Top 10 Tarefas Essenciais que Todo Gerente de Propriedades Deve Completar em 2024

Gerentes de propriedades para organizações e corporações são encarregados de manter inventário de ativos físicos. Isso não é tarefa fácil se sua empresa lida com centenas ou milhares de produtos ou usa uma variedade de ferramentas e recursos físicos para fornecer serviços.
O final de um ano, e o início do próximo, é um momento ainda mais agitado para aqueles no campo de gerenciamento de propriedades. Determinar inventário de fim de ano, depreciação e perdas para fins fiscais enquanto simultaneamente faz previsões de orçamento de inventário para o ano seguinte pode rapidamente ficar confuso e complexo sem um sistema sólido de gerenciamento de ativos em vigor. Aqui estão 10 maneiras de se preparar para 2013.

1. Analise o uso do inventário do ano passado. A maioria das empresas gosta de ter uma visão do cenário orçamentário entrando em um novo ano. A menos que você planeje e forneça documentação e evidência dos fundos que precisará para 2013, você pode se ver sem dinheiro no meio do ano. A melhor maneira de fazer estas previsões é analisar a utilização do inventário para o ano atual e comparar esses dados a padrões de uso em tendência, como aumentos ou diminuições ao longo do tempo ou durante períodos sazonais.
   
2. Comprometa-se com gestão de qualidade. Quantos pedidos você fez em 2012, e de quais fornecedores? Quais fornecedores entregam produtos de menor custo ou fornecem melhor serviço? Você encontrou problemas com entregas atrasadas? Cortar custos pode ser tão simples quanto dar uma olhada no que funciona e no que não funciona. Mantenha-se com os provedores mais eficientes e gaste menos em inventário. Implementar um sistema de avaliação e garantia ajudará você a medir fornecedores potenciais antes de jamais fazer negócios com eles.
   
3. Redefina níveis ótimos de inventário. Além de gestão de qualidade de fornecedores e inventário, o nível ótimo de inventário é um fator crítico no sucesso de uma empresa. Muito inventário em mãos prende capital de giro e aumenta custos de manutenção ou manuseio, restringindo muito a empresa de avançar. Muito pouco inventário resulta em uma série de problemas que vão desde clientes insatisfeitos até perda de produtividade em áreas de desenvolvimento ou produção de produtos. O nível ótimo de inventário equilibra ambos os aspectos e permite progressão para frente.
   
4. Elimine inventário inutilizável. Se você está segurando inventário com problemas de qualidade, ele está fazendo pouco mais do que ocupar espaço valioso. Monetize inventário inutilizável se possível ou elimine-o doando ou reciclando.
   
5. Agende um plano de manutenção regular para 2013. Gerentes de propriedades não são apenas responsáveis por controlar inventário, mas garantir que equipamentos estão funcionando corretamente para evitar perdas de produtividade. Gerentes de propriedades não são apenas responsáveis por controlar inventário, mas garantir que equipamentos estão funcionando corretamente para evitar perdas de produtividade. Sistemas Computadorizados de Gerenciamento de Manutenção (CMMS) são uma maneira fácil de coletar dados para rastreamento de ordens de serviço ou monitoramento de condições. Etiquetas de ativos CMMS com códigos de barras tornam a coleta desta informação mais rápida, menos cara e mais precisa que coleta manual de dados.
   
6. Faça inventário em intervalos predefinidos. Se você é responsável por manter inventário e de repente há uma escassez, adivinhe quem é culpado? Envios misturados, pedidos incorretos, produtos de substituição e até a infeliz realidade de roubo por funcionários podem causar estragos nos seus números. Como você pode manter seus produtos mais seguros em 2013? Fazer inventário mais frequentemente pode ajudar a identificar perdas menores antes que se tornem grandes problemas.
   
7. Intensifique precauções de segurança. É uma realidade infeliz que roubo é um problema crescente em termos de controle de inventário. Mas utilizar etiquetas de segurança em cada peça de inventário – ou no mínimo, itens de maior valor – fornece uma maneira à prova de falhas de rastrear a localização de cada ativo. Existem diferentes tipos de etiquetas com evidência de violação disponíveis que podem ser um dissuasor para ladrões potenciais.
   
8. Reavalie seu sistema de rastreamento. Como você está mantendo abas no seu inventário, incluindo quanto sai pela porta e quando? Se sua empresa está apenas começando, você pode não ter um sistema de gerenciamento de inventário bem ajustado em vigor. Existem dezenas de aplicações de software que você pode usar para fazer isso. Investir em um sistema comprovado agora economizará muitas dores de cabeça depois.
   
9. Avalie seus fornecedores de software. Se você já está usando algum tipo de sistema computadorizado de gerenciamento de inventário, quão complexa é sua configuração atual? Você está usando programas diferentes para diferentes aspectos de gerenciamento de inventário? Se você está compilando dados de programas rastreando contabilidade e contagens físicas separadamente e usando tabelas dinâmicas do Excel para analisar seus dados e fazer previsões, há um jeito mais fácil. Alguns sistemas de gerenciamento de inventário lidam com múltiplas facetas de gerenciamento de inventário e têm ferramentas de analytics integradas.
   
10. Obtenha um controle mais firme sobre cada peça de inventário. Se você está usando um sistema de rastreamento manual, influência humana pode desempenhar um grande papel em acidentes. Usar um sistema estabelecido de rastreamento de ativos com etiquetas de ativos ou etiquetas de código de barras aliviará um nível de intervenção humana, fornecendo tanto precisão quanto eficiência. Combinado com um aplicativo de software sólido de rastreamento de ativos e inventário, seu trabalho funcionará como uma máquina bem lubrificada em 2013.

Gerentes de propriedades estão sempre procurando maneiras melhores, mais eficientes de lidar com os muitos aspectos de seus trabalhos. Etiquetas de ativos e sistemas de rastreamento de ativos fornecem a base para reduzir custos indiretos e outros custos operacionais, impulsionar receita através de produtividade aumentada e melhoria de qualidade e também fornecem uma visão mais clara da organização geral e identificam as decisões que ajudarão a mover a empresa para frente.