4 Estratégias Comprovadas para Simplificar Processos de Negócios e Minimizar Risco

Todos os dias interagimos com novas tecnologias que são muito mais avançadas e complexas do que poderíamos imaginar alguns anos atrás. Com a maioria dessas mudanças, nossas experiências se tornaram mais eficientes, rápidas e seguras.

O mesmo não pode ser dito para pagamentos empresariais. À medida que cadeias de suprimentos e tecnologia de pagamentos evoluíram, nem todas as empresas conseguiram simplificar seus processos e obter as maiores eficiências. Empresas frequentemente têm centenas ou até milhares de fornecedores como parte de sua cadeia de suprimentos, todos os quais provavelmente têm métodos de pagamento preferidos e prazos de pagamento diferentes. Deixado sem controle ao longo do tempo, isso leva a desperdício e ineficiência consideráveis nos processos de pagamento, e pode estar colocando seu negócio na posição arriscada de manter uma grande quantidade de informações de contas bancárias desses fornecedores.

Não é mais possível apenas conviver com essa complexidade. A necessidade de fazer uma variedade de pagamentos business-to-business e business-to-consumer tornou a cadeia de suprimentos média mais parecida com uma teia de suprimentos. Pagar esses fornecedores e consumidores de forma rápida e segura, particularmente em meio aos desafios contínuos de continuidade de negócios impostos pela COVID-19, torna cheques e processos manuais um pesadelo.

Há várias maneiras pelas quais o momento atual tornou claro que a forma como abordamos pagamentos de cadeia de suprimentos deve mudar. Vamos dar uma olhada nelas, bem como as mudanças diretas (se nem sempre fáceis) que seu negócio pode fazer para trazer de volta dias mais simples e eficientes.

Fraude Aumenta, Eficiência Não

Temos que começar com pagamentos por cheque, porque a Associação de Profissionais de Finanças relatou no ano passado que perto de 50% dos pagamentos ainda são feitos por cheque. Esses pagamentos sempre foram suscetíveis a fraude e relativamente lentos, e fazer malabarismos com o enchimento de cheques significa usar muitas horas para sua equipe financeira que poderiam ser melhor gastas em projetos que importam. Embora cheques tenham ficado mais seguros ao longo do tempo com tecnologia mais nova, eles permanecem lentos e propensos a fraude.

Para empresas com necessidades globais de pagamento, confiar em cheques está completamente fora de questão. Métodos tradicionais de fazer pagamentos internacionais são lentos, caros e carecem da pontualidade necessária ao enviar dinheiro ao redor do mundo, especialmente no clima de hoje.

Se esse fosse o único problema com pagamentos por cheque, você talvez pudesse ranger os dentes e aguentar por mais um tempo. Infelizmente, a pandemia tornou até departamentos AP sofisticados lidarem com desafios de continuidade de negócios piorados por processos manuais e papel. Por exemplo, organizações de ensino superior já lidaram com um verão onde funcionários foram remotos e podem precisar ser novamente no outono ou inverno devido a surtos de COVID, tornando evidente a necessidade de automação e acesso remoto.

A mudança generalizada para processos remotos também levou a um aumento acentuado de fraude, com a Comissão Federal de Comércio relatando US$ 13,4 milhões em perdas de negócios nos EUA devido à COVID-19 este ano. Apenas no primeiro trimestre de 2020, antes da pandemia fechar escritórios em todo o país, PYMNTS.com relatou que empresas fizeram 33% mais pagamentos de ransomware, um número que certamente subiu ainda mais.

Aumentando os problemas, o correio dos EUA foi marcado por lentidões, e até pequenos atrasos na chegada esperada de um cheque podem ter um impacto significativo em seus parceiros fornecedores. Ao longo do tempo e com múltiplos pagamentos, isso pode criar atrito entre sua organização e a deles, e provar ser agravante tanto para sua função AP quanto para o departamento AR deles.

Segundo a Ardent Partners, 60% dos departamentos AP dizem que o tempo que leva para garantir aprovações para faturas e pagamentos é o principal desafio que enfrentam em 2020 e além, o que adiciona outra camada de complexidade e frustração ao processo de pagar fornecedores. Isso é especialmente relevante para pequenas empresas com cadeias de suprimentos grandes e complexas, como fabricantes familiares ou empresas imobiliárias, que podem não ter equipe ou infraestrutura hoje para se libertar de processos lentos e manuais.

Quando você adiciona segurança, processos manuais e a mudança para trabalho remoto às ineficiências existentes, os desafios para pagar sua cadeia de suprimentos efetivamente e manter fornecedores felizes torna-se óbvio. Fornecedores

Como Reduzir Complexidade e Risco de Fraude

Esse é o escopo do problema. Agora a pergunta é simplesmente como você o resolve.

