Democratizando a automação:6 fatores críticos de sucesso que você não pode ignorar

Não há como argumentar que a natureza do trabalho e como ele é realizado e organizado – bem como seu significado e importância em nossas vidas – mudou como resultado da pandemia. Muitos empregadores perceberam e responderam às crescentes preocupações de saúde mental de seus funcionários. Outros também aproveitaram a oportunidade para ouvir seus funcionários e oferecer a eles oportunidades significativas para aprender e crescer.

Há uma mudança no sentido de envolver os funcionários com um trabalho significativo por meio de atividades que permitem que os funcionários exercitem a criatividade, o julgamento e as habilidades de resolução de problemas. As tarefas rotineiras e manuais que os funcionários antes dedicavam tempo estão sendo rapidamente automatizadas.

Como resultado, vimos as empresas acelerarem rapidamente seus esforços de automação e transformação digital. Embora isso tenha resultado em um número maior de iniciativas e programas de automação, algumas empresas ainda estão lutando para democratizar verdadeiramente a automação.

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Embora isso se deva a várias (e em alguns casos críticas) considerações, os verdadeiros benefícios da automação são liberados quando as habilidades de desenvolvimento de automação são facilmente acessíveis a todos para aprimorar os aspectos mundanos de seu trabalho. É difícil imaginar e encontrar exemplos reais de um departamento centralizado (ou federado) responsável por atender às necessidades de todas as unidades de negócios constituintes e, ao mesmo tempo, dimensionar os esforços de automação em toda a organização.

Portanto, a automação orientada para os funcionários é a chave para a mudança transformadora não só para a organização, mas também para os colaboradores que a compõem.

É fundamental selecionar um produto ou plataforma de automação que as pessoas considerem fácil de usar e que tenha recursos e recursos avançados para automatizar seu trabalho. Mas, hoje, estamos focando apenas nos fatores não relacionados ao produto que são críticos para o sucesso de uma organização que está embarcando em um programa de automação orientado por funcionários.

Fonte:UiPath

Os fatores (acima) são resultado de meus próprios aprendizados e experiências com empresas que tentaram viabilizar tais programas. Também incluí minha própria pesquisa de agências externas e fontes públicas (que foram citadas quando relevante).

Fatores externos do produto ou da plataforma Achei esses seis fatores mais críticos para democratizar com sucesso a automação em qualquer organização.

1. Campeão executivo

A automação tem sido historicamente incorporada e isolada em várias unidades dentro da organização.

À medida que surgiram tecnologias como automação de processos robóticos (RPA), inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML), centros de excelência (CoEs) foram criados para garantir governança, padronização e controle de qualidade.

Escalar e democratizar a automação em toda a organização, no entanto, é um esforço transformador que precisa ser conduzido por um forte campeão executivo e visionário. Deve haver comprometimento e alinhamento com o programa de automação com uma ligação com os objetivos de negócios da organização. Os objetivos comuns de negócios incluem reduzir custos, alcançar maior velocidade e eficiência nos processos de negócios ou aumentar o envolvimento dos funcionários por meio de seu envolvimento na construção de automações.

Um forte apoio executivo também é essencial para garantir o compromisso multifuncional e eliminar quaisquer obstáculos ao longo do caminho.

Descubra o tipo de campeão executivo que você deve ter em todas as etapas da jornada de automação da sua organização.

2. Campeões de automação

Como em qualquer esforço de mudança e transformação, é importante reunir e começar com os primeiros a adotar. Não é tão importante que os primeiros adeptos da automação tenham habilidades técnicas. Sua vontade de aprender novas habilidades, proatividade para identificar áreas de oportunidade e liderança para inspirar outras pessoas dentro de seu grupo de pares são mais importantes do que habilidades técnicas extensas.

Há várias maneiras de encontrar esse grupo em sua organização. Uma das maneiras que tenho visto é executar uma iniciativa ou workshop de automação em que os funcionários são apresentados ao treinamento básico de automação. E então eles são imediatamente solicitados a identificar e automatizar um ou dois aspectos de seus trabalhos diários que consideram manuais e rotineiros. Quais funcionários automatizam tarefas rapidamente? Esses são seus entusiastas e as pessoas que podem ajudar a serem campeões de suas iniciativas de automação.

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3. Gerenciamento de mudanças

“Os robôs estão vindo atrás de seus empregos”, “10 empregos que ficarão obsoletos em 10 anos”, etc. são os tipos de manchetes que preocupam os trabalhadores. Portanto, há uma apreensão natural em apoiar programas de automação. Portanto, comunicação clara, suporte, compromisso e adesão dos funcionários são essenciais quando se trata de obter suporte para automação.

