Como Dados de Campo ao Vivo Simplificam o Gerenciamento de Projetos de Construção: 4 Maneiras-Chave

O papel de gerente de projeto de construção não é para os fracos de coração. Eles são os olhos e ouvidos de tudo acontecendo em um canteiro de obras e são responsáveis por manter a equipe do escritório e outras partes interessadas-chave informadas. Além disso, gastam seu tempo planejando, fazendo benchmarking e gerenciando tempo e risco, bem como distribuindo recursos e gerenciando o orçamento do projeto.

Até recentemente, ser um gerente de projeto exigia um número extensivo de processos de documentação manuais que incluem papel, planilhas e múltiplos tipos de soluções tecnológicas, o que limitou muito sua eficácia. Felizmente, a capacidade de ter e compartilhar dados de campo ao vivo muda tudo isso. Dados de campo ao vivo dão aos gerentes de projeto a capacidade de aliviar sua carga de trabalho de gerenciamento de dados e focar mais nos elementos humanos de seus projetos, expandindo sua pegada geográfica e dando-lhes a capacidade de aumentar sua produtividade geral do projeto.

Conhecimento em Tempo Real

Gerentes de projeto que dependem de compartilhar informações em papel ou pessoalmente estão lutando. Antes da COVID-19, gerentes de projeto frequentemente atrasavam na transferência de dados de campo para o escritório. Agora, com tantos funcionários do escritório trabalhando remotamente, o tempo de atraso aumentou já que as empresas não têm um local central de escritório para entregar os dados. Este atraso é uma razão pela qual é tão imperativo para empresas darem passos para garantir que dados podem ser coletados e distribuídos com o clique de um botão.

Soluções de dados de campo ao vivo oferecem suporte como rastreamento de tempo baseado em nuvem, rastreamento de equipamentos, formulários móveis com anexos de foto ou vídeo, rastreamento de progresso e integração com sistemas empresariais e de folha de pagamento. Armados com essas ferramentas, gerentes de projeto podem ter o dedo no pulso do que está acontecendo no campo e tomar ação corretiva se necessário sem estar fisicamente no canteiro de obras. Ao remover atrasos de horas de mão de obra e relatórios de progresso, gerentes de projeto podem rapidamente fazer ajustes em funcionários e localizações de equipamentos para preencher lacunas, estejam eles no canteiro de obras ou não. Todos os funcionários podem acessar convenientemente soluções baseadas em nuvem através de smartphones, tablets e outros dispositivos. Mesmo quando funcionários de campo trabalham em locais remotos sem serviço, dados de campo ao vivo continuam a ser coletados offline enquanto o trabalho acontece para que os dados possam ser posteriormente compartilhados e sincronizados com a plataforma de solução em nuvem uma vez que o dispositivo volte ao serviço.

Plataformas de dados de campo ao vivo aumentam dramaticamente a precisão dos dados de campo coletados porque são coletados em tempo real e então integrados de volta aos outros sistemas de software da empresa. Isso elimina entrada manual de dados, erros de digitação e realocação de custos de trabalho, e conecta o gerente de projeto com o progresso do funcionário. Com a coleta de dados simplificada e completamente digitalizada, o relatório final no ERP é preciso. Com dados de campo ao vivo, gerentes de projeto podem ter confiança em seus relatórios de status do projeto e gastar mais tempo analisando como gerenciar o projeto para lucratividade em vez de gastar todo seu tempo em coleta e entrada de dados manual, após o fato.

Gestão de Mão de Obra

Custos de mão de obra são tipicamente a maior categoria de despesa variável para um projeto de construção, o que frequentemente o torna um dos riscos mais significativos para estouros de custo. Desde que a falta de mão de obra qualificada continua a ser um dos principais problemas em 2020 para a indústria da construção, esses recursos são preciosos e precisam ser totalmente utilizados.

Quando não fisicamente no canteiro de obras, um gerente de projeto não tem uma maneira confiável de garantir que funcionários estavam realmente no canteiro de obras realizando trabalho ou estavam na rua tomando café da manhã. Eles também não saberiam com certeza se funcionários estão enviando um dia inteiro de mão de obra em seus cartões de ponto ou até para seus colegas da equipe em ocasiões que deixam o canteiro de obras cedo no dia. Isso pode ser um fator de risco substancial quando há horas de mão de obra reportadas sem nenhuma saída real como nos exemplos acima. Isso também pode levar a horas extras artificiais em um projeto e escalar drasticamente os custos gerais de mão de obra.

Gerentes de projeto frequentemente lutam para rastrear horas de mão de obra e tarefas, especialmente à medida que o número de canteiros de obras aumenta. Perda de produtividade, se não rastreada e mitigada, pode facilmente sair do controle em qualquer projeto, destruindo lucros e erodindo satisfação do cliente.

Colocar tecnologia nas mãos de cada trabalhador, mestre e supervisor não é complicado. Na verdade, é tão simples quanto tê-los usar um app em seu smartphone. Reconhecimento facial e rastreamento GPS com geofencing permite que gerentes de projeto saibam onde o funcionário está e que o funcionário certo está registrando entrada e saída. Gerentes de projeto e supervisores no campo podem ser alertados quando funcionários registram entrada ou saída quando as fotos do registro não correspondem à foto do perfil ou quando estão fora da geofence do canteiro de obras enquanto isso acontece. Com dados de campo ao vivo, um gerente de projeto pode receber relatórios regulares de hora-homem em cada código de custo permitindo-lhes rastrear facilmente tempo e produtividade do funcionário, permitindo-lhes evitar atrasos que surgem de dados imprecisos ou retidos.

