Aquisição Colaborativa de Fornecimentos Essenciais em Meio aos Desafios da Pandemia

No início da luta contra a COVID-19, à medida que os casos aumentavam junto com a procura por equipamento de proteção individual (EPI), hospitais e sistemas de saúde dos EUA perceberam rapidamente que os canais normais de fornecimento não conseguiriam satisfazer as suas necessidades.

Muitos hospitais dependem de distribuição just-in-time (JIT) de EPI e fornecimentos críticos para a missão no caso de uma pandemia respiratória. O melhor que os fornecedores JIT podiam fazer era fornecer uma fração do que os hospitais precisavam, dado o aumento generalizado e significativo na procura.

Para compensar, hospitais e sistemas de saúde em todo o mundo saíram para obter produto por conta própria, perseguindo quaisquer pistas que pudessem encontrar. Enquanto os fornecimentos permaneciam escassos, as caixas de entrada das equipas de cadeia de suprimentos logo transbordaram com solicitações de organizações e indivíduos desconhecidos, cada um a prometer ter uma fonte para o precioso EPI. Desesperados para proteger profissionais de saúde e pacientes, muitos profissionais de sourcing começaram a perseguir incansavelmente cada pista que podiam, muitas vezes apenas para descobrir que os fornecimentos já não estavam disponíveis, ou pior, exigindo pagamento em dinheiro adiantado por fornecimentos que eram ou inferiores ou inexistentes. Entretanto, à medida que a procura subia, o preço desses fornecimentos também subia, à medida que hospitais individuais, sistemas de saúde e agências governamentais se viam em guerras de licitação por produtos de fontes desconhecidas e por vezes questionáveis.

Colaborando pelo Bem Comum

A American Hospital Association (AHA) estava entre as primeiras organizações a reconhecer a necessidade de abordar o desafio a nível de sistema, em vez de todos a operar em modo faça-você-mesmo. Aproximadamente na mesma altura, a Global Healthcare Exchange (GHX) estava a receber chamadas de membros fornecedores da sua comunidade, a pedir ajuda para verificar estas organizações desconhecidas. Foi quando a GHX e a Association for Health Care Resource & Materials Management (AHRMM), um grupo de adesão profissional da AHA, começaram a trabalhar juntas. A GHX ofereceu serviços pro bono para aproveitar os recursos que tipicamente usa para ajudar hospitais a credenciar fornecedores. Forneceu os serviços de verificação inicial, enquanto a AHRMM publicou informações sobre os fornecedores que passaram a triagem inicial, a seu critério, num website publicamente acessível. O objetivo era minimizar o trabalho duplicado entre equipas de cadeia de suprimentos hospitalares, criando um único local onde pudessem ver os resultados do esforço de verificação.

Durante o final de março e início de abril, o volume de fornecedores cresceu exponencialmente. Para gerir esta afluência, a GHX criou um portal de auto-registo para fornecedores se adicionarem à fila de verificação. A AHRMM, entretanto, reconheceu que alguns fornecedores faziam exigências onerosas, como quantidades mínimas de encomenda grandes ou exigindo dinheiro adiantado. Como resultado, a AHRMM incorporou perguntas adicionais no processo de verificação sobre os produtos disponíveis, custos de envio, preço, e termos e condições, e publicou esta informação ao lado dos nomes dos fornecedores verificados num esforço para simplificar ainda mais o trabalho exigido pelas equipas de cadeia de suprimentos hospitalares. Estas perguntas também serviram para filtrar fornecedores que optaram por não responder a estas perguntas. Desde então, a AHRMM permitiu que hospitais que trabalharam com fornecedores verificados avaliassem a sua experiência com eles, para ajudar organizações pares a identificar fontes de qualidade e sentir-se mais confiantes na sua seleção.

Até 17 de julho, a GHX tinha verificado mais de 770 fornecedores, e 315 foram aprovados e publicados no website da AHRMM. Embora isto não garanta que um fornecedor ou os seus produtos sejam legítimos, ajudou a minimizar o número de fornecedores que os hospitais tiveram de verificar por conta própria, enquanto diminuiu o potencial para atores inescrupulosos enganarem hospitais e colocarem em risco a saúde e bem-estar de pacientes e funcionários. No entanto, é importante notar que os hospitais devem ainda seguir as suas políticas e procedimentos típicos de revisão e aprovação de fornecedores.

Avançando a Iniciativa de Verificação

O esforço colaborativo chamou a atenção da National Governors Association (NGA), que procura consolidar o trabalho feito não apenas pela GHX e AHRMM, mas também por outras organizações que têm verificado fornecedores e fornecimentos críticos. Governadores assumiram papéis de liderança nos seus estados e territórios para garantir a disponibilidade de equipamento que salva vidas, apesar da experiência limitada pré-pandemia em navegar cadeias de suprimentos globais complexas. Ao alojar os resultados coletivos num único website, aqueles que procuram EPI e outros fornecimentos terão uma loja única onde podem pesquisar tanto produtos como fornecedores. Organizações de prestação de cuidados de saúde também poderão ver quais fornecedores e produtos passaram por múltiplas verificações ou foram revistos pelos seus pares, expandindo o valor das várias iniciativas de sourcing.

Uma tal iniciativa está a ser organizada pelo Public Spend Forum (PSF), uma plataforma global de inteligência de mercado para mercados do setor público. Através do GovShop, a sua plataforma gratuita de inteligência de fornecedores e contratos, o PSF fornece dados abrangentes de fornecedores e contratos em todos os mercados. Em resposta à COVID-19, a sua equipa está a colaborar com a Defense Joint Task Force, National Governors Association, e organizações de saúde como a AHRMM para verificar fornecedores e compilar o maior conjunto de dados gratuito de cadeia de suprimentos sobre inventário, capacidade e disponibilidade de produtos relacionados com a COVID-19. O conjunto de dados agrega informações de fornecedores e destina-se a ajudar agências de saúde a obter produtos necessários em resposta ao vírus.

A COVID-19 ameaçou a saúde e bem-estar de milhões de indivíduos e organizações em todo o mundo. Numa nota mais positiva, também uniu organizações, tanto públicas como privadas, enquanto trouxe à tona organizações com recursos legítimos para apoiar a batalha. A cadeia de suprimentos, pela sua própria natureza, é um sistema que prospera na colaboração. A COVID-19 pode ter começado por destacar as fragilidades da cadeia de suprimentos de saúde, mas terminará com uma demonstração do que é possível quando as partes interessadas se unem para um propósito comum.

Karen Conway é vice-presidente de valor em saúde na GHX. Mike Schiller é diretor sénior de cadeia de suprimentos na AHRMM.