Capturando conhecimento tribal do funcionário - antes que seja tarde demais

Em 2025, quase 25% da população dos Estados Unidos deve ter 60 anos de idade ou mais. Com esse grupo demográfico se preparando para sair do mercado de trabalho e se aposentar, o que pode ser feito para reter seu conhecimento e passá-lo para a próxima geração de funcionários? Afinal, uma boa parte do conhecimento que nossos "funcionários mais velhos" possuem não é escrita ou armazenada em um computador - é armazenada em sua cabeça. E isso é especialmente verdadeiro no setor de manufatura.

Um termo cunhado pela primeira vez dentro da comunidade Six Sigma, conhecimento tribal é descrito como conhecimento que é conhecido, mas não documentado. Pode consistir em décadas de informações valiosas e experiências práticas, e perder esse conhecimento pode ser prejudicial para qualquer organização.

No entanto, a situação é ainda mais terrível para os fabricantes. IndustryWeek relata que quase um quarto dos funcionários da indústria têm 55 anos ou mais. E na Califórnia, um estado que lidera o país em participação no mercado de manufatura, isso é especialmente preocupante.

Reconhecendo o valor do conhecimento tribal

Alguns líderes de manufatura estão distantes do chão de fábrica, então eles podem não entender a riqueza de conhecimento tribal que alguns dos funcionários mais experientes podem possuir. Capturar esse conhecimento pode ajudar a organização a obter mais sucesso ao:

• Mantendo vantagem competitiva. Processos de negócios de manufatura, métodos operacionais e dados proprietários podem ser um diferenciador exclusivo de outros no mesmo espaço.
• Impulsionando a inovação. Observando a maneira antiga de fazer as coisas, o proprietário de uma pequena empresa pode encontrar maneiras mais novas, eficazes e eficientes de fazer as coisas.
• Ensinando a próxima geração. Os novos contratados, sem o benefício do conhecimento tribal, não conseguem ocupar o lugar da pessoa que substituíram. “A indústria de manufatura se tornou tão especializada que as empresas estão procurando habilidades hiperespecíficas que poucos trabalhadores de fora poderiam ter”, afirmam os economistas Andrew Weaver e Paul Osterman.

Até que os líderes de manufatura reconheçam o valor do conhecimento tribal e definam um plano para obtê-lo, eles continuarão a perder novas oportunidades.

Espere alguma resistência

Um aspecto da captura de conhecimento tribal que pode ser uma surpresa é a relutância do funcionário em compartilhar. Alguns dos motivos mais comuns pelos quais os funcionários recuam incluem:

• Eles têm preocupações com a segurança no emprego. Alguns funcionários sentem que seu know-how os mantém valorizados e que compartilhar seus segredos torna mais fácil para outra pessoa entrar em seus sapatos
• Eles não seguem o procedimento. Com o tempo, muitos funcionários descobrem atalhos em seus cargos; eles sabem que não estão fazendo as coisas "pelo livro", mas eles estão fazer as coisas. Documentar essas soluções alternativas significaria desistir de seus métodos alternativos.
• Eles gostam de ser “o consertador”. Alguns dos detentores do conhecimento tribal simplesmente gostam de ser os detentores desse conhecimento; faz com que se sintam bem quando outros confiam neles, e eles nem se importam com aquelas ligações noturnas por causa do golpe de ego que isso causa neles.

Identificando Gatekeepers do Conhecimento

Para começar a capturar o conhecimento tribal, você precisará observar quais funcionários podem ter mais a oferecer. Geralmente, você vai querer começar com os veteranos mais experientes. Esses trabalhadores também estão propensos a ser os mais próximos da aposentadoria e podem ser mais propensos a compartilhar seus conhecimentos; em sua mente, eles têm menos a perder com a divulgação de informações, porque, de qualquer forma, já estão de saída.

Quando confrontado com alguma das resistências mencionadas anteriormente, seja aberto e continue a acariciar o ego deles; deixe-os saber que você saiba que ninguém pode fazer o trabalho como eles. Tranquilize-os de que seu trabalho não está em perigo e que você simplesmente precisa coletar as informações para se preparar para quando eles decidir que eles estão prontos.

E se eles estão economizando, não os repreenda; em vez disso, reavalie os procedimentos de trabalho. Se seu atalho não está comprometendo a qualidade ou segurança, eles podem ter encontrado um método melhor que pode ser adotado em toda a planta.

Analisar, digitalizar e distribuir

Nem todo conhecimento tribal é bom conhecimento. Conforme mencionado, alguns podem envolver atalhos que podem ser, na melhor das hipóteses, oportunidades reveladoras de melhoria; ou em seus piores perigos, com risco de vida. É por isso que é importante analisar tudo e determinar o que deve ser documentado para futuros trabalhadores e o que deve ser esquecido.

Agora é hora de digitalizar suas informações recém-encontradas (e certifique-se de manter a documentação digital; você não quer passar por esse processo novamente com a próxima rodada de aposentados). Uma vez que as informações tenham sido digitalizadas, quando apropriado, compartilhe-as amplamente em toda a organização para envolver os funcionários, promover a colaboração e expandir o conhecimento tribal (isso pode até mesmo levar ao desenvolvimento orgânico de uma cultura empresarial mais forte, algo que é atraente para a nova geração de geração do milênio entrando na força de trabalho.

Conhecimento é uma coisa terrível de se desperdiçar. Conhecimento tribal, talvez até mais, porque quando se vai, se perde para sempre. Antes que outro valioso veterano da empresa saia de seu chão de fábrica, certifique-se de aprender tudo o que puder com ele. Você não terá outra chance.