Como automatizar sua empresa:cinco práticas recomendadas de automação operacional

Um relatório da The Economist Intelligence Unit entrevistou 502 executivos de vários setores para obter uma melhor compreensão do estado atual e futuro da automação nas empresas em todo o mundo. O relatório mostra que 90,8% das empresas já estão usando automação e que 50,6% estão usando extensivamente.

Se você já estava no caminho da escalabilidade ou simplesmente está se adaptando a novos planos, descrevemos cinco práticas recomendadas operacionais a serem consideradas ao determinar a melhor forma de aproveitar totalmente o potencial da automação em todos os níveis de operações.

Prática recomendada de automação nº 1:desenvolver uma estrutura de governança

Quanto mais cedo você configurar um processo de governança, melhor. Seu modelo de governança de automação determina como você estrutura as responsabilidades para avaliar e classificar as oportunidades de automação. Os modelos mais eficazes fornecem diretrizes e modelos para o processo de implantação do robô, incluindo a coordenação de gerenciamento de mudanças e responsabilidade.

De acordo com a The Economist Intelligence Unit, 33,1% das empresas citaram as preocupações com privacidade e segurança de dados como os principais desafios para suas implantações de automação.

A configuração antecipada de um modelo de governança ajuda a garantir que você siga as práticas recomendadas para privacidade e segurança de dados. Também oferece tempo para iterar e aperfeiçoar suas diretrizes de Robotic Process Automation (RPA) e evitar problemas de implantação.

Para obter os melhores resultados, no entanto, seu lado comercial e as equipes de TI devem se comunicar desde o início. Sem uma base de comunicação transparente e regular entre os dois, a integração de tecnologia e o gerenciamento de ferramentas podem se tornar tarefas monstruosas. Um esforço de comunicação multifuncional também deve incluir a equipe de segurança cibernética, que garantirá que o acesso a bancos de dados isolados com informações confidenciais seja tratado corretamente.

A governança baseada na colaboração entre os negócios e a TI é fundamental para uma implementação suave de RPA. Os dois lados da empresa devem trabalhar juntos dentro da estrutura de seu modelo de governança para seguir as políticas da empresa, evitar duplicação, configurar controles de usuário e rastrear problemas de conformidade de segurança.

Aproveite ferramentas como o UiPath Automation Hub para estabelecer um local central onde os membros da equipe de negócios e de TI possam colaborar em sua estratégia de automação.

Prática recomendada de automação nº 2:estabelecer um centro de excelência robótico

A chave para dimensionar sem sacrifício está em seu Centro de Excelência (CoE) robótico. Você provavelmente está familiarizado com o conceito de CoE de outras iniciativas de negócios.

Na primeira empresa de automação, o CoE atua como uma unidade central formalizada que gerencia o desenvolvimento e a implantação do robô. É composto por uma equipe multifuncional comprometida em dimensionar a automação enquanto mantém seus processos de governança. Essa equipe garante padrões de automação de alta qualidade à medida que os robôs crescem em número e escopo em sua empresa.

Para oferecer suporte ao dimensionamento suave liderado por funcionários, seu CoE deve padronizar a automação, divulgar e fornecer as melhores práticas. Com o UiPath Automation Hub, seu CoE pode gerenciar, visualizar, implantar e medir centralmente as oportunidades de automação em toda a sua empresa.

Essa equipe multidisciplinar de CoE – que incluirá líderes de TI, C-suite, marketing e representantes de departamentos – amadurecerá à medida que você escala.

Se sua empresa está apenas começando sua jornada de automação ou está a caminho de escalar sua estratégia, é fundamental entender o papel único e importante que um CoE desempenha na jornada de transformação digital.

À medida que sua estratégia de automação amadurece, o CoE começará a receber treinamento de desenvolvedores cidadãos - funcionários com mentalidade técnica que podem ajudar no desenvolvimento e implantação de robôs de software. À medida que seu conhecimento amadurece, esses desenvolvedores cidadãos criarão novos aplicativos de negócios para usuários de negócios e expandirão a adoção de RPA de acordo com os objetivos do CoE.

O CoE robótico é o coração da sua transformação digital. E o Automation Hub é o sistema operacional (SO) para o CoE, a partir do qual usuários de negócios, líderes de TI e evangelistas de RPA impulsionarão sua estratégia de automação para escalar.

Prática recomendada de automação nº 3:capacite a automação orientada por funcionários

Cerca de 3% a 7% de sua automação de processos será conduzida diretamente pelo seu CoE, enquanto os funcionários indicarão grande parte do restante dos fluxos de trabalho que os robôs assumirão.

Capacitar desenvolvedores cidadãos com treinamento de RPA permite que as empresas aproveitem os conjuntos de habilidades de funcionários técnicos e uma variedade de ideias de crowdsourcing. Os funcionários podem sugerir automações usando o Automation Hub e ajudar a preencher o pipeline de automação da empresa.

