O papel da automação robótica de processos no setor imobiliário

A RPA tem um papel importante na transformação de setores tradicionais, como o imobiliário.
A automação robótica de processos, ou RPA, tem um papel significativo a desempenhar na transformação do setor imobiliário. A tecnologia permitirá que as imobiliárias automatizem tarefas manuais árduas e que os profissionais do setor imobiliário gastem mais tempo em tarefas que agregam valor ao negócio.

Este artigo explorará por que o setor imobiliário deve adotar RPA, os benefícios, os desafios, o impacto para as empresas que não adotam a robótica e dois estudos de caso para reforçar o ponto.

O setor imobiliário:ineficiência nos processos de back-office

Atualmente, as organizações imobiliárias – como muitas em indústrias tradicionais – enfrentam um desafio quando se trata de aumentar a eficiência nos processos de back-office. Algumas atividades, como gerenciamento de documentos, processamento de faturas e extração de dados desses documentos, exigem muito tempo e foco.

Essas tarefas são, obviamente, extremamente importantes, mas consomem uma quantidade considerável de tempo e trabalho para concluí-las.

Ultimamente, de acordo com Ranjit PV, vice-presidente de tecnologia da Retransform, as empresas imobiliárias estão agora “buscando consistentemente maneiras de melhorar essas ineficiências, ao mesmo tempo reduzindo o custo e também melhorando o tempo de retorno dessas atividades”.

Uma das melhores maneiras de conseguir isso é através da adoção de RPA ou robótica.

A RPA permite que as organizações “automatizem facilmente essas tarefas tediosas e repetitivas que consomem uma quantidade considerável de tempo e capital humano”, acrescenta PV.

Em casa, terceirizado ou o trabalhador digital 24 horas por dia, 7 dias por semana

Historicamente, as indústrias tradicionais teriam que tomar uma decisão entre terceirizar uma solução de tecnologia como RPA para um provedor de serviços ou implantá-la internamente.

No entanto, agora de acordo com PV, existe uma terceira opção.

“As empresas imobiliárias que desejam adotar o RPA têm uma opção alternativa – o assistente virtual ou um funcionário virtual fazem essas atividades de integração de uma nova solução de tecnologia”, diz ele.

Os benefícios da RPA

Há muitos benefícios em adotar o RPA no setor imobiliário.

Adotar a tecnologia aumentará a eficiência de muitas tarefas, porque elas serão feitas muito mais rapidamente em um ambiente digital.

Essa automação de tarefas repetitivas e o tempo de resposta aprimorado das tarefas, devido ao funcionamento dos bots 24 horas por dia, 7 dias por semana, resultará em economia de custos.

A precisão em tarefas como entrada de dados também melhorará significativamente, porque uma vez que o bot foi programado, não há distrações ou falhas.

O benefício final e talvez o mais importante é a economia de tempo para os funcionários automatizando tarefas manuais. Os funcionários podem ser transferidos para outras áreas onde é necessário um toque humano, áreas mais inovadoras ou uma atividade geradora de receita.

“A adoção do RPA libera a avaliação de recursos humanos. E do ponto de vista da conformidade, assim que você definir os limites, os bots trabalharão dentro deles e garantirão que sua empresa esteja em conformidade”, acrescenta PV.

Estudos de caso

Demonstrando os benefícios da RPA no setor imobiliário, especificamente, a PV forneceu dois estudos de caso.

1. Logística imobiliária

O cliente é líder global em imóveis de logística com foco em mercados de alta barreira e alto crescimento. Um fundo de investimento imobiliário de capital aberto (REIT), o cliente oferece a seus clientes e investidores a plataforma de distribuição de espaço de distribuição mais moderna e geograficamente diversificada do mundo. O cliente é conhecido por seu atendimento inigualável e compromisso com o desenvolvimento sustentável.

Caso de uso

O cliente usa o Salesforce para gerenciar suas oportunidades de negócios e o Yardi Voyager para gerenciar seus arrendamentos. As oportunidades (novos arrendamentos e arrendamentos de renovação) foram inseridas primeiro no Salesforce e, uma vez fechadas, os arrendamentos foram inseridos manualmente no Yardi Voyager. Esse processo era demorado e propenso a erros humanos. Além disso, a celebração de um contrato de arrendamento na Yardi Voyager levou 50 minutos para ser concluída.

Para superar esses desafios, o cliente buscava uma solução que atendesse aos seguintes critérios:

• Automatize a criação de concessões no Yardi Voyager capturando a oportunidade de negócios fechada do Salesforce.
• Rastreie quaisquer erros durante o processo com capturas de tela e notificações.
• Notificações sobre a criação bem-sucedida da locação no Yardi Voyager.
• Manter trilha de auditoria para o processo de ponta a ponta

Solução fornecida

Com a vasta experiência da Retransform no domínio imobiliário e expertise em RPA, a equipe ajudou a desenvolver uma solução viável para automatizar o processo manual de entrada de locações no Yardi Voyager usando as informações já disponíveis no Salesforce.