Felizmente, isso é menos assustador do que parece. Para a maioria das empresas, simplificar pagamentos de cadeia de suprimentos enquanto os torna mais eficientes e seguros pode ser realizado de quatro maneiras, todas as quais se baseiam uma na outra. Vamos delinear essas agora.

• Simplifique funções-chave com processos digitais. Este é o momento perfeito para ser implacável quando se trata de encontrar eficiências em seus processos de pagamento. Se você está mudando para pagamentos digitais e trabalhando na segurança de seus pagamentos, vai liberar tempo para sua equipe se concentrar em itens de panorama geral. Um desses itens de panorama geral pode ser simplificar ainda mais seus pagamentos, pois simplesmente tirar cheques da sua mistura de pagamentos é um divisor de águas, particularmente para fabricantes, provedores de saúde e outros verticais com cadeias de suprimentos massivas.

Uma das melhores maneiras de fazer isso é auditar seu universo de fornecedores e garantir que você sabe a quem faz pagamentos com mais frequência, quão grandes esses pagamentos tipicamente são e como estão sendo pagos. Isso pode ajudar você a priorizar quem deve fazer onboarding para cartão virtual e ACH, onde sua equipe deve intervir para preservar relacionamentos com fornecedores, e até onde você pode considerar fazer mudanças em quais fornecedores está utilizando. Leva tempo converter uma grande cadeia de suprimentos para pagamentos digitais, mas vale o esforço para ambos seu negócio e seus fornecedores.

• Priorize relacionamentos com fornecedores. Coloque-se no lugar de um fornecedor que envia uma fatura por e-mail, não tem visibilidade de quando essa fatura está sendo aprovada, e então se vê esperando muito tempo para receber um cheque. Nesse cenário, seu departamento AP é mais um incômodo com o qual eles têm que lidar do que um parceiro estratégico, e seu relacionamento com esse fornecedor pode sofrer.

Fornecer uma maneira de rastrear o status de sua fatura, idealmente através de um portal digital seguro, pode fazer maravilhas. Fornecer pagamentos digitais seguros com informações de remessa aprimoradas e detalhes de histórico de pagamento torna a aplicação de caixa mais fácil e melhora ainda mais sua posição com seu parceiro. Melhores experiências de pagamento equivalem a melhores relacionamentos com fornecedores, especialmente para pequenas empresas que provavelmente dependem extremamente de serem pagas no prazo.

• Aprimore processos e tecnologia de segurança. Se você está mantendo detalhes de contas bancárias de fornecedores, sua exposição potencial a fraude é significativa. Se você está se apegando a processos que serviram bem por décadas mas são mal adequados para o momento, você está abraçando risco de uma forma que nenhuma empresa deveria. Se sua equipe não está devidamente treinada no que fazer se receber uma solicitação de pagamento suspeita enquanto remoto, esse é um problema potencialmente massivo.

Encontrar uma rede de pagamentos com segurança robusta é um excelente primeiro passo, pois pode remover tanto o risco de manter esses detalhes de contas bancárias quanto alguns dos riscos associados a erros da equipe. A mudança para pagamentos digitais que esperançosamente vem com isso removerá alguns dos riscos tradicionais de fraude associados a pagamentos por cheque, mas você ainda vai querer instituir medidas de proteção como Autenticação Multifator em suas contas e treinar a equipe em melhores práticas, incluindo Googlar para garantir que o número de telefone solicitando uma mudança de conta bancária é o número de telefone do seu fornecedor.

• Encontre a solução certa. Em última análise, a menos que você tenha os recursos para construir sua própria solução AP do zero, você precisará encontrar um parceiro que possa habilitar esses tipos de mudanças para você. Procure um que foque em automação através de pagamentos digitais, ostente protocolos e tecnologia de segurança de pagamento robustos, e possa explicar clara e concisamente como fazer parceria com eles permitirá que você simplifique e otimize seus pagamentos de cadeia de suprimentos. Você vai querer garantir que a solução integre perfeitamente com seu ERP e relacionamentos bancários existentes para evitar trabalho adicional e dores de cabeça.

Nunca vamos voltar a passar pagamentos de um lado para o outro para fornecedores, mas a complexidade que definiu pagamentos de cadeia de suprimentos por décadas ainda pode ser eliminada. Melhor automação, melhor segurança e melhor visibilidade podem levá-lo lá, e não há momento como o presente para fazer uma mudança.

Bill Wardwell é vice-presidente sênior de estratégia, produto e operações de negócios na Bottomline Technologies.