Então, com a orientação do seu CoE, os desenvolvedores podem automatizar os processos sugeridos sinalizados pelos funcionários.

Por exemplo, assistentes sociais em empresas de saúde devem recuperar dados de centenas de documentos diferentes para trabalhar em cada caso. Um CoE pode não ter visibilidade da complexidade desse processo, mas com a automação orientada por funcionários, os responsáveis ​​pelo caso podem sinalizar o processo para potencial automação e, em seguida, usar robôs fornecidos pelo CoE para digitalizar documentos e obter as informações de que precisam todos os dias.

Receber feedback e ideias de baixo para cima garante que sua empresa suporte uma cultura que abraça a automação.

A primeira era da automação não terminou de evoluir. As empresas que o liderarão sistematizarão uma cultura enraizada nas melhores práticas de transformação digital.

Prática recomendada de automação nº 4:identifique os processos certos para automatizar

A automação tem muitos casos de uso e um potencial infinito. Isso pode dificultar que as empresas aprimorem e priorizem as oportunidades de maior crescimento. Dimensionar a automação com sucesso depende de sua capacidade de construir um pipeline robusto que mantenha as ideias de automação fluindo e um CoE que garanta que essas oportunidades correspondam a objetivos maiores.

Seu CoE priorizará as oportunidades de automação com base nas metas gerais de negócios de três maneiras:

1. 
   Classifique as tarefas por tempo gasto e frequência de ocorrência para obter o maior impacto de retorno sobre o investimento (ROI).
   
2. 
   Treine analistas de negócios para procurar processos altamente repetitivos, bem documentados e baseados em computador.
   
3. 
   Sinalize possíveis gargalos e lacunas de processo que podem ser simplificadas com a automação.
   

A abordagem de três camadas acima para identificar o potencial de automação pode informar um mapa de calor do processo, que pode ajudá-lo a descobrir possíveis casos de uso de RPA e priorizar a distribuição.

Este mapa de calor mostra o potencial de automação dentro de um organização bancária do consumidor .

Os Savvy CoEs estão indo além do mapa de calor tradicional e empregando o Automation Hub. O Automation Hub utiliza uma análise quantitativa do ROI e prioriza as oportunidades de automação em um só lugar:

Prática recomendada de automação nº 5:aproveite o ecossistema de automação

A primeira era da automação apresenta uma enorme série de mudanças em empresas, regiões e economias. Felizmente, esse crescimento criou uma grande variedade de especialistas em tecnologia que podem ajudá-lo.

Com a melhor plataforma de automação empresarial de ponta a ponta e desenvolvimento de estratégia medido, você pode navegar sozinho na jornada de automação da sua empresa. Mas você não precisa. Existem especialistas no ecossistema de automação para ajudá-lo a acompanhar rapidamente seu sucesso, criar uma estratégia com base em sua experiência no setor e solucionar quaisquer problemas que você encontrar.

A UiPath oferece um amplo ecossistema de parceiros que podem treinar sua equipe e fornecer soluções tecnológicas. Seus funcionários devem identificar pontos problemáticos em sua organização e processos, que seus parceiros de automação podem ajudá-lo a automatizar com sucesso.

Isso pode exigir uma combinação de processos e fluxos de trabalho totalmente automatizados que combinem o conhecimento humano e o trabalho do robô. Esses especialistas ajudarão você a identificar qual combinação é apropriada para seu caso de uso.

Leitura relacionada: As 5 principais coisas a considerar ao selecionar um parceiro de automação

Além disso, os especialistas em automação fornecem conhecimento especializado para ajudá-lo a dimensionar o conjunto completo de tecnologias de automação necessárias para inovar, incluindo aprendizado de máquina (ML), inteligência artificial (IA) e reconhecimento óptico de caracteres (OCR).

Ao selecionar um especialista, certifique-se de comunicar seus objetivos de curto e longo prazo com eles para que você encontre um especialista que cresça com você para ajudá-lo a definir e superar problemas ao longo de sua jornada de automação.

Aproveite os modelos de cima para baixo e de baixo para cima para o sucesso da automação

As empresas que prosperam na primeira era da automação terão uma abordagem de operações de baixo para cima e de cima para baixo. Pessoas diferentes terão conhecimentos, abordagens e habilidades diferentes, mas com o modelo operacional correto, elas podem trabalhar em direção a uma visão compartilhada.

Reivindique sua cópia gratuita de "Bem-vindo à primeira era de automação:seu guia para uma empresa próspera em um mundo automatizado" para descobrir como você pode criar uma primeira empresa de automação.

Ou, se você está começando agora e quer ajuda para começar a automatizar, entre em contato conosco . Ficaremos felizes em ajudá-lo.