5 Estratégias Comprovadas para Remetentes Rastrearem e Reduzirem Custos de Envio com a UPS

Após meses de negociações contratuais entre a United Parcel Service e a International Brotherhood of Teamsters, o negociador-chefe do sindicato anunciou que havia sido alcançado um acordo preliminar.

A atualização do contrato da UPS ofereceu salário inicial de US$ 13 por hora, sem aumentos extras para funcionários de meio período atuais. Isso apesar de a maior demanda dos trabalhadores majoritariamente de meio período ser um salário inicial de US$ 15, com aumentos de recuperação para quem estava subpago há anos. Embora 54% dos trabalhadores da UPS tenham votado "não" para impedir a ratificação, o diretor da Divisão de Pacotes dos Teamsters, Denis Taylor, criou enorme confusão ao anunciar que o contrato foi ratificado.

Enquanto o imbróglio contratual não termina, parece que a UPS busca recuperar o aumento salarial dos remetentes. A transportadora anunciou aumento geral de 5,9% nas tarifas para 2019 e elevou várias sobretaxas. Abaixo, os destaques das novas taxas.

• Taxa Over Maximum Limits aumentou US$ 200 para pacotes acima de 150 lbs, excedendo 108 polegadas de comprimento ou 165 polegadas de comprimento e circunferência combinados.
• Sobretaxas de manuseio adicional aumentaram quase 19%, dependendo do tipo (comprimento, largura ou embalagem).
• Taxa de faturamento a terceiros subiu de 2,5% para 4,5%, alta de 80% ano a ano.
• Sobretaxa de pacote grande para endereços comerciais subiu de US$ 80 para US$ 95 (19%); para remessas residenciais, de US$ 90 para US$ 115 (28%).

Em um mundo onde frete grátis determina onde os consumidores compram, essas novas tarifas podem levar a custos altos de envio e, por fim, abandono de carrinho. Portanto, para reter clientes e permanecer competitivo, você precisa renegociar seu contrato com a UPS. Como os contratos são complexos, aqui estão cinco dicas de negociação para obter as melhores taxas.

Revise as Sobretaxas

Embora as sobretaxas representem parte significativa da receita da UPS, a boa notícia é que são negociáveis. O primeiro passo para evitar que consumam seu lucro é conhecer os diferentes tipos e entender como impactam seus custos de envio.

Realize uma auditoria para saber quanto paga em sobretaxas, quais são e quando são aplicadas. Identifique as de maior impacto e busque isenções ou reduções. Se alguma não for clara, peça esclarecimento ao seu representante da transportadora.

As sobretaxas da UPS costumam ser adicionadas à fatura após o envio, dificultando o monitoramento. Para acompanhá-las, revise sua fatura de envio, veja quantos componentes adicionais ela contém, identifique sobretaxas que não se aplicam e filtre-as na negociação. Como rastreá-las sozinho pode ser demorado, considere terceirizar essa tarefa a um provedor logístico terceirizado (3PL).

Tenha um Benchmark

Embora não possa impedir que representantes da transportadora falem sobre quão boas são as taxas da UPS, você pode avaliar a qualidade dos termos e estrutura do seu contrato por meio de benchmarking. Isso permite comparar componentes do seu contrato com pares e ter ideia do que é uma taxa justa, evitando deixar dinheiro na mesa e aumentando a chance de negociar a menor taxa possível.

Embora informações de benchmarking da UPS não sejam prontamente disponíveis para remetentes, você pode descobrir que tipo de preços ou descontos outros negociaram conversando com pares do setor, obtendo feedback de transportadoras ou contatando empresas de logística terceirizada que oferecem benchmarking e consultoria.

Os descontos da UPS baseiam-se largely na análise do perfil do remetente e outros fatores ligados aos drivers de custo da transportadora. Use análise de dados para identificar remetentes do seu setor com perfis de envio semelhantes e use-os para determinar o benchmark certo. Selecione KPIs específicos para garantir que as perguntas certas sejam feitas e as medidas relevantes usadas.

Conheça Seu Perfil de Envio

Para permanecer lucrativa, a UPS conta com análises avançadas e inteligência artificial para analisar seu perfil de envio e determinar quais descontos oferecer. Porém, você pode superar a transportadora conhecendo seu próprio perfil melhor do que a UPS e usando esses insights para encontrar oportunidades de negociação que correspondam ao seu perfil.