Um estudo recente da Bain-UiPath concluiu que, entre os funcionários que ouviram falar de RPA, 60% nunca usaram bots para realizar tarefas, mas 86% dos funcionários desejam usar a automação. O que muitos esforços de automação orientados por funcionários geralmente perdem é a necessidade de uma estratégia de gerenciamento de mudanças cuidadosamente construída que possa minimizar a resistência à mudança relacionada às iniciativas de automação.

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4. Governança

Uma governança forte é essencial para colocar os limites certos em torno da segurança, conformidade e gerenciamento de riscos nas automações desenvolvidas por sua força de trabalho. Alguns aspectos de governança podem ser fornecidos pela plataforma de automação correta que permite controles rígidos de software para garantir que as automações desenvolvidas não tenham consequências não intencionais.

O CoE também desempenha um papel fundamental para garantir que as automações estejam em conformidade com os padrões de conformidade e gerenciamento de riscos da organização. Há um equilíbrio a ser atingido aqui em termos de permitir que os usuários de negócios projetem automações lideradas por cidadãos de forma que não iniba sua criatividade e autonomia. Mas de maneiras que também permitem gerenciamento de risco e auditoria em segundo plano.

Assista ao webinar:Governança de automação

5. Treinamento e capacitação

A tecnologia e as ferramentas disponíveis hoje certamente permitem que usuários de negócios sem experiência em tecnologia aprendam rapidamente a habilitar automações que podem simplificar muito trabalho manual em seus respectivos processos de negócios. Mas a organização também precisa de um plano de treinamento e capacitação cuidadosamente elaborado que garanta que os funcionários estejam cientes da 'arte do possível' e possam utilizar a plataforma de automação adotada pela organização. O CoE de automação pode ajudar e orientar os funcionários enquanto eles se atualizam com sua própria experiência em automação.

A boa notícia é que o treinamento relacionado à automação está disponível gratuitamente e pode ser personalizado por função, seja comercial ou técnica. Incorporar e incentivar treinamento e habilidades relacionados à automação em seus processos de aprendizado também pode ajudar uma organização a reter e atrair novos talentos.

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6. Incentivos e prêmios

Uma estratégia de premiação e incentivo bem projetada pode motivar e encorajar os comportamentos corretos dentro da força de trabalho (em oposição a um mandato prescritivo de cima para baixo). É importante ouvir atentamente o que seus funcionários querem e valorizam. Em seguida, promova isso por meio de incentivos e incentivos, sejam bônus pontuais ou reconhecimento público de suas realizações. Isso é especialmente importante no início do programa de desenvolvimento cidadão de uma organização, quando ela precisa que seus primeiros usuários sejam os primeiros desenvolvedores cidadãos.

Seus desenvolvedores cidadãos iniciais ajudam a provar o valor e os benefícios de expandir as habilidades de automação e o treinamento para o restante da organização.

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Empresas que já estão democratizando a automação com sucesso

Ter um programa de automação que escala e produz benefícios promissores para a organização é um esforço transformador. E deve ser tratado como tal com a consideração dos fatores acima.

Muitas empresas com visão de futuro já provaram o sucesso por meio da democratização de suas iniciativas de automação.

Por exemplo, a PwC, empresa global de serviços profissionais, tornou o desenvolvimento de automação liderado por pessoas uma parte fundamental de sua jornada de transformação digital. Três anos após o início do programa, 55.000 de seus funcionários nos Estados Unidos (EUA) foram “qualificados e regularmente envolvidos com o Digital Lab, uma plataforma de colaboração onde as pessoas estão fazendo crowdsourcing e compartilhando soluções, elas mesmas construíram, como bots, modelos de dados e fluxos de trabalho automatizados.”

Nos EUA, “os funcionários da PwC aplicaram milhares de ativos digitais criados pela equipe em seu trabalho diário, automatizando 6,5 milhões de horas do que costumavam ser tarefas manuais”.

Descubra como a PwC capacitou mais de 50.000 funcionários.

Se sua organização já possui um programa de automação liderado por CoE, você sabe que o ROI da automação é difícil de ignorar. No entanto, certas tarefas e atividades de baixo volume e/ou baixa complexidade ainda estão faltando em seu pipeline de automação. É aí que um programa liderado por cidadãos pode ser útil.

O verdadeiro valor da automação é desbloqueado quando é colocado nas mãos de pessoas que estão mais próximas dos processos de negócios e fluxos de trabalho. É aí que a mudança real acontece e onde os funcionários adotam a automação.

O que os especialistas da Bain &Company e da UiPath revelam sobre o valor de democratizar a automação em toda a empresa? Leia o relatório "Superando o paradoxo da automação".