Como a Automação de Processos Robóticos Está Revolucionando o Setor Imobiliário

O RPA tem um papel importante na transformação de setores tradicionais, como o imobiliário.

A automação de processos robóticos, ou RPA, tem um papel significativo na transformação da indústria imobiliária. A tecnologia permitirá que empresas imobiliárias automatizem tarefas manuais árduas e permitam que profissionais do setor passem mais tempo em atribuições que agregam valor ao negócio.

Este artigo explorará por que a indústria imobiliária deve adotar RPA, os benefícios, os desafios, o impacto para empresas que não adotam robótica e dois estudos de caso para reforçar o ponto.

A indústria imobiliária: ineficiência em processos de back-office

Atualmente, organizações imobiliárias – como muitas em indústrias tradicionais – enfrentam um desafio quando se trata de impulsionar eficiências em processos de back-office. Algumas atividades, como gestão de documentos, processamento de faturas e extração de dados desses documentos, exigem muito tempo e foco.

Essas tarefas são, claro, extremamente importantes, mas consomem uma quantidade considerável de tempo e mão de obra para serem concluídas.

Recentemente, segundo Ranjit PV, Vice-Presidente de Tecnologia na Retransform, empresas imobiliárias estão agora "consistentemente buscando maneiras de melhorar essas ineficiências, ao mesmo tempo reduzindo custos e melhorando o tempo de resposta para essas atividades."

Uma das melhores maneiras de alcançar isso é através da adoção de RPA ou robótica.

O RPA permite que organizações "automatizem facilmente tarefas tediosas e repetitivas que consomem uma quantidade considerável de tempo e capital humano", adiciona PV.

Interno, terceirizado ou o trabalhador digital 24/7

Historicamente, indústrias tradicionais teriam que decidir se terceirizavam uma solução tecnológica como RPA para um provedor de serviços ou a implantavam internamente.

No entanto, agora, segundo PV, existe uma terceira opção.

"Empresas imobiliárias que buscam adotar RPA têm uma opção alternativa – o assistente virtual ou um funcionário virtual para realizar essas atividades de integração de uma nova solução tecnológica", diz ele.

Os benefícios do RPA

Existem muitos benefícios em adotar RPA na indústria imobiliária.

A adoção da tecnologia aumentará a eficiência de muitas tarefas, porque serão realizadas muito mais rápido em um ambiente digital.

Esta automação de tarefas repetitivas e o tempo de resposta aprimorado nas tarefas, devido aos bots trabalharem 24/7, levarão a economia de custos.

A precisão em tarefas como entrada de dados também melhorará significativamente, porque uma vez que o bot foi programado, não há distrações ou falhas.

O benefício final e talvez o mais importante é o tempo economizado para funcionários ao automatizar tarefas manuais. Funcionários poderiam ser movidos para outras áreas onde o toque humano é necessário, áreas mais inovadoras ou atividades geradoras de receita.

"A adoção de RPA libera a avaliação de recursos humanos. E do ponto de vista de conformidade, uma vez que você define os limites, os bots trabalharão dentro destes e garantirão que seu negócio esteja em conformidade", adiciona PV.

Estudos de caso

Demonstrando os benefícios do RPA no setor imobiliário, especificamente, PV forneceu dois estudos de caso.

1. Imobiliária logística

O cliente é um líder global em imobiliária logística com foco em mercados de alta barreira e alto crescimento. Um fundo de investimento imobiliário (REIT) de capital aberto, o cliente oferece a seus clientes e investidores a plataforma mais moderna e geograficamente diversificada de espaço de distribuição no mundo. O cliente é conhecido por seu serviço ao cliente incomparável e compromisso com desenvolvimento sustentável.

Caso de uso

O cliente usa Salesforce para gerenciar oportunidades de negócio e Yardi Voyager para gerenciar seus contratos de locação. As oportunidades (novos contratos e renovações) eram primeiro inseridas no Salesforce, e uma vez fechadas, os contratos eram então inseridos manualmente no Yardi Voyager. Este processo era demorado e propenso a erro humano. Além disso, inserir um contrato no Yardi Voyager levava 50 minutos para ser concluído.

Para superar esses desafios, o cliente buscava uma solução que atendesse aos seguintes critérios:

• Automatizar a criação dos contratos no Yardi Voyager capturando a oportunidade de negócio fechada do Salesforce.
• Rastrear quaisquer erros durante o processo com capturas de tela e notificações.
• Notificações sobre criação bem-sucedida de contrato no Yardi Voyager.
• Manter trilha de auditoria para o processo ponta a ponta.

Solução fornecida

Com a vasta experiência da Retransform no domínio Imobiliário e expertise em RPA, a equipe ajudou a desenvolver uma solução viável para automatizar o processo manual de inserção de contratos no Yardi Voyager usando as informações já disponíveis no Salesforce.

