Quatro maneiras que os dados de campo ativos podem agilizar o gerenciamento do projeto

O papel de gerente de projeto de construção não é para os fracos de coração. Eles são os olhos e os ouvidos de tudo que está acontecendo em um local de trabalho e são responsáveis ​​por manter a equipe do escritório e outras partes interessadas importantes no circuito. Além disso, eles gastam seu tempo planejando, comparando e gerenciando tempo e risco, bem como distribuindo recursos e gerenciando o orçamento dos projetos.

Até recentemente, ser um gerente de projeto exigia um grande número de processos de documentação manual que incluem papel, planilhas e vários tipos de soluções de tecnologia, o que limita muito sua eficácia. Felizmente, a capacidade de ter e compartilhar dados de campo ao vivo muda tudo isso. Os dados de campo ao vivo fornecem aos gerentes de projeto a capacidade de aliviar sua carga de trabalho de gerenciamento de dados e se concentrar mais nos elementos humanos de seus projetos, expandindo sua pegada geográfica e dando-lhes a capacidade de aumentar a produtividade geral do projeto.

Aqui estão quatro áreas principais onde os dados de campo ao vivo podem expor riscos, compartilhar informações e melhorar a eficiência do projeto.

Conhecimento em tempo real

Os gerentes de projeto que dependem do compartilhamento de informações em papel ou pessoalmente estão enfrentando dificuldades. Antes do COVID-19, os gerentes de projeto costumavam atrasar a transferência de dados de campo para o escritório. Agora, com tantos funcionários trabalhando remotamente, o tempo de atraso aumentou, pois as empresas não têm um escritório central para entregar os dados. Esse atraso é um dos motivos pelos quais é tão imperativo que as empresas tomem medidas para garantir que os dados possam ser coletados e distribuídos com o clique de um botão.

As soluções de dados de campo ao vivo oferecem suporte como rastreamento de tempo baseado em nuvem, rastreamento de equipamentos, formulários móveis com anexos de foto ou vídeo, rastreamento de progresso e integração com sistemas corporativos e de folha de pagamento. Armados com essas ferramentas, os gerentes de projeto podem acompanhar o que está acontecendo no campo e tomar medidas corretivas, se necessário, sem estar fisicamente no local de trabalho. Ao eliminar os atrasos nas horas de trabalho e nos relatórios de progresso, os gerentes de projeto podem fazer ajustes rapidamente nos funcionários e nos locais dos equipamentos para preencher as lacunas, estejam eles no local de trabalho ou não. Todos os funcionários podem acessar convenientemente soluções baseadas em nuvem por meio de smartphones, tablets e outros dispositivos. Mesmo quando os funcionários de campo trabalham em locais remotos sem serviço, os dados de campo ao vivo continuam a ser coletados offline à medida que o trabalho acontece, para que os dados possam ser compartilhados e sincronizados com a solução de plataforma em nuvem depois que o dispositivo estiver de volta ao serviço.

As plataformas de dados de campo ao vivo aumentam drasticamente a precisão dos dados de campo coletados porque são coletados em tempo real e, em seguida, integrados de volta aos outros sistemas de software da empresa. Isso elimina a entrada manual de dados, erros de digitação e realocação de custos de trabalho e conecta o gerente de projeto ao progresso do funcionário. Com a coleta de dados simplificada e totalmente digitalizada, o relatório do resultado final no ERP é preciso. Com os dados de campo ao vivo, os gerentes de projeto podem ter confiança em seus relatórios de status do projeto e gastar mais tempo analisando como gerenciar o projeto para a lucratividade em vez de gastar todo o seu tempo no manual, após a coleta e entrada de dados do fato.

Gestão de Mão de Obra

Os custos de mão de obra são normalmente a maior categoria de despesa variável para um projeto de construção, o que geralmente o torna um dos riscos mais significativos para estouros de custo. Uma vez que a falta de mão de obra qualificada continua a ser um dos principais problemas em 2020 para a indústria da construção, esses recursos são preciosos e precisam ser utilizados na íntegra.

Quando não está fisicamente no local de trabalho, um gerente de projeto não tem uma maneira confiável de garantir que os funcionários estejam realmente no local de trabalho realizando o trabalho ou descendo a rua tomando café da manhã. Eles também não saberiam com certeza se os funcionários estão enviando um dia inteiro de trabalho em seus cartões de ponto ou evren para seus colegas da equipe nas ocasiões em que deixam o local de trabalho mais cedo. Isso pode ser um fator de risco substancial quando há horas de trabalho relatadas sem qualquer produção real, como os exemplos acima. Isso também pode levar a horas extras artificiais em um projeto e aumentar drasticamente os custos gerais de mão de obra.

Os gerentes de projeto geralmente lutam para rastrear as horas de trabalho e as tarefas, especialmente à medida que o número de locais de trabalho aumenta. A perda de produtividade, se não for rastreada e mitigada, pode facilmente sair do controle em qualquer projeto, destruindo lucros e diminuindo a satisfação do cliente.

Colocar a tecnologia nas mãos de cada trabalhador, capataz e supervisor não é complicado. Na verdade, é tão simples quanto usar um aplicativo em seu smartphone. O reconhecimento facial e o rastreamento por GPS com cerca geográfica permitem que os gerentes de projeto saibam onde o funcionário está e que o funcionário certo está entrando e saindo. Os gerentes de projeto e supervisores em campo podem ser alertados quando os funcionários entram ou saem do relógio quando as fotos marcadas não correspondem a sua foto de perfil ou quando eles estão fora da geocerca do local de trabalho enquanto isso está acontecendo. Com os dados de campo ao vivo, um gerente de projeto pode receber relatórios regulares de horas de trabalho sobre cada código de custo, permitindo-lhes rastrear facilmente o tempo e a produtividade dos funcionários, evitando atrasos decorrentes de dados imprecisos ou atrasados.

