Protegendo Ativos de Saúde em Meio a Cortes Orçamentários: Principais Objetivos de Gestão

Indústrias e organizações em todo o país estão sentindo continuamente os efeitos de orçamentos encolhendo, regulamentações rigorosas e pressão crescente para gerenciar melhor os recursos. A indústria da saúde não é exceção. Tal foi o caso recentemente quando se descobriu que quase US$ 6 milhões em equipamentos hospitalares estaduais estavam faltando nos hospitais da Louisiana State University (LSU), e mais de US$ 15 milhões em equipamentos recém-adquiridos não foram devidamente rastreados antes de serem colocados em uso.

Além da prestação de contas financeira deficiente e tempo desperdiçado procurando ativos perdidos, práticas ruins de gestão de ativos também podem ter consequências mais sérias. Quando milhões de dólares em equipamentos hospitalares desaparecem, não apenas os orçamentos são impactados, mas o atendimento crítico aos pacientes também está em risco. Cadeiras de rodas, máquinas de raio-X, estetoscópios, seringas, bandagens e milhares de outros suprimentos e dispositivos devem estar prontamente disponíveis para uso.

Uma pesquisa da Nursing Times descobriu que mais de um terço das enfermeiras gasta pelo menos uma hora localizando equipamentos durante um turno hospitalar médio. Isso não apenas resulta em gastos desperdiçados, mas é uma perda de tempo valioso que poderia ser dedicado ao atendimento ao paciente.

Além de recursos desperdiçados e impactos potenciais nos resultados dos pacientes, a má gestão de ativos também pode resultar em problemas financeiros ou regulatórios. Segundo auditores que revisaram os relatórios financeiros da Divisão de Serviços de Saúde da LSU, "A falha em etiquetar e inserir dados no sistema de gestão de ativos do estado aumenta o risco de que ativos sejam desviados ou se tornem não localizados, as demonstrações financeiras serão distorcidas e poderão resultar em não conformidade com leis e regulamentos estaduais."

Benefícios da Gestão de Ativos com Etiquetas de Ativos

Além de reduzir o risco de desvio de ativos e auxiliar na conformidade regulatória, existem inúmeros benefícios em usar etiquetas de ativos para gestão de ativos. Da aquisição à disposição e todas as etapas intermediárias, a localização, histórico de reparos, quantidade e valor de um ativo podem ser facilmente rastreados usando um sistema de gestão de ativos com etiquetas ou rótulos de ativos.

Melhor Controle de Estoque

Ter ativos suficientes e funcionando adequadamente à mão é crítico para a indústria da saúde. É importante saber que o equipamento certo está pronto quando necessário. No entanto, ter muito do equipamento errado é custoso e ocupa espaço de estoque para outros itens necessários. Hospitais e outras organizações de saúde podem utilizar a gestão de ativos para práticas de controle de estoque a fim de tomar decisões mais informadas sobre estoque físico, como quando encomendar certos itens ou quando substituí-los.

Eficiência Aprimorada

A gestão adequada de ativos também maximiza a eficiência tanto para funcionários quanto para seus equipamentos. Pense no que as enfermeiras poderiam fazer com aquela hora extra por turno que gastam procurando equipamentos. E uma vez que localizam o equipamento, apenas para descobrir que as baterias estão descarregadas ou o dispositivo está com defeito, mais tempo valioso é perdido. O rastreamento de ativos usando códigos de barras para coletar automaticamente dados de ativos provou ser mais rápido, menos caro e mais preciso do que processos manuais de coleta de dados.

Gestão de Manutenção Melhorada

Uma maneira de construir sobre a eficiência no rastreamento de ativos é a gestão adequada de manutenção de equipamentos. Não adianta localizar equipamentos se eles estão quebrados ou não funcionando adequadamente. Hospitais e sistemas de saúde podem usar a gestão de ativos com códigos de barras para identificar corretamente ativos e iniciar ordens de serviço para esses ativos escaneando os rótulos de código de barras no equipamento usando scanners de código de barras portáteis ou até dispositivos móveis com aplicativos de escaneamento de código de barras instalados.

Códigos de barras também podem ser utilizados para monitoramento de condições e controle de estoque de peças de reposição. Mais importante, a gestão de ativos pode incorporar manutenção preditiva. Dessa forma, os hospitais podem planejar a avaliação de equipamentos críticos, reduzindo o tempo de inatividade dos equipamentos.

Facilidade no Cumprimento de Requisitos de Conformidade

Regulamentações de relatórios financeiros impactam organizações em qualquer setor. Além desses requisitos, hospitais e organizações de saúde frequentemente enfrentam regulamentações mais rigorosas sobre privacidade e atendimento ao paciente. Para organizações em conformidade com regulamentações estaduais e federais, é mais rápido e fácil gerar relatórios precisos com os dados coletados automaticamente de práticas de gestão de ativos com rótulos de código de barras. Além de melhor gestão de ativos, ajuda as organizações a evitar penalidades financeiras por não conformidade com regulamentações.

Melhor Atendimento ao Paciente

Acima de tudo, o atendimento ao paciente é a função mais importante para organizações de saúde. Quando médicos, enfermeiras e outros profissionais de saúde têm as ferramentas certas no momento certo e confiam que ferramentas e dispositivos estão em ordem de funcionamento e devidamente calibrados, a saúde do paciente é otimizada. Quanto menos tempo a equipe de saúde gasta procurando e avaliando equipamentos, mais tempo eles podem passar com os pacientes.

Saber o que você tem, onde está e quanto vale é crítico para qualquer organização, mas especialmente na saúde. Utilizar práticas automatizadas de gestão de ativos dá às organizações de saúde mais controle sobre ativos, o que impacta orçamentos, eficiência e, finalmente, o atendimento ao paciente.