Para atender ao requisito do cliente, a Retransform projetou e desenvolveu uma solução RPA abrangente que incluía o BOT buscando oportunidades fechadas no Salesforce e criando/alterando esses contratos dentro do Yardi Voyager.

Benefícios

O tempo de processamento manual para criar um contrato no Yardi Voyager era superior a 50 minutos por contrato. O BOT poderia concluir o mesmo em menos de 10 minutos. Isso resultou em economia considerável de tempo, precisão dos dados inseridos e economia de recursos para o cliente.

2. Imobiliária comercial

O cliente é um líder do setor e uma das maiores organizações de imobiliária comercial e finanças. Com mais de cinco décadas de experiência, especializam-se em criar, desenvolver e apoiar empresas-membro que fornecem serviços relacionados a imobiliária comercial e fundos de investimento alternativos, incluindo parcerias limitadas, fundos institucionais e REITs não listados e listados.

Caso de uso

O cliente estava migrando seu sistema ERP do JD Edwards para o Yardi. Havia um volume massivo de dados (~ 500 GB) a ser migrado. Após a migração, houve necessidade de validar a precisão dos dados migrados. Isso envolvia comparar os dados do sistema de origem (JDE) com o sistema de destino (Yardi). Este exercício de validação, se feito manualmente, levaria uma equipe alguns meses para concluir a tarefa.

O cliente precisava de uma solução automatizada para validar a precisão dos dados para as seguintes entidades:

• Propriedades
• Contratos de locação
• Unidades
• Saldos GL: Subsidiary & Sub ledger segments
• Saldos GL: Combine Budget
• GL: Segment-wise
• GL Book Wise
• GL: Company Level
• Sales Record

Solução fornecida

Para atender ao requisito do cliente, a Retransform projetou e desenvolveu uma solução RPA que incluía desenvolvimento de múltiplos BOTs que rodariam 24/7. Esses BOTs comparariam os dados do JDE com o Yardi para precisão. Os templates de relatórios JDE foram mapeados e pré-definidos com identificadores únicos do Yardi.

O BOT extraiu dados dos relatórios JDE, buscou os registros correspondentes no Yardi e comparou cada ponto de dados. No final do processo, o BOT gerou um relatório de reconciliação destacando todas as discrepâncias encontradas com os pontos de dados durante o processo de validação.

Benefícios

O tempo de processamento manual para validar os dados poderia ter levado mais de 2 meses. O BOT pôde concluir o mesmo em duas semanas, proporcionando economia considerável de tempo e recursos ao cliente. Além disso, o BOT destacou rapidamente todas as discrepâncias, que foram corrigidas manualmente antes da aplicação entrar em produção.

Os desafios

Apesar dos benefícios óbvios, demonstrados acima, existem vários desafios na adoção de uma tecnologia relativamente nova como RPA em uma indústria tradicional.

Existem adotantes tardios quando se trata de tecnologia emergente, porque em um setor como imobiliário o foco está em comprar, vender e alugar espaço – há pouco foco no lado técnico das coisas a partir de uma perspectiva de conselho e em toda a organização, a menos que você esteja na equipe de TI.

O termo automação de processos robóticos intimida pessoas que trabalham no setor imobiliário, e existem outros grandes impedimentos na adoção dessas novas tecnologias.

"Um é gestão de mudança", diz PV. "Organizações precisam ter um campeão que possa impulsionar a mudança de adotar algo como RPA por toda a organização.

"Outro desafio foca em identificar o processo certo para ativar, porque existem certas regras que você precisa seguir quando está implementando RPA."

Para superar este desafio, PV sugere implementar RPA de forma modular.

"Comece pequeno e automatize frutas ao alcance. Uma vez que o resto do negócio entenda os benefícios nessas vitórias rápidas e veja as melhorias incrementais, a adoção mais ampla da tecnologia será mais tranquila e enfrentará menos resistência", diz ele.

Não há dúvida de que, apesar dos desafios, o RPA está ganhando impulso e obtendo uma posição significativa no setor imobiliário, principalmente porque a ideia é lidar com a melhoria de processos, e os usuários de negócio conseguem se relacionar com isso.

RPA – vantagem competitiva na indústria imobiliária

Empresas imobiliárias que não adotarem RPA e tecnologias semelhantes terão dificuldade em competir com outras empresas que adotam a tecnologia. Ao implementar RPA, os visionários serão mais eficientes que seus concorrentes.

"O RPA é principalmente uma tecnologia de risco muito baixo e não invasiva. Organizações não precisam fazer uma grande mudança em seus sistemas, e isso melhora a eficiência de uma empresa, a qualidade do trabalho, o tempo de resposta, a satisfação do cliente e muito mais. Há muito a ganhar implantando RPA, mas risco mínimo."