Para atender aos requisitos do cliente, a Retransform projetou e desenvolveu uma solução de RPA abrangente que incluiu o BOT buscando as oportunidades fechadas da Salesforce e criando/alterando essas concessões no Yardi Voyager.

Benefícios

O tempo de processamento manual para criar uma concessão no Yardi Voyager foi superior a 50 minutos por concessão. O BOT pode completar o mesmo em menos de 10 minutos. Isso resultou em economia de tempo considerável, precisão dos dados inseridos e economia de recursos para o cliente.

2. Imóveis comerciais

O cliente é um líder do setor e uma das maiores organizações comerciais imobiliárias e financeiras. Com mais de cinco décadas de experiência, eles se especializam em criar, desenvolver e apoiar empresas associadas que fornecem serviços relacionados a imóveis comerciais e fundos de investimento alternativos, incluindo parcerias limitadas, fundos institucionais e REITs não listados e listados.

Caso de uso

O cliente estava migrando seu sistema ERP da JD Edwards para a Yardi. O volume de dados (~ 500 GB) que deveria ser migrado era enorme. Após a migração, houve a necessidade de validar a precisão dos dados migrados. Isso envolveu a comparação dos dados do sistema de origem (JDE) com o sistema de destino (Yardi). Esse exercício de validação, se feito manualmente, levaria alguns meses para a equipe concluir a tarefa.

O cliente precisava de uma solução automatizada para validar a precisão dos dados para as seguintes entidades:

•  Propriedades
• Arrendamentos
• Unidades
• Saldos GL:segmentos de subsidiárias e sub-razões
• Saldos contábeis:combinar orçamento
• GL:Segmento
• GL Book Wise
• GL:Nível da empresa
• Registro de vendas

Solução fornecida

Para atender aos requisitos do cliente, a Retransform projetou e desenvolveu uma solução de RPA que incluiu o desenvolvimento de vários BOTs que funcionariam 24 horas por dia, 7 dias por semana. Esses BOTs compararão os dados JDE com Yardi para precisão. Os modelos de relatório JDE foram mapeados e pré-definidos com os identificadores exclusivos da Yardi.

O BOT extraiu os dados dos relatórios JDE, procurou os registros correspondentes no Yardi e comparou cada ponto de dados. Ao final do processo, o BOT gerou um relatório de reconciliação destacando todas as discrepâncias encontradas com os pontos de dados durante o processo de validação.

Benefícios

O tempo de processamento manual para validação dos dados pode ter levado mais de 2 meses. O BOT poderia concluir o mesmo em duas semanas, proporcionando tempo considerável e economia de recursos para o cliente. Além disso, o BOT rapidamente destacou todas as discrepâncias, que foram corrigidas manualmente antes que o aplicativo fosse ao ar.

Os desafios

Apesar dos benefícios óbvios, conforme demonstrado acima, há vários desafios na adoção de uma tecnologia relativamente nova como RPA em uma indústria tradicional.

Há adotantes tardios quando se trata de tecnologia emergente, porque em um setor como o imobiliário o foco está na compra, venda e locação de espaço - há pouco foco no lado técnico das coisas do ponto de vista do conselho e em toda a organização, a menos que você esteja na equipe de TI.

O termo processo robótico, automação intimida as pessoas que trabalham no setor imobiliário, e existem alguns outros grandes impedimentos na adoção dessas novas tecnologias.

“Um é o gerenciamento de mudanças”, diz PV. “As organizações precisam ter um campeão que possa impulsionar a mudança de adotar algo como RPA em toda a organização.

“Outro desafio se concentra em identificar o processo certo para ativar, porque existem certas regras que você precisa seguir ao implementar o RPA.”

Para superar esse desafio, a PV sugere a implementação do RPA de forma modular.

“Comece pequeno e automatize as frutas mais fáceis. Uma vez que o resto da empresa entenda os benefícios dessas vitórias rápidas e veja as melhorias incrementais, a adoção mais ampla da tecnologia será mais perfeita e experimentará menos resistência”, diz ele.

Não há dúvida de que, apesar dos desafios, a RPA está ganhando força e se firmando de forma significativa no setor imobiliário, principalmente porque a ideia é lidar com a melhoria do processo, e os usuários empresariais conseguem se relacionar com isso.

RPA — vantagem competitiva no setor imobiliário

As empresas imobiliárias que não adotam RPA e tecnologias semelhantes terão dificuldades para competir com outras empresas que adotam a tecnologia. Ao implementar o RPA, os pensadores avançados serão mais eficientes do que seus concorrentes.

“A RPA é principalmente uma tecnologia não invasiva de risco muito baixo. As organizações não precisam fazer uma grande mudança em seus sistemas, e isso melhora a eficiência de uma empresa, a qualidade do trabalho, o tempo de resposta, a satisfação do cliente e muito mais. Há muito a ganhar com a implantação de RPA, mas risco mínimo.”