podem ajudar a ser campeões de suas iniciativas de automação.

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3. Gestão de Mudança

"Os robôs estão vindo para seus empregos", "10 Empregos que Serão Obsoletos em 10 Anos," etc. são os tipos de manchetes que deixam trabalhadores preocupados. Portanto, há apreensão natural em apoiar programas de automação. Então comunicação clara, suporte, e comprometimento e buy-in de funcionários são essenciais quando se trata de obter seu apoio para automação.

Um estudo recente Bain-UiPath concluiu que entre funcionários que ouviram falar de RPA, 60% nunca usaram bots para realizar tarefas, ainda 86% dos funcionários querem usar automação. O que muitos esforços de automação impulsionados por funcionários frequentemente perdem é a necessidade de uma estratégia de gestão de mudança cuidadosamente construída que possa minimizar resistência à mudança relacionada a iniciativas de automação.

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4. Governança

Forte governança é essencial para colocar as fronteiras certas em torno de segurança, conformidade e gestão de risco através de automações desenvolvidas por sua força de trabalho. Alguns aspectos de governança podem ser fornecidos pela plataforma de automação certa que permite controles de software apertados para garantir automações desenvolvidas não tenham consequências não intencionais.

O CoE também desempenha papel crítico em garantir que automações estejam em conformidade com padrões de gestão de risco e conformidade da organização. Há um equilíbrio a atingir aqui em termos de permitir usuários de negócios projetarem automações lideradas por cidadãos de forma que não iniba sua criatividade e autonomia. Mas de formas que também permitam gestão de risco e auditoria em segundo plano.

Assista ao webinar: Governança de Automação

5. Treinamento e Habilitação

Tecnologia e ferramentas disponíveis hoje certamente permitem usuários de negócios sem background tecnológico a aprenderem rapidamente a habilitar automações que podem simplificar muito trabalho manual dentro de seus respectivos processos de negócios. Mas a organização também precisa de um plano de treinamento e habilitação cuidadosamente elaborado que garanta que funcionários estejam cientes da 'arte do possível' e possam utilizar a plataforma de automação adotada pela organização. O CoE de automação pode fornecer uma mão amiga e guiar funcionários enquanto eles adquirem velocidade com sua própria expertise de automação.

A boa notícia é que treinamento relacionado a automação está disponível gratuitamente e pode ser adaptado por função, seja negócios ou técnica. Incorporar e encorajar treinamento e habilidades relacionadas a automação dentro de seus processos de aprendizado também pode ajudar uma organização a reter e atrair novos talentos.

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6. Incentivos e Prêmios

Uma estratégia bem desenhada de prêmios e incentivos pode motivar e encorajar os comportamentos certos dentro da força de trabalho (em oposição a um mandato prescritivo top-down). É importante ouvir de perto o que seus funcionários querem e valorizam. Então fomentar isso através de encorajamento e incentivos, seja bônus pontuais ou reconhecimento público de suas conquistas. Isso é especialmente importante no início de um programa de desenvolvedor cidadão de uma organização, quando precisa de seus early adopters para serem os primeiros desenvolvedores cidadãos.

Seus desenvolvedores cidadãos iniciais ajudam a provar o valor e benefícios de expandir habilidades e treinamento de automação para o resto da organização.

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Empresas Já Democratizando Automação com Sucesso

Ter um programa de automação que escala e produz benefícios promissores para a organização é um esforço transformador. E deve ser tratado como tal com consideração dos fatores acima.

Muitas empresas visionárias já provaram sucesso através da democratização de suas iniciativas de automação.

Por exemplo, a PwC, firma global de serviços profissionais, fez desenvolvimento de automação liderado por pessoas uma parte chave de sua jornada de transformação digital. Três anos no programa, 55.000 de seus funcionários nos Estados Unidos (EUA) tinham sido "capacitados e regularmente engajados com o Digital Lab, uma plataforma de colaboração onde pessoas fazem crowdsourcing e compartilham soluções que construíram elas mesmas, como bots, modelos de dados e fluxos de trabalho automatizados".

Nos EUA, "funcionários da PwC aplicaram milhares de ativos digitais construídos por equipe a seu trabalho diário, automatizando 6,5 milhões de horas do que costumava ser tarefas manuais".

Descubra como a PwC capacitou mais de 50.000 funcionários.

Se sua organização já tem um programa de automação liderado por CoE em vigor, você está bem ciente que o ROI de automação é difícil de ignorar. No entanto, certas tarefas e atividades de baixo volume e/ou baixa complexidade ainda estão faltando de seu pipeline de automação. É aí que um programa liderado por cidadãos pode ser útil.

O verdadeiro valor da automação é desbloqueado quando é colocada nas mãos de pessoas mais próximas aos processos de negócios e fluxos de trabalho. É onde a mudança real acontece e onde funcionários abraçam a automação.

O que especialistas da Bain & Company e UiPath revelam sobre o valor de democratizar automação pela empresa? Leia o relatório "Overcoming the Automation Paradox".