Como um novo padrão de contabilidade de leasing impactará o transporte e a logística

O novo padrão de contabilidade de arrendamento do Conselho de Padrões de Contabilidade Financeira, ASC 842, entrou em vigor para empresas de transporte público e logística no ano passado. O FASB recentemente propôs estender o prazo para empresas privadas por um ano para períodos anuais iniciados após 15 de dezembro de 2020, o que, em agosto de 2019, ainda estava indeciso. As novas regras substituem o ASC 840, que já é usado há mais de 40 anos, e muda a forma como as empresas devem contabilizar os arrendamentos financeiros (capital) e operacionais, transferindo quase todos os arrendamentos para o balanço da empresa.

Anteriormente, os arrendamentos operacionais podiam ser relatados como uma nota de rodapé nas demonstrações financeiras corporativas, não afetando o balanço patrimonial. Esses novos requisitos de relatórios são uma mudança fundamental na maneira como as empresas devem agora contabilizar suas obrigações de arrendamento e podem ter um impacto significativo nas decisões de arrendamento versus compra, bem como nas demonstrações financeiras da empresa. Mesmo para empresas públicas que passaram pelo primeiro ano de conformidade, muitas ainda estão lutando para desenvolver processos repetíveis para garantir conformidade contínua.

As empresas de transporte e logística enfrentam desafios significativos para a adoção e conformidade do ASC 842, devido aos extensos e diversos tipos de ativos de aluguel que são centrais para o negócio. Tudo, desde aluguel de veículos e equipamentos até unidades de armazenamento, aviões e navios alugados, serão afetados pela mudança. De acordo com o International Accounting Standards Board, as empresas devem trazer mais de US $ 3 trilhões em arrendamentos operacionais para suas demonstrações financeiras devido às novas regras contábeis. As empresas com grandes volumes de arrendamentos operacionais, como empresas de logística que alugam aviões, carros e navios, serão especialmente afetadas. Ressaltando a enormidade, quatro das principais empresas de logística de capital aberto movimentaram cerca de US $ 5,2 bilhões em arrendamentos em seus balanços como resultado do ASC 842.

Para complicar ainda mais as coisas, existe uma definição ligeiramente modificada de arrendamento. De acordo com o ASC 842, “[um] contrato é ou contém um arrendamento se o contrato transmite o direito de controlar o uso do ativo imobilizado identificado (um ativo identificado) por um período de tempo em troca de contraprestação”. A conformidade exigirá uma mudança de mentalidade sobre o que constitui um arrendamento.

Dados esses novos requisitos, as empresas de transporte e logística irão experimentar o seguinte:

• Mudanças na política e prática de contabilidade. A maioria das empresas de transporte e logística terá que examinar e atualizar suas políticas e práticas contábeis para se alinhar ao novo padrão. É igualmente provável que eles também tenham que realizar análises adicionais para determinar como aplicar os padrões a certos arrendamentos.
• Um aumento nos ativos e passivos do balanço. O ASC 842 exige que os arrendamentos operacionais e financeiros sejam capitalizados no balanço patrimonial. A única exceção são certos arrendamentos de curto prazo com 12 meses ou menos de duração. Os ativos de direito de uso (ROU) serão reconhecidos no balanço patrimonial junto com um passivo correspondente.
• Alterações na declaração de renda. As novas regras geralmente resultam em um perfil de despesas linear para arrendamentos operacionais e um perfil inicial para arrendamentos financeiros. As despesas de juros e amortização serão apresentadas separadamente na demonstração do resultado para arrendamentos financeiros, enquanto os dois são combinados e apresentados como um único item de linha para arrendamentos operacionais.
• Responsabilidades do locatário / locador. As empresas de transporte e logística estão na posição única de serem potencialmente locatárias e locadoras. Um exame atento dos termos do contrato será necessário para avaliar se o acordo é ou não um arrendamento e para identificar os requisitos de relatórios financeiros necessários para cada arrendamento. Os acordos também podem conter componentes de arrendamento e não arrendamento que requerem diferentes aplicações contábeis.
• Alterações de venda-relocação. Houve mudanças quanto ao que se qualifica como uma transação de venda e relocação. De acordo com as novas regras, uma compra ocorre quando:(1) há um contrato e o controle foi transferido de acordo com a orientação do novo padrão de reconhecimento de receita (ASC 606), (2) o relocação não é um arrendamento financeiro e (3) uma opção de recompra, se houver, pode ser exercida pelo valor justo do ativo, e um ativo alternativo substancialmente semelhante está prontamente disponível no mercado. Nesse caso, os arrendatários devem desreconhecer o ativo e registrar um ganho / perda nas vendas, conforme apropriado. Se nenhuma venda ocorrer, os locatários não precisam desreconhecer o ativo e devem refletir a transação como um empréstimo. Os locadores devem refletir seus pagamentos em dinheiro como empréstimos.