Ao construir seu perfil, use ferramentas analíticas avançadas para reunir pontos de dados como distribuição de peso, densidade de entrega e gasto com sobretaxas. Garanta que seus dados sejam precisos e completos, e rastreie fontes em tempo real para criar um retrato detalhado dos hábitos de envio da sua empresa. Para traduzir pontos de dados nas faturas da transportadora e acordos de preço em nível granular, use ferramentas analíticas avançadas. Isso permitirá visualizar seus dados, ter uma visão 360° do seu envio e identificar quais aspectos do contrato não funcionam para seu negócio.

Com uma imagem clara do seu perfil, descubra quais fatores a UPS considera ao determinar até onde pode ceder no preço e adapte sua negociação mostrando que seus envios são valiosos. Por exemplo, tamanho nem sempre importa para a UPS. A transportadora está mais interessada em como seus pacotes percorrem sua rede e quão custo-efetivamente consegue levá-los do ponto A ao B. Se seu perfil mostra que sua localização coincide com rotas de entrega e hubs de distribuição críticos, você pode negociar no preço.

Use Outras Transportadoras como Alavanca

Transportadoras classificam solicitações de preço em três categorias de cliente:

• Retenção: A transportadora atual mantém a grande maioria do negócio disponível.
• Penetração: A transportadora já tem a maior parte, mas chance de ganhar mais volume.
• Conversão: Novo cliente, onde a transportadora tem pouca ou nenhuma presença.

Como a lealdade muitas vezes não é recompensada na relação transportadora-remetente, você precisa fazer a UPS trabalhar para manter seu negócio. Isso significa agir como um cliente de conversão. Como clientes de conversão estão preparados a mover seu volume de uma transportadora para outra, elas oferecem grandes descontos para atraí-los. Diante disso, aproveite provedores alternativos de entrega como o Serviço Postal dos EUA e transportadoras regionais ao renegociar com a UPS. Ter várias transportadoras no seu lance dá alavanca na negociação e pode criar a pressão necessária para mudar a UPS para modo de aquisição de negócio e obter a melhor taxa.

Você pode solicitar cotações de transportadoras ou usar sites de comparação de frete para descobrir quais provedores alternativos cobram por remessas e aproveitar a variação para negociar um acordo mais forte com a UPS. Por exemplo, pode pedir à UPS que iguale as sobretaxas de combustível da FedEx ou isente seu faturamento a terceiros. Embora a UPS possa não igualar imediatamente alguns serviços ou alternativas de rede de outras transportadoras, pode obter preços especiais para compensar qualquer desvantagem percebida. Ao usar essa estratégia, lembre-se que talvez não consiga comparação direta. Olhe o quadro completo de cada contrato e avalie qual será mais benéfico para seu negócio.

Obtenha Ajuda Externa

Embora a abordagem DIY seja boa para artesanato, não é a melhor estratégia ao renegociar seu contrato. Transportadoras são treinadas para vender acordos que maximizam lucro e desviam foco para serviços de valor agregado que não se aplicam ao seu perfil. Ter um funcionário sem sólida experiência em negociação contratual lidando com seu contrato não ajudará a desbloquear redução nos custos de envio.

Em vez de deixar a renegociação para seus funcionários, considere trazer um consultor terceirizado para ajudar. Armados com experiência no setor, consultores negociam dezenas de contratos por ano e podem ajudar a identificar as melhores partes do seu acordo para atingir sobretaxas específicas ou pisos de preço. Onze por cento dos principais remetentes de encomendas nos EUA contrataram consultores de supply chain para negociar contratos com FedEx, UPS e DHL. Esses remetentes relatam que consultores reduziram custos de envio em até 49% em relação ao que a empresa conseguiu negociar sozinha.

Ao selecionar um consultor, procure um que use abordagem baseada em dados na análise de acordos de encomendas e gastos com frete. Considere também um consultor que possa ajudar a selecionar nova transportadora, executar novo contrato e validar a precisão do novo contrato se decidir trocar.

Não Deixe Dinheiro na Mesa

Além das dicas acima, leia as letras miúdas, revise seu gasto máximo e mantenha um relacionamento forte com seu representante da transportadora. Lembre-se que negociar um contrato lucrativo é apenas o começo. Certifique-se de que a UPS cumpra os novos termos revisando cada fatura para confirmar que taxas e tarifas estão corretas e que cada pacote é entregue no prazo.

Hariesh Manaadiar é escritor colaborador e consultor de shipping e freight na Shipware.