5 armadilhas com a implementação do sistema de gerenciamento de ativos para provedores de serviços de HVAC

Os provedores de serviços de HVAC devem equilibrar as necessidades de seus clientes e, ao mesmo tempo, executar uma operação tranquila. A maioria dessas empresas agora está usando software de gerenciamento de ativos, como um Sistema de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) ou uma plataforma Enterprise Asset Management (EAM). Esses sistemas dedicados ajudam a simplificar os processos de manutenção, finanças e inventário para toda a organização.

A maioria das plataformas de gerenciamento de ativos oferece suporte a centenas de recursos diferentes e geralmente pode ser integrada diretamente a outros softwares usando uma API. Existem várias armadilhas que uma empresa pode encontrar ao executar uma implantação do sistema. Vamos dar uma olhada em vários desses possíveis problemas e discutir maneiras de minimizar seu risco e evitar algumas dessas armadilhas. A preparação e o planejamento adequado são muito importantes para uma implantação bem-sucedida do sistema de gerenciamento de ativos.

1. Erros de manutenção preventiva

Para organizar adequadamente os contratos de serviço, um provedor de HVAC pode usar os recursos de seu sistema de gerenciamento de ativos para rastrear e agendar ordens de serviço. Isso torna muito mais fácil para toda a equipe ver todos os pedidos abertos em um único painel centralizado. Um grande problema que algumas empresas enfrentam com seu novo sistema de gerenciamento de ativos é a criação de vias de comunicação entre a equipe do escritório, engenheiros de serviço de campo e clientes.

É importante não perder mensagens importantes, e os sistemas de gerenciamento de ativos mais modernos oferecem suporte a alertas automatizados por e-mail ou texto. Reservar um tempo para configurar e testar adequadamente esses sistemas ajudará a evitar problemas em campo. Um compromisso perdido pode levar a problemas na conclusão do trabalho de manutenção preventiva necessário e abrir a porta para responsabilidades de serviço ou problemas de desempenho do equipamento.

2. Contagens de inventário imprecisas

Todos os provedores de serviços de HVAC devem manter um inventário preciso de peças de reposição e equipamentos que podem ser usados ​​para manter os sistemas de seus clientes. Se um sistema de gerenciamento de ativos for implementado sem planejamento adequado, pode haver lacunas significativas na capacidade da empresa de obter contagens de estoque precisas.

A melhor maneira de evitar isso é criar uma hierarquia de ativos clara em seu sistema de rastreamento de ativos. Pode ser melhor organizar essas listas de acordo com as categorias comuns de equipamentos de climatização, como fornos, unidades de telhado, ventiladores e componentes de ventilação. Cada ativo também deve ser identificado e devidamente etiquetado com uma etiqueta de código de barras exclusiva, como uma etiqueta de equipamento de metal ou etiqueta de ativo para gerenciamento de instalações, para que possa ser facilmente contada com uma simples leitura a qualquer momento.

3. Falha ao controlar os custos

A análise de custos e o orçamento são dois dos principais pontos fortes de um sistema de gestão de ativos. Durante a fase de implementação, é importante capturar informações financeiras para cada ativo e desenvolver um conjunto de indicadores-chave de desempenho (KPIs). Também pode ser necessário treinar sua equipe para garantir que eles capturem dados de custo ao concluir ordens de serviço do cliente ou atualizar informações de ativos no sistema. Sem os dados financeiros adequados em seu sistema, será impossível rastrear seus custos e determinar onde direcionar a economia.

4. Ativos perdidos

As empresas perdem ativos devido a uma variedade de razões, incluindo extravio, roubo e danos. O período de transição durante a introdução de um novo sistema de gestão de ativos é um período especialmente vulnerável. Pode ser fácil para um funcionário esquecer uma etiqueta de ativo ou deixar de atualizar as informações de localização de um ativo. Manter os controles de acesso adequados durante a implementação do sistema de gerenciamento de ativos deve ser uma prioridade.

Isso pode dificultar a localização do ativo do lado do sistema e exigir uma inspeção manual. Outro fator importante a ser considerado é a segurança de TI e os protocolos de manipulação de dados. Qualquer sistema de computador pode ser comprometido e é importante planejar backups de dados e políticas de acesso remoto desde o início do lançamento do programa de gerenciamento de ativos.

5. Ineficiências de serviço

Pode ser um desafio atender às expectativas do cliente ao atender sistemas HVAC em uma ampla área geográfica. Seu software de gerenciamento de ativos deve habilitar sua equipe de serviço e não prejudicar as interações e comunicações com os clientes. Outra grande armadilha que muitas empresas enfrentam durante o lançamento de um software é a falha em definir metas realistas para melhorias de serviço. Seu novo sistema deve ser configurado com relatórios de desempenho para ajudar a equipe a entender como o nível atual de serviço pode ser melhorado. Você também pode otimizar rotas de viagem outros detalhes que seriam quase impossíveis sem uma plataforma dedicada.

Os sistemas de gerenciamento de ativos podem trazer um alto grau de confiabilidade para uma operação de HVAC e facilitar a comunicação entre engenheiros e funcionários. Durante as fases de planejamento, implementação e manutenção de sua implantação de software, reserve um tempo para revisar o progresso e garantir que as armadilhas explicadas neste post sejam evitadas. Com uma equipe dedicada e planejamento adequado, é possível implantar um sistema de gestão de ativos de qualidade para melhorar a operação do seu serviço de climatização.