Os dados de campo ao vivo também automatizam a integração dos dados coletados no e do ERP, o que garante que quaisquer novos códigos de custo, projetos ou novos funcionários sejam sincronizados automaticamente com o aplicativo de coleta de dados. Isso permite que os funcionários de campo insiram com precisão seu tempo e o aloquem para o código de custo ou projeto certo em tempo real para o gerente de projeto, sem trabalho extra para o gerente de projeto.

Alocação de Equipamentos

Os projetos de construção contam com a otimização dos equipamentos da empresa. Sem dados de campo ao vivo para saber quem tem qual peça de equipamento e a qual projeto está atribuído, pode ser difícil conseguir que os funcionários tenham o equipamento certo para realizar seu trabalho com segurança e eficiência. Funcionários em campo e supervisores perdem tempo fazendo ligações desnecessárias, enviando mensagens de texto e e-mails extras para localizar o equipamento certo ou, às vezes, os gerentes de projeto alugam itens desnecessários quando não conseguem localizar o equipamento apropriado.

Essas ineficiências podem parecer pequenas, mas problemas sistemáticos de recursos somam grandes custos ao longo da vida de um projeto. Os dados de campo ao vivo fornecem aos gerentes de projeto uma visibilidade precisa em tempo real do estoque, atribuição e uso de equipamentos. Os gerentes de projeto podem planejar proativamente a compra ou aluguel de novos equipamentos com base no uso real dos ativos ou programar reparos com base nas solicitações de manutenção por meio do aplicativo móvel. Eles também verão qual equipamento está subutilizado ou superutilizado.

O progresso da produção feito pelos trabalhadores pode ser visualizado em tempo real, dando flexibilidade para realocar a equipe para os locais que podem tirar melhor proveito de seus pontos fortes. Esses tipos de insights permitem que eles tomem medidas, como equilibrar o uso do equipamento para estender o ciclo de vida útil do ativo e reduzir os custos de substituição do ativo. Ou gerenciar adequadamente a força de trabalho para evitar horas extras desnecessárias. A distribuição adequada garante que a ferramenta certa esteja no lugar certo na hora certa para que os trabalhadores possam continuar a progredir sem atrasos.

Comunicação das Partes Interessadas

A comunicação do campo para o escritório pode ser tão difícil, senão mais difícil, do que no local de trabalho. Em um alto nível, as partes interessadas internas e externas desejam saber se o projeto está dentro do cronograma, do orçamento e se existem riscos futuros potenciais. Para que um gerente de projeto tenha esse tipo de visibilidade, ele precisa ter acesso a dados de campo ao vivo, mostrando relatórios diários de registro, horas de trabalho, quantidades concluídas por código de custo e relatórios de segurança concluídos. É um desafio para os gerentes de projeto com coleta e processamento manual de dados ter esse nível de visibilidade.

De uma perspectiva de gerenciamento de projeto, os dados de campo ao vivo mudaram completamente o jogo. Os supervisores de campo comunicam claramente o status diário do projeto usando formulários móveis com fotos anexadas com marcações e os enviam automaticamente aos gerentes de projeto. Os gerentes de projeto não precisam mais compilar os relatórios diários de log de vários formulários em papel, além de vasculhar vários e-mails com fotos anexadas para garantir que estão usando as fotos certas para comunicar com precisão o status atual do projeto nas reuniões de status do projeto. As partes interessadas internas e externas, por sua vez, receberão relatórios diários de log em tempo real, sem aumentar a carga de trabalho do gerente de projeto. O gerente de projeto, então, pode discutir o relatório de registro diário em reuniões de status do projeto com proprietários e desenvolvedores ou as principais partes interessadas internas do projeto com base em dados de campo ao vivo precisos.

Em projetos menores, os formulários móveis com dados de campo ao vivo e fotos incorporadas com marcações e anotações podem eliminar a necessidade de gerentes de projeto extras porque os relatórios diários automatizados comunicam o status do projeto de forma mais completa e precisa. Para um exemplo do mundo real, um empreiteiro elétrico da Carolina do Norte usando formulários digitais ao vivo com integrações de fotos e vídeo descobriu que formulários móveis ricos em mídia em tempo real transferiam informações de status do projeto com mais precisão, eficácia e eficiência do que a contratação de gerentes de projeto adicionais. Os dados de campo ao vivo aumentaram a eficácia de cada gerente de projeto e mantiveram os resultados financeiros da empresa.

Os projetos de construção requerem planejamento e gerenciamento extensivos para serem executados de maneira adequada, desde a licitação até a conclusão. Dizer que os gerentes de projeto estão ocupados seria um eufemismo. Os dados de campo ao vivo mudaram o foco dos gerentes de projeto de coleta e registro de dados para revisão e análise. Os dias de voar às cegas ou com dados de semanas ou meses são coisas do passado. Ter os dados imediatamente disponíveis à medida que as tarefas são concluídas pode tornar um projeto completamente difícil de gerenciar de forma eficaz. As soluções de dados de campo ao vivo fornecem aos gerentes de projeto as ferramentas de que precisam para aumentar o rastreamento de dados críticos, relatórios e produtividade.

Mike Merrill é cofundador e diretor de operações da WorkMax.