Dados de campo ao vivo também automatizam a integração de dados coletados dentro e fora do ERP, o que garante que quaisquer novos códigos de custo, projetos ou novos funcionários são automaticamente sincronizados com o app de coleta de dados. Isso permite que funcionários de campo insiram seu tempo com precisão e o aloquem ao código de custo ou projeto certo em tempo real para o gerente de projeto sem trabalho extra para o gerente de projeto.

Alocação de Equipamentos

Projetos de construção dependem de otimizar equipamentos da empresa. Sem dados de campo ao vivo para saber quem tem qual peça de equipamento e a qual projeto está atribuída, pode ser difícil conseguir aos funcionários o equipamento certo para realizar seu trabalho de forma segura e eficiente. Funcionários no campo e supervisores perdem tempo fazendo chamadas telefônicas desnecessárias, enviando mensagens de texto e e-mails extras para localizar o equipamento certo, ou às vezes gerentes de projeto alugam itens desnecessários quando não conseguem localizar o equipamento próprio apropriado.

Essas ineficiências podem parecer pequenas, mas problemas sistemáticos de recursos somam grandes custos sobre a vida de um projeto. Dados de campo ao vivo dão aos gerentes de projeto visibilidade precisa em tempo real em inventário de equipamentos, atribuição e uso. Gerentes de projeto podem planejar proativamente novas compras ou aluguéis de equipamentos baseados em uso real de ativos, ou agendar reparos baseados em solicitações de manutenção através do app móvel. Eles também verão quais equipamentos estão subutilizados ou superutilizados.

Progresso de produção feito por trabalhadores pode ser visto em tempo real, dando flexibilidade para realocar equipe para locais que podem melhor aproveitar seus pontos fortes. Esses tipos de insights permitem que tomem ação, como balancear o uso do equipamento para estender o ciclo de vida útil do ativo e reduzir custos de substituição de ativos. Ou gerenciar adequadamente a força de trabalho para evitar horas extras desnecessárias. Distribuição adequada garante que a ferramenta certa está no lugar certo na hora certa para que trabalhadores possam continuar a progredir sem atrasos.

Comunicação com Stakeholders

Comunicação do campo para o escritório pode ser tão difícil se não mais difícil que através do canteiro de obras. Em um nível alto, stakeholders internos e externos querem saber se o projeto está no cronograma, dentro do orçamento, e se há quaisquer riscos futuros potenciais. Para um gerente de projeto ter esse tipo de visibilidade, eles precisam de acesso a dados de campo ao vivo mostrando relatórios diários de log, horas de mão de obra, quantidades completadas por código de custo e relatórios de segurança completados. É um desafio para gerentes de projeto com coleta e processamento manual de dados ter esse nível de visibilidade.

De uma perspectiva de gerenciamento de projeto, dados de campo ao vivo mudaram completamente o jogo. Supervisores de campo comunicam claramente o status diário do projeto usando formulários móveis com fotos anexadas com marcações e enviam automaticamente para os gerentes de projeto. Gerentes de projeto não precisam mais compilar relatórios diários de log de múltiplos formulários em papel enquanto também têm que cavar através de vários e-mails com anexos de foto para garantir que estão usando as fotos certas para comunicar com precisão o status atual do projeto em reuniões de status do projeto. Stakeholders internos e externos receberão por sua vez relatórios diários de log em tempo real sem adicionar à carga de trabalho do gerente de projeto. O gerente de projeto então pode discutir o relatório diário de log em reuniões de status do projeto com proprietários e desenvolvedores ou stakeholders internos-chave do projeto baseados em dados de campo ao vivo precisos.

Em projetos menores, formulários móveis com dados de campo ao vivo e fotos embutidas com marcações e anotações podem remover a necessidade de gerentes de projeto extras porque os relatórios diários de log automatizados comunicam o status do projeto mais completa e precisamente. Para um exemplo do mundo real, um contratante elétrico da Carolina do Norte usando formulários digitais ao vivo com fotos e integrações de vídeo descobriu que formulários móveis ricos em mídia em tempo real transferiram informações de status do projeto mais precisamente, efetiva e eficientemente que contratar gerentes de projeto adicionais. Dados de campo ao vivo estenderam a eficácia de cada gerente de projeto e mantiveram o resultado final da empresa.

Projetos de construção requerem planejamento e gerenciamento extensivos para serem executados adequadamente do lance à conclusão. Dizer que gerentes de projeto têm as mãos cheias seria um eufemismo. Dados de campo ao vivo mudaram o foco dos gerentes de projeto de coletar e registrar dados para revisar e analisá-los. Os dias de voar às cegas ou em dados que têm semanas ou meses de idade são coisa do passado. Ter os dados imediatamente disponíveis conforme as tarefas são completadas pode levar um projeto de completamente incontrolável a efetivamente gerenciado. Soluções de dados de campo ao vivo dão aos gerentes de projeto as ferramentas que precisam para aumentar rastreamento de dados críticos, relatórios e produtividade.

Mike Merrill é co-fundador e diretor de operações da WorkMax.