As 5 principais considerações para gerenciamento de manutenção de ativos para ensino superior

Nos últimos anos, tornou-se cada vez mais clara a necessidade de uma gestão eficaz da manutenção de ativos para o ensino superior. No ano passado, faculdades e universidades em todo o mundo precisaram se adaptar à pandemia do COVID-19 e encontrar novas maneiras de gerenciar suas aulas, funcionários e ativos. A grande transição para o aprendizado on-line e salas de aula remotas levou ao aumento dos custos e ao tempo de planejamento significativo para muitas instituições. Com as matrículas de alunos de graduação nos EUA projetadas para crescer de forma constante e atingir 17 milhões de alunos até 2029, é crucial que as escolas garantam que tenham os melhores sistemas e equipamentos para lidar com a demanda.

Para fornecer educação de qualidade, a maioria das escolas está constantemente adquirindo novos ativos para ajudá-las a fornecer uma experiência de aprendizado mais abrangente e conectada. Uma parte importante de qualquer programa de campus ou instalação escolar é o gerenciamento de manutenção de ativos. Alguns dos benefícios de um sistema organizado incluem planejamento aprimorado de longo prazo, custos reduzidos de equipamentos e manutenção e visibilidade aprimorada. Neste post, exploraremos cinco práticas recomendadas que você deve considerar para seu programa de gerenciamento de manutenção de ativos.

1. Crie um processo simplificado de verificação de ativos

Tanto os instrutores quanto os alunos precisam ter acesso a uma variedade de materiais escolares, incluindo livros, computadores, equipamento audiovisual e suprimentos. Configurar um processo de checkout simples e eficaz é a melhor maneira de rastrear ativos emprestados de forma adequada e eficiente. Entender onde estão seus ativos e quem os possui facilita muito a coordenação de qualquer trabalho de manutenção e reduz a probabilidade de perda ou roubo de ativos. Um processo de checkout também é um fardo reduzido para os professores à medida que concluem o trabalho de orientação dos alunos ao iniciar novas aulas. Colocar uma etiqueta de código de barras de instalação dedicada em cada ativo pode agilizar ainda mais seu processo e tornar mais fácil registrar itens dentro e fora do sistema.

2. Não negligencie a manutenção preventiva de ativos

Mesmo com um programa de manutenção bem estruturado para sua instituição, ainda há uma clara necessidade de um planejamento adequado. Avarias de equipamentos e reparos inesperados podem custar tempo e dinheiro, criando um fardo adicional para a equipe e os orçamentos. O uso de um EAM dedicado ou sistema similar não apenas permitirá que você acompanhe seus custos, mas também fornecerá um bom formato para agendar e rastrear suas atividades de manutenção.

Também é importante lembrar que a manutenção preventiva é tão importante quanto outras formas de manutenção de equipamentos. Um programa formal de gestão de ativos deve incluir relatórios regulares, permitindo que a equipe e a administração analisem os dados recentes e determinem se são necessárias melhorias. Essas revisões também podem ajudar a garantir que os ativos e equipamentos essenciais estejam disponíveis para os próximos eventos e projetos especiais.

3. Definir responsabilidades claras de gerenciamento de ativos

A escola média ou campus universitário terá muitos tipos diferentes de ativos para gerenciar. Estes podem incluir móveis, sistemas audiovisuais, equipamentos de comunicação, como telefones, equipamentos de computação, como laptops, impressoras e aparelhos de fax, e ativos de edifícios e instalações, como equipamentos de iluminação e HVAC. Para coordenar o trabalho entre sua equipe, equipe de TI e pessoal de manutenção, considere definir responsabilidades claras para cada função ou departamento. Cada ativo terá necessidades de manutenção exclusivas com base em seu tipo, idade e nível de uso. Ao definir essas responsabilidades e atribuir o trabalho por meio de um sistema eletrônico, é possível que até mesmo uma equipe enxuta dê suporte a um grande número de ativos.

4. Preste atenção aos ativos digitais

A grande maioria do material educacional hoje é entregue digitalmente, incluindo aulas virtuais, tarefas e horários. Muitos alunos também precisarão de acesso a diversas plataformas de software que podem ser gerenciadas pela própria instituição. É importante rastrear todas as informações de licença de software em seu sistema de gerenciamento de ativos.

Esses ativos digitais muitas vezes podem ser negligenciados, mas há economias de custo potenciais que podem ser perdidas. Por exemplo, coordenar as renovações de licenças em uma quantidade maior pode se qualificar para um desconto por volume adicional. O rastreamento de ativos digitais também pode ajudar a equipe de TI a gerenciar novas atualizações de software em vários computadores de funcionários e alunos conectados à rede.

5. Aplicar as práticas recomendadas de planejamento de contingência

A manutenção pode se tornar uma grande prioridade após um evento que interrompa as atividades escolares. Isso se aplica não apenas a desastres naturais, como inundações ou falta de energia, mas também a circunstâncias completamente inesperadas, como a pandemia do COVID-19. Seu plano de manutenção deve considerar os perigos potenciais e incluir as respostas apropriadas. É útil criar uma equipe de planejamento de contingência organizada que possa revisar vários cenários.

As transições são difíceis o suficiente durante um ano letivo normal, mas podem se tornar ainda mais desafiadoras quando há grandes interrupções. Isso ocorreu apenas no ano passado, pois muitas instituições educacionais foram forçadas a fazer a transição para um ambiente escolar remoto praticamente da noite para o dia. As instituições que já possuíam um plano organizado de gestão de manutenção de ativos tiveram o benefício de poder coordenar suas atividades de trabalho de forma mais organizada.

As escolas de hoje devem gerenciar uma variedade de diferentes ativos digitais, físicos e institucionais. Seguir as melhores práticas de gerenciamento de manutenção de ativos para ensino superior neste post pode ajudar a evitar falhas de equipamentos e substituições necessárias para itens perdidos. Um programa de gerenciamento de manutenção eficaz deve ser organizado, transparente e capaz de lidar com atividades planejadas e não planejadas. Com um planejamento adequado, incluindo o uso de etiquetas de gerenciamento de ativos de instalações duráveis ​​e soluções de software de gerenciamento e manutenção de ativos, uma escola pode reduzir alguns encargos administrativos sobre seus professores e outros funcionários para que eles possam se concentrar em seus alunos e fornecer educação de qualidade.