Embora não se espere que as empresas privadas tenham que cumprir as novas normas até os períodos anuais iniciados após 15 de dezembro de 2020, as empresas públicas tiveram que começar a cumprir para os períodos anuais iniciados após 15 de dezembro de 2018. Suas experiências fornecem às empresas privadas alguns insights sobre os desafios de conformidade. Entre as maiores lições aprendidas até agora está a tendência de subestimar a quantidade de tempo necessária para uma transição bem-sucedida para os novos padrões. As empresas de transporte e logística devem dar a si mesmas tempo suficiente para desenvolver novos métodos, políticas e práticas de relatórios de aluguéis, de modo a não perder nenhum aluguel. Coletar e organizar esses dados consome tempo e a precisão é essencial.

Com base nas experiências de empresas que já fizeram a transição para ASC 842, a transição pode ser facilitada pela adoção de algumas práticas recomendadas:

1. Desenvolva um plano abrangente para a transição. As empresas que desenvolveram um plano de ação para a transição se saíram melhor do que aquelas que não o fizeram. Envolva as equipes de finanças e contabilidade, líderes de negócios e gerentes que supervisionam os arrendamentos no desenvolvimento do plano, para avaliar com precisão as obrigações atuais e futuras do arrendamento.
2. Antecipe e avalie as complexidades. A transição ASC 842 é repleta de complexidade por si só. Uma vez que as complexidades adicionais de locações de transporte e logística são adicionadas, a situação se torna ainda mais desafiadora. Comece a transição mais cedo e aproveite os expedientes práticos disponíveis para alcançar a conformidade mais cedo.
3. Evite obstáculos comuns. Alguns dos obstáculos mais comuns incluem a identificação de arrendamentos embutidos, determinação das taxas de empréstimos incrementais e venda-relocação. Planeje gastar uma quantidade significativa de tempo administrativo identificando arrendamentos embutidos, taxas de empréstimo incrementais para todos os arrendamentos e a precisão das transações de venda-relocação.
4. Invista em novos sistemas de “contabilidade em primeiro lugar” que podem ser escalados com você conforme sua empresa cresce. Os pioneiros em empresas de transporte público e logística relataram tecnologia obsoleta ou totalmente defeituosa como um grande problema na conformidade da contabilidade de arrendamento, introduzindo o risco das demonstrações financeiras. Na verdade, erros no software foram um dos principais motivos pelos quais o AICPA instou o FASB a estender o prazo do ASC 842 para empresas privadas.

Uma das razões pelas quais esses erros estão sendo cometidos é a ausência de uma abordagem de “contabilidade em primeiro lugar”. Muitos dos sistemas de leasing existentes que alegam lidar com os novos padrões de contabilidade de leasing são sistemas de administração de leasing que rapidamente adicionaram recursos de contabilidade para vender mais software. As empresas estão encontrando problemas com os sistemas porque eles não foram construídos como sistemas que priorizam a contabilidade. Procure soluções de software de contabilidade de leasing criadas por fornecedores de software de contabilidade e impostos de renome que contam com especialistas em contabilidade e impostos em sua equipe.

ASC 842 está aqui para ficar. Embora as mudanças contábeis sejam o impacto mais óbvio para as empresas de transporte e logística, elas não são o único impacto. Todo o setor precisará aprender uma nova maneira de fazer negócios, pois as mudanças afetarão o orçamento, as negociações de contratos, as demonstrações financeiras, os processos e controles internos, os sistemas e a coleta e geração de relatórios de dados. Esta é uma oportunidade de remodelar e melhorar a maneira como os negócios de transporte e logística funcionam para um gerenciamento de leasing mais simplificado, preciso e eficiente e com sucesso contínuo.

Adam Schrom é gerente sênior da Bloomberg Tax